1. Información habitual en el almacén
2. Picking list, packing list, reports de actividad e incidencias
2.1. Podemos definir el picking list como la lista de empaque, es decir, es un detalle de toda la mercancía que debe transportarse para los clientes en la expedición del almacén. Al packing list es un documento utilizado en la importación de productos que nos indica el número de ítems que contiene cada paquete, incluyendo los pesos y dimensiones. Esta lista hace posible chequear el número de unidades que serán recibidas al momento de descargar su mercancía.
3. Pedidos de clientes y pedidos a proveedores
3.1. Los pedidos de clientes, se deben registrar para dejar constancia y normalmente se utilizan sistemas in- formáticos. El documento mercantil que acredita el pedido se denomina “hoja de pedido”. Para los pedidos de proveedores es preciso facilitar el control de los productos. Para ello, el proveedor debe proporcionar una nota de pedido numerada.
3.1.1. Hará llegar el pedido al proveedor a través del departamento de compras con los siguientes medios: - Carta: Debemos elaborar un original y una copia. Enviaremos al proveedor el original y nos quedaremos con la copia o comprobante. - Fax: Es muy similar al envío de cartas, pero en vez de utilizar el servicio de correos, utilizamos el fax. - Correo electrónico. Gracias a las nuevas tecnologías podemos enviar la orden de pedido a través del correo electrónico sin necesidad de acumular papeles originales y copias. - Teléfono. Es una forma de confirmación del pedido. Posteriormente se enviará una orden de confirma- ción al proveedor. - Mediante comerciales. Serán los encargados de realizar las órdenes de pedido por parte de los clientes. .
4. La cadena de suministro se define como el conjunto de los productos, desde las materias primas hasta el producto terminado entregado al cliente final, así como los flujos administrativos de las informaciones asociadas.a cadena de suministro se define como el conjunto de los productos, desde las materias primas hasta el producto terminado entregado al cliente final, así como los flujos administrativos de las informaciones asociadas.
4.1. La cadena de suministro se define como el conjunto de los productos, desde las materias primas hasta el producto terminado entregado al cliente final, así como los flujos administrativos de las informaciones asociadas.
5. Información sobre flujos internos y flujos con terceros (entradas y salidas al y del almacén)
5.1. Las empresas como norma general, producen bienes y servicios. Para la realización de los bienes y ser- vicios necesitan una serie de factores de producción y entre ellos se encuentran las existencias necesarias para la actividad de la empresa. La obtención y gestión de esas existencias forma la función de aprovisionamiento. A continuación estudiaremos los datos y conceptos más importantes de la gestión de apro- visionamiento empresarial. El departamento de aprovisionamiento tiene dos funciones fundamentales dentro de la gestión de aprovisionamiento: .
5.1.1. Gestión de compras. Se encarga de realizar todas las compras de productos y mercaderías que se requieren para la producción o comercialización del mismo. Se debe tener en cuenta: • El coste de las mercaderías. • La calidad de los productos. • Los plazos de entrega y la seriedad en el cumplimiento de la entrega de las mercancías. • Las facilidades de pago. • Los posibles descuentos por pronto pago. • Los servicios postventa.
5.1.1.1. Gestión de inventarios. Se encarga de la organización de las existencias que permanecen en stock. Contempla variables, tales como: La determinación de la cantidad de las existencias que se han de mantener para cubrir las necesidades de la producción. • La garantía de un ritmo de pedidos adecuados. • La organización del espacio físico del almacén en el que se van a apilar las existencias, de forma que el almacenamiento se realice en óptimas condiciones para evitar mermas, roturas y gastos innecesarios.
5.1.1.2. La ficha de almacén es el documento contable a través del cual se registran todos los movimientos de existencias que tienen lugar en el almacén durante un periodo de tiempo determinado. En la ficha de almacén se deberán registrar, entre otros datos: - El desglose de las existencias iniciales. - La entrada de mercancías en el almacén. - El precio de adquisición de las mercancías. - El precio de coste de las mercancías.
5.1.1.3. El etiquetado de productos es obligatorio y en él deben constar todos los datos relativos a estos. Una de las funciones más importantes del etiquetado es identificar el garante del producto, que puede ser el fabricante, el distribuidor, el vendedor, el importador o incluso el marquista. Los datos de la etiqueta son muy importantes y deben contener: - El nombre del producto. - La identificación del responsable del producto, es decir, la entidad a la que se le puede reclamar en caso de daños o prejuicios. - Las instrucciones de uso de los mismos. En la gestión de almacén es muy importante el etiquetado para la identificación de los distintos productos. Normalmente las etiquetas llevan códigos de barra y, si no es así, estos deberán ser creados por los respon- sables de los almacenes. El etiquetado es crucial para realizar una buena gestión, ya que en él se contendrán datos relativos al almacenaje, ubicación del producto en el almacén, fecha de entrada, caducidad,.
6. Documentos de transporte nacional, de exportación y de importación.
6.1. Transporte nacional por carretera Los documentos para el transporte nacional por carretera los podemos dividir en: Documentos del conductor: - Carnet de conducir. - Autorización especial, si fuera el caso, para transportar mercancías peligrosas. - El certificado de aptitud profesional. b) Documentación del vehículo: - Permiso de circulación. - Tarjeta de transporte. - Tarjeta de inspección técnica del vehículo. - Seguro obligatorio. c) Permisos especiales: - Guías de transportes. - Documento de traslado de residuos tóxicos o peligrosos. - Carta de porte CMR para el transporte internacional. - Cuaderno TIR sólo para el transporte de aduanas. - Licencia comunitaria para el transporte internacional.
6.1.1. B. Importación a) Factura comercial: Es el documento que acredita derecho propietario sobre los bienes importados. Debe incluir el precio y la modalidad de pago. b) Conocimiento de embarque, también llamado carta de porte, que establece como se debe embarcar. c) Otro tipo de certificados: Dependiendo de la naturaleza de los bienes objeto de importación, serán necesarios diversos tipos de certificado. d) Packing list (visto anteriormente). Los documentos de exportación dependerán, principalmente, del país al que se destinan las mercancías.
6.1.1.1. C. Exportación - Facturas comerciales - Packing-list - Certificados de origenCertificados de lista negra - Facturas consulares - Certificados sanitarios - Facturas aduaneras - Certificados fitosanitarios
7. Certificados aduaneros
7.1. a) DUA. Es un documento administrativo necesario para el cumplimiento de las formalidades aduaneras requeridas para las operaciones de intercambio de mercancías. Por otro lado, sirve como base para la declaración tributaria y constituye un soporte de información. b) Certificado EUR1. Es un documento justificativo del origen preferencial otorgado por la Unión Europea con aquellos países con los cuales mantiene un acuerdo Preferencial o Sistema de Preferencias Genera- lizadas (SPG). c) Declaración del proveedor a largo plazo (Long Term Supplier’s Declaration). Es un documento emitido por el vendedor (en papel membrete de la empresa), que sirve para que el cliente pueda reexportar posteriormente la mercancía, acogiéndose a preferencias arancelarias en base a algún acuerdo comercial.
7.1.1. d) ATR 1. Es el documento que se utiliza en el “comercio recíproco con Turquía” y constituye el título justificativo para la aplicación del régimen arancelario preferencial con ese país. Sólo podrá expedirse un ATR1 cuando las mercancías se transporten directamente desde Turquía a un Estado miembro y viceversa. El formulario ATR será visado por las autoridades aduaneras del Estado de exportación, debiéndose presentar en la aduana del Estado de importación en el plazo de tres meses desde la fecha del visado de la aduana de exportación.