1. Как правильно обсуждать зоны ответственности с клиентом?
1.1. Обсуждение и согласовние зон ответственности должно происходить ДО начала взаимодействия (на этапе заключения договора)
1.2. Подготовьте список вопросов, которые помогут определить задачи, возможности и ожидания клиента
1.3. Задавайте уточняющие вопросы, чтобы лучше понять ожидания клиента
1.4. Расскажите клиенту о том, какие задачи будут находиться в его зоне ответственности и почему
1.4.1. можно предоставить эту информацию наглядно в виде таблицы или списка
1.5. Зафиксируйте обсужденные зоны ответственности в договоре
1.6. Регулярно спрашивайте клиента о его удовлетворенности выполнением задач
1.7. Скорректируйте зоны ответственности при необходимости
2. Что такое личные границы?
2.1. это невидимые линии, которые определяют, что для вас приемлемо, а что нет в отношениях с другими людьми
2.2. они помогают защищать ваше физическое, эмоциональное и психическое пространство
2.3. виды личных границ
2.3.1. физические
2.3.1.1. границы, связанные с телом и окружающим его пространством
2.3.2. духовные
2.3.2.1. право на собственную точку зрения, традиции, убеждения, мнения, идеалы, мысли, желания, системы ценностей
2.3.3. материальные
2.3.3.1. всё то, что относится к личной собственности: вещи, предметы, недвижимость
2.3.4. временные
2.3.4.1. это рамки, связанные с временем человека
2.3.5. эмоциональные
2.3.5.1. то, насколько человек готов делиться своими эмоциями, доверять, открываться, принимать эмоции от других
2.3.6. интеллектуальные
2.3.6.1. личные успехи, кругозор, достижения, мышление, объекты и результаты физического и интеллектуального труда
3. Примеры ситуаций, когда необходимо установить границы
3.1. четкое определение рабочего времени и времени для личной жизни
3.1.1. рабочий день
3.1.2. выходные
3.1.3. праздники
3.2. защита конфиденциальной информации о проектах и клиентах
3.3. определение допустимых форм и форматов общения (например, вы/ты, телефон, электронная почта, мессенджеры)
3.4. установление границ по срокам ответов на запросы и обращения
3.4.1. почта 24 часа
3.4.2. звонки / сообщения в течение рабочего дня
3.5. отказ от выполнения задач, выходящих за пределы компетенции или должностных обязанностей
3.6. создание комфортной рабочей среды, свободной от отвлекающих факторов
3.6.1. выключение телефона и мессенджеров
3.7. определение допустимого уровня личных отношений на рабочем месте
3.8. отказ от участия в тендерах, а также выполнение задач, которые не соответствуют этическим стандартам
4. Как научиться говорить «нет»?
4.1. Четко сформулируйте свои цели и задачи, чтобы понимать, что для вас действительно важно
4.2. Используйте «я»-сообщения. Начинайте свои ответы с «Я чувствую», «Мне нужно», чтобы выразить свои потребности без обвинений
4.3. Избегайте неопределенности. Скажите «нет» прямо и четко, без извинений
4.4. Если возможно, предложите другие варианты, которые могут помочь, но при этом не нарушают ваши границы
4.5. Начните с малозначительных ситуаций, чтобы привыкнуть к процессу отказа. Это поможет вам чувствовать себя более уверенно
4.6. Не оправдывайтесь. Избегайте длинных объяснений. Краткость и ясность более эффективны
4.7. Держитесь уверенно. Убедитесь, что ваш тон и язык тела соответствуют вашему отказу
4.8. Подготовьте заранее фразы для отказа
4.8.1. "Спасибо за предложение, но я не могу это сделать"
4.8.2. "К сожалению, я не смогу помочь вам с подготовкой этой заявки"
4.9. Регулярно напоминайте себе о своих личных границах
4.10. Анализируйте ситуации, когда вам было трудно сказать «нет», и думайте о том, как вы могли бы поступить иначе в будущем
5. Что такое зоны ответственности в контексте тендеров?
5.1. это четко определенные области задач и обязанностей, которые должны быть выполнены как специалистом по тендерам, так и клиентом
5.2. правильное распределение этих зон позволяет избежать недопониманий, повысить эффективность совместной работы и обеспечить необходимый результат
5.3. состав зон ответственности и их объем зависит от
5.3.1. формата взаимодействия между тендерным специалистом и клиентом
5.3.1.1. найм
5.3.1.2. фриланс
5.3.2. перечня оказываемых услуг
5.3.2.1. разовые услуги
5.3.2.2. комплексное тендерное сопровождение
5.3.3. организационной структуры клиента
5.3.3.1. тендерный отдел есть / нет
5.3.3.2. сотрудники есть / нет
5.3.4. опыта и навыков работы клиента с тендерами
5.3.4.1. есть / нет
6. Почему важно четко определить зоны ответственности?
6.1. Четкое определение зон ответственности — это основа успешного взаимодействия между специалистом и клиентом
6.2. Упрощение коммуникации. Все участники процесса знают, к кому обращаться по конкретным вопросам, что упрощает взаимодействие и ускоряет процесс принятия решений
6.3. Снижение риска ошибок. Четкое распределение задач помогает избежать ошибок, которые могут возникнуть из-за недостатка информации или неясности в обязанностях
6.4. Предотвращение дублирования усилий. Когда обязанности четко распределены, снижается вероятность, что одна и та же задача будет выполняться несколькими участниками процесса, что может привести к путанице и потере времени
6.5. Открытость и доверие. Четкие зоны ответственности способствуют созданию атмосферы доверия между специалистом и клиентом, так как каждая сторона понимает свою роль и вклад в общий процесс
6.6. Реалистичные цели. Определение зон ответственности помогает установить достижимые цели и ожидания у всех участников, что снижает уровень стресса и недовольства
6.7. Четкие сроки выполнения задач. Знание своих обязанностей и сроков выполнения задач позволяет участникам лучше планировать свое время и ресурсы
6.8. Оптимизация процессов. Четкое распределение обязанностей позволяет сосредоточиться на ключевых задачах, что увеличивает общую продуктивность совместной работы
6.9. Скорость принятия решений. Когда зоны ответственности определены, принятие решений становится более быстрым, так как участники знают, кто и за что отвечает
6.10. Удовлетворенность клиента. Когда клиент видит, что его ожидания и требования учитываются, это повышает уровень его удовлетворенности и доверия к специалисту
7. Как определить, кто за что отвечает?
7.1. Начните с составления списка всех задач, которые необходимо выполнять в рамках совместной работы по участию в тендерах
7.2. Каждую ключевую задачу можно разбить на более мелкие подзадачи
7.3. Определите, какие навыки и знания есть у каждого из участников (компетенции)
7.4. На основе анализа задач и компетенций установите роли для каждого участника
7.5. Обсудите распределение обязанностей
7.6. Используйте RACI-матрицу. Это инструмент, который помогает определить, кто отвечает (Responsible), кто подотчетен (Accountable), кто должен быть проинформирован (Informed) и кто должен быть проконсультирован (Consulted) по каждой задаче
7.7. Запишите зоны ответственности в виде документа, где будет четко указано, кто за что отвечает (чаще всего это договор)
7.7.1. [Мини-тренинг] Тендерное сопровождение: оформление договорных отношений
7.8. В процессе работы могут возникать изменения, поэтому при необходимости можно пересмотреть и обновить зоны ответственности
8. Основные задачи специалиста
8.1. Консультирование клиента на всех этапах работы с тендерами
8.2. Информирование о необходимых ресурсах для участия
8.2.1. реквизиты и суммы платежей
8.2.2. опыт
8.2.3. кадры
8.2.4. материальная база
8.2.5. и т.д.
8.3. Запрос необходимых документов и сведений для обеспечения участия в тендерах
8.4. Проверка предоставленных документов и сведений
8.5. Выпуск / перевыпуск КЭП
8.6. Настройка рабочего места
8.6.1. установка и настройка КЭП
8.6.2. настройка браузеров для работы с ЕИС и ЭТП
8.7. Регистрация в ЕИС / аккредитация на ЭТП
8.8. Настройка поисковых фильтров и поиск тендеров
8.9. Подбор тендеров под требования клиента
8.9.1. карточка закупки
8.10. Отправка найденых тендеров клиенту и согласовние участия в них
8.11. Проведение тендерного анализа и выявление возможных рисков
8.11.1. своевременное информирование клиента о возможных рисках
8.12. Подготовка и подача запросв на разъяснение
8.13. Подготовка и подача жалобы в ФАС (по согласованию с клиентом)
8.14. Подготовка и подача тендерных заявок
8.15. Соблюдение регламентированных сроков по подаче заявок и участию в торгах
8.16. Участие в торгах и переторжках
8.17. Подготовка протоколов разногласий / подписание контрактов на ЭТП
8.18. Формирование закрывающих докуметов в ЕИС и на ЭТП
8.19. Помощь в получении гарантий, кредитов, займов
8.19.1. опционально
8.20. Претензионная переписка с заказчиком
8.20.1. опционально
8.21. Подготовка промежуточных и итоговых отчетов по участию в тендерах
9. Основные задачи клиента
9.1. Своевременное предоставление необходимых документов и информации
9.1.1. оцифровка документов
9.1.2. заказ и получение необходимых справок
9.2. Изучение требований технического задания и проекта контракта
9.3. Принятие окончательного решения об участии или не участии в тендере
9.4. Принятие участия в подготовке предложения
9.4.1. подготовка сметы
9.4.2. подготовка коммерческого предложения
9.4.3. подготовка технического предложения
9.5. Просчет и определение окончательной цены предложения
9.6. Поиск и подбор товара
9.7. Своевременное пополнение спецсчета / лицевого счета / оплата тарифов ЭТП / оплата комиссий за выпуск гарантий
9.8. Назначение ответсвенных лиц компании для оперативного взаимодействия с тендерным специалистом
9.8.1. бухгалтер
9.8.2. юрист
9.8.3. помощник
9.8.4. менеджер
9.8.5. инженер
9.8.6. коммерческий директор
9.8.7. и т.д.
9.9. Исполнение обязательств по контракту
9.9.1. логистика
9.9.2. приобретение товара
9.9.3. поиск исполнителей
9.9.4. коммуникация с подрядчиками и исполнителями
9.9.5. согласование даты и времени поставки
9.9.6. и т.д.
9.10. Взаимодействие с заказчиком на этапе исполнения обязательств по контракту
9.11. Обеспечение специалисту возможности выполнения необходимых действий по подаче заявок и участию в торгах
9.11.1. передача КЭП
9.11.2. выпуск доверенности / МЧД
9.11.3. обеспечение удаленного подключения к рабочему месту
9.12. Принятие ответственности за решения по участию в тендере
9.13. Принятие решения по подаче жалобы в ФАС
9.14. Судебное урегулирование споров с заказчиком
9.15. Участие в планерках и совещаниях
9.15.1. подведение итогов
9.15.2. обратная связь
9.15.3. выбор и обсуждение стратегий тендерных продаж
9.15.4. работа над ошибками