1. Заявка
1.1. Источники новых заявок
1.1.1. Входящий телефонный звонок
1.1.2. Письмо на почту sales
1.1.3. Заполненный бриф на сайте
1.1.4. Заявка на консультацию
1.1.5. Письмо на почту сотрудника (Николай, Даша, Витя), обычно от текущих Клиентов или Клиентов, которые к нам уже обращались, но мы с ними еще не работали
1.2. Получена заявка от Клиента
2. Квалифицированный Бриф
2.1. Ключевые вопросы для добрифовки находятся в брифах (4 типа в зависимости от типа мероприятия)
2.1.1. Корпоративное мероприятие
2.1.2. Тимбилдинг
2.1.3. Деловое мероприятие
2.1.4. Внешнее мероприятие
2.1.5. Если в письме уже есть информация по мероприятию и контакты Клиента, эту информацию необходимо занести в наш бриф (в Wordе) и отправить Клиенту
2.2. Чтобы получить заполненный бриф от Клиента можно:
2.2.1. Созвониться с Клиентом и заполнить бриф по телефону
2.2.1.1. По итогам разговора написать письмо и приложить бриф: «По итогам нашего разговора направляю Вам заполненный бриф. Просьба подтвердить, правильно ли я Вас услышал, по тем моментам, по которым нет информации или мы не успели обсудить, просьба дозаполнить информацию (выделены красным цветом)".
2.2.2. Занести информацию, которая уже есть в бриф и отправить бриф по e-mail
2.2.3. Договориться с Клиентом о встрече - это оптимальный вариант для получения необходимой информации по мероприятию
2.2.4. Если Клиент не отвечает на письмо или на телефон, написать смс с учточнением, когда можно связаться
2.2.5. Ответ Клиенту в течение 3-ех часов с момента получения письма
2.2.6. Ознакомься со всеми стандартами работы в нашей компании
2.2.7. Получен полноценный бриф+файла с добрифовкой (итоги встречи или запись звонка с Клиентом)
2.2.7.1. Если беремся:
2.2.7.1.1. Завести сделку в АМОСРМ (приложить бриф и файл с оценкой брифа
2.2.7.1.2. Завести проект в Финансовый Учет 2024
2.2.7.1.3. Создать смету по проекту и выложить в Финансовый учет
2.2.7.1.4. Создать папку проекта на Dropbox
2.2.7.2. Если не беремся
2.2.7.2.1. Написать письмо с отказом
3. Встреча с Клиентом, если он готов встречаться для добрифовки
3.1. Подготовка к мозговому штурму командой (1-2 часа)
3.1.1. Изучение корпоративного сайта компании
3.1.2. Изучение соц. сетей
3.1.2.1. Понять целевой портрет сотрудников компании, посмотреть их фотографии, изучить биографию ЛПР
3.1.2.2. Найти информацию о предыдущих мероприятиях для данного клиента
3.1.2.3. Найти профиль заказчика в соц сетях (изучить привычки, хобби)
3.1.3. Изучение информации о компании Клиента
3.1.4. Изучение проектов, которые уже делались (ввести в поисковую строку Корпоративный Новый Год для XXX или искать информацию по хэштегам)
3.1.5. Изучение брифа и сопроводительного письма
3.1.6. Результат: 1-2 драфтовые идеи концепции
3.2. Мозговой штурм рабочей группы (BIG IDEA), желательно личная встреча (1-2 часа)
3.3. По результатам мозгового штурма определяются несколько идей, которые можно презентовать Клиенту на встрече
3.4. Добрифовка на встрече с Клиентом
3.4.1. Правильно ли мы поняли задачи, все ли нюансы выяснили, все ли учли?
3.4.2. Получить ОС по предложенным идеям, чтобы понять в каком направлении двигаться
3.4.3. Письмо Клиенту по итогам встречи
4. Креативная сессия (подготовка презентации)
4.1. Подготовка презентации
4.1.1. Шаблон презентации
4.1.2. Шрифты
4.1.3. Инструкция по работе с презентацией
4.1.4. Шаблоны готовых презентаций
4.2. Идеи и кейсы для концепции
4.2.1. Презентации лучших концепций по версии рейтинга "Золотой Пазл"
4.2.2. Идеи и кейсы лучших проектов по версии премии "Событие года"
4.2.3. Наши дизайнерские презентации
4.3. Этапы подготовки презентации (от общего к частному)
4.3.1. Разработка BIG IDEA (концепции мероприятия)
4.3.2. Обоснование (почему именно эта концепция)
4.3.3. Визуализация (оформление мероприятия)
4.3.4. Раскрытие фишек, интерактивов (режиссерские ходы), которые раскрывают и дополняют концепцию
4.3.4.1. Элементы Предварительного вовлечение
4.3.4.1.1. ТГ каналы / ТГ чат боты / ФОРУМЫ / Афишы / Студ союзами / Гео таркетинг
4.3.4.2. Наполнение Welcome зоны
4.3.4.3. Старт основной части программы
4.3.4.4. Наполнение основной части
4.3.4.5. Кульминация мероприятия, яркий финал
4.3.4.6. Интеграция в мероприятие особых пожеланий от Клиента, спец. условия (из брифа)
4.3.4.7. Post Production (фишки пост вовлечения)
4.3.4.7.1. Опросник о качестве мероприятия, замеряем NPS
4.3.4.7.2. Отсылка фото и видео отчетов
4.4. Совещание рабочей группы по подготовленным идеям
4.5. Тестирование креативных идей с Клиентом через почту, телефон, WhatsApp или TG
4.6. Доработка идей согласно комментариям коллег и Клиента
5. Оформление презентации
5.1. :one: Дизайн (отрисовка фотозон, план-площадки, брендинга согласно тз) - подключение дизайнера
5.2. Вычитка презентации- подключение корректора
5.3. Внесение необходимых правок в презентацию
5.4. База фрилансеров, которых можно привлекать к подготовке КП
5.5. Презентация готова
6. Подготовка сметы
6.1. Передача информацию о проекте проджект менеджеру для рассчета сметы
6.2. Запросы подрядчикам по необходимым позициям
6.2.1. База подрядчиков
6.2.1.1. Рекомендуемый- работаем постоянно (можно просить скидки)
6.2.2. Шаблоны писем подрядчикам
6.2.2.1. Площадка
6.2.2.1.1. База площадок
6.2.2.2. Гостиница
6.2.2.3. Кейтеринг
6.2.2.4. Кавер-группа
6.2.2.5. Оформление
6.2.2.6. Мастер-класс
6.2.2.7. Тех подрядчик
6.2.2.8. Составление сметы-себестоимости
6.2.2.8.1. Составляется предварительная смета в Гугл Диске (чистая прибыль проекта должна быть не меньше 30%),
6.2.2.8.2. Смета выгружается в Excel, добавляется логотип и удаляются лишние строки и столбцы. Все изменения в смете excel дублируются в смету Google.
6.3. Готова смета для Клиента, себестоимость проекта и бонус менеджера - посчитаны
7. Прогон презентации внутри команды
7.1. Внутренняя защита предложения
7.1.1. Презентации
7.1.2. Сметы
7.2. Разработка сценария выступления (идеи подарков для физического воплощения концепции)
7.3. Сбор и отправка при необходимости всего пакета КП (презентация , смета в электронном и печатном виде, в случае необходимости доп. документы)
7.3.1. Материалы для подготовки тендерной документации
7.3.1.1. Учредительные документы
7.3.1.1.1. БД (без НДС)
7.3.1.2. Корпоративные бланки
7.3.1.2.1. БД
7.3.1.3. Рекомендательные письма
7.4. Формирование команды, которая поедет на встречу
7.4.1. Анонс, внести в календарь встречу
7.4.2. Продумать, кого взять на встречу помимо основной команды
7.4.2.1. Тех. подрядчика
7.4.2.2. Ведущего
7.4.2.3. Интерактивные подрядчки (Тарабум, Найт Стрит, Ритмосфера)
7.4.2.4. Видеопродакшн
7.5. Все и всё готово для публичной защиты
8. Публичная защита предложения
8.1. Защита проекта согласно проведенному брифингу
8.2. NB Встреча за 1,5 часа
8.3. Не забыть паспорт
8.4. Прислать фото команды/ сотрудника на фоне логотипа компании-Клиента
8.5. Публичная защита проведена, ждем результатов
9. Решение Клиента
9.1. Победа
9.1.1. Передача проекта в работу отделу реализации
9.2. Проигрыш
9.3. Получено решение от Клиента, обновить статус проекта в ФУ2023
10. Подготовка к реализации
10.1. Согласование с Клиентом финальных позиций по смете
10.2. Подписание договора
10.2.1. Договор БД
10.2.2. Двуязычный договор
10.2.3. Выставление счёта Клиенту (нужен подписанный договор), счёт выставляет Главный бухгалтер
10.3. Разработка дизайна
10.3.1. Пригласительных
10.3.2. Пресс-воллов (оформление)
10.4. Бронирование подрядчиков
10.4.1. Площадка
10.4.1.1. Не предлагать площадки для летнего корпоратива рядом с водой (у ген дира утонул ребенок)
10.4.2. Кейтеринг
10.4.2.1. халяль / кашерное / ЗОЖ
10.4.3. Ведущий
10.4.3.1. не работаем с мужинами ведущими
10.4.3.2. Ведущие только девушки, потому тчо ген дир девушка
10.4.3.3. ростом не выше 165 см
10.4.4. Кавер-группа
10.4.5. Мастер-классы
10.5. Заполнение актуальных сумм и дат оплаты, выбор подрядчиков в смете-себестоимости
10.6. Проверка контрагента (с которым ранее не работали)
10.6.1. Проверка контрагента (Форма - ИП (индивидуальный предприниматель)
10.6.1.1. Получение копии свидетельства о постановке на учёт (цветной скан документа, завизированный контрагентом ("копия верна", печать Юридического лица, подпись, расшифровка подписи)
10.6.1.2. Получение копии приказа о назначении главного бухгалтера (если ГлавБух есть) (цветной скан документа, завизированный контрагентом ("копия верна", печать Юридического лица, подпись, расшифровка подписи)
10.6.1.3. Получении копии паспорта (цветной скан документа, завизированный контрагентом ("копия верна", печать Юридического лица, подпись, расшифровка подписи)
10.6.1.4. Получении выписки ЕГРИП (цветной скан документа, завизированный контрагентом ("копия верна", печать Юридического лица, подпись, расшифровка подписи)
10.6.2. Проверка контр агента (Если форма - Юридическое лицо)
10.6.2.1. Получение копии свидетельства о постановке на учёт (цветной скан документа, завизированный контрагентом ("копия верна", печать Юридического лица, подпись, расшифровка подписи)
10.6.2.2. Получение копии устава (цветной скан документа, завизированный контрагентом ("копия верна", печать Юридического лица, подпись, расшифровка подписи)
10.6.2.3. Получение копии протокола о назначения генерального директора (цветной скан документа, завизированный контрагентом ("копия верна", печать Юридического лица, подпись, расшифровка подписи)
10.6.2.4. Получение копии приказа о назначении главного бухгалтера (цветной скан документа, завизированный контрагентом ("копия верна", печать Юридического лица, подпись, расшифровка подпись)
10.6.2.5. Получении выписки ЕГРЮЛ (цветной скан документа, завизированный контрагентом ("копия верна", печать Юридического лица, подпись, расшифровка подписи)
10.6.2.6. Протокол встречи при подписании договора (скачать шаблон)
10.6.2.7. Получить от главного бухгалтера распечатку с анализом СПАРК с датой анализа
10.7. Разработка сценария мероприятия
10.8. Подготовка контакт-листа подрядчиков
10.9. Подготовка технического плана мероприятия с датами и временем монтажа/демонтажа
10.10. Всё готово для реализации
11. Реализация проекта в день проекта
11.1. Брифинг команды (кто за что отвечает)
11.2. Брифинг подрядчиков
11.3. Координация работы подрядчиков во время мероприятия
11.4. Решение срочных, важных вопросов в течение мероприятия
11.5. Обсуждение с командой проекта после мероприятия на площадке
11.6. Проект реализован
12. Закрытие проекта
12.1. Закрытие проекта
12.1.1. Документы, которые необходимы для Сделки
12.1.2. Бронирование номеров закрывающих документов
12.1.3. Авансовый отчет
12.1.4. Командировочные расходы
12.1.5. Представительские расходы
12.1.6. Получение фото/видео от подрядчиков
12.1.7. Получение обратной связи от Клиента в течение 7 календарных дней после проекта
12.1.7.1. Войти в Survey Monkey
12.1.7.2. Сформировать опросник для Клиента
12.1.7.3. Шаблон письма Клиенту
12.1.7.4. Прислать полученные результаты опроса Клиенту
12.1.8. Передача проектной папки
12.1.9. Шаблон письма с благодарностью подрядчикам
12.1.10. NB Все документы сразу структурируем согласно инструкции