1. 4.По сформированному запросу получить счет на будущий услуги для дальнейшей его передачи на оплату
1.1. а. уточнить сроки в которые платеж должен быть гарантированно произведен
1.2. б. полученный счет оперативно передать нашему сотруднику ответственному за оплату с уточнением сроков перечисления средств
1.3. в.выяснить как будет проведена процедура закрытия мероприятия с передачей документов(какие это будут документы, соответствуют ли они регламенту компании)
2. 2.Договориться о встрече\Приехать на встречу с локальным организатором подобных мероприятий
2.1. а.запланировать встречу в удобное время с учетом 1-1,5 часов на обсуждение
2.2. б. при возможности или необходимости согласовать с коллегами совместный визит к организатору для помощи\коллективного согласования
2.3. в. определить потенциал и обязанности сотрудника со стороны партнера, обменяться контактами
2.4. г. уточнить кто ответственный за проведение оплаты, за аренду залов, за меню, за технические аспекты мероприятия
2.5. д. уточнить кто также может решать вопросы в отсутствие контакта с первым ответственным сотрудником
3. 1. Выбор места проведения исходя их формата мероприятия и территориального расположения
3.1. а. выбрать ресторан, гостиницу, театр с акцентом на формат мероприятия
3.2. б.принять во внимание удаленность от метро или оперативное транспортное сообщение
3.3. также важно учитывать класс заведения и интерес в его посещении со стороны клиентов
4. 3.На встрече с организатором сформировать запрос на аудиторию, меню и дополнительную активность (развлечение)
4.1. а. забронировать дату
4.2. б. просмотреть и выбрать аудиторию
4.3. в. согласовать и рассчитать меню на человека\группу(фуршет или полноценный ужин)
4.4. г. узнать о доступных активностях или о возможности приглашения аниматоров со стороны
4.5. д. обсудить технический момент презентации(аренда мониторов, проекторов, ролапов, настенных дисплеев)
5. 8.Проинформировать коллег о предстоящем мероприятии
5.1. а. с указанием даты, количества ожидаемых гостей, определение сроков по приглашению и ключевых моментов, на которые акцентируем внимание в процессе приглашения
5.2. б. обозначить deadline по предоставлению предварительный и окончательных данных по приглашенным
5.3. в.консолидировать данные от коллег для контроля приглашенных
6. 6.Подготовить запрос в маркетинговый отдел на формирование склада с учетом определенного количества гостей
6.1. а.отправить запрос в маркетинг на подготовку материалов
6.2. б. согласовать сроки получения и найти ответственных за склад
6.3. в. до мероприятия объединить все материалы в индивидуальные комплекты(ПОДБОРКИ).
6.4. г. ролапы и демонстрационные стенды заранее расставить по аудитории
6.5. д. после мероприятия собрать остаток материалов, разобрать экспозицию и передать все на склад
7. 5.Исходя из направления мероприятия сформировать запрос на лектора
7.1. а. запрос на лектора можно сформировать через письмо в отдел маркетинга
7.2. б. лектор по необходимой тематике может быть у коллег, поинтересуйтесь! В данном случае запрос можно отправить напрямую.
8. 7. Сформировать приглашение для будущих гостей
8.1. а. формат приглашения должен соответствовать формату мероприятия
8.2. б. в приглашение четко указывается дата и время мероприятия, место проведения мероприятия(возможно добавление схемы проезда), данные лектора, тема встречи, контактные данные организаторов.
