1. Почему электронная почта?
1.1. Потому что она заставляет структурировать мысли
1.2. Потому что она как документ — все ходы записываются
1.3. Потому что можно ставить остальных заинтересованных людей в копию
1.4. Потому что к ней можно приложить файлы и ссылки
1.5. Потому что она асинхронная — вы пишете, когда вам удобно, а я читаю, когда мне удобно.
1.6. А для срочных вопросов существует телефон
2. Не успеваешь — сдвинь дедлайн
2.1. По тем задачам, которые не помещаются в план, надо заранее согласовывать более реальные сроки
2.2. Если следовать этому правилу, просроченных задач не будет
2.3. При слишком большой загрузке можно просто не принимать новые задачи
3. Перед отправкой ответа проверь задачу
3.1. Перед тем, как нажать кнопку "Отправить", проверь, что есть ответ на каждый пункт письма/задачи
3.2. Тогда постановщику потребуется тратить меньше времени на проверку
3.3. Тогда тебе не придется возвращаться к вроде бы сделанной задаче
3.4. И не придется отвечать за косяки, потому что письмо может уйти дальше по цепочке с твоими недоделками
4. Письмо — это задача
4.1. Письмо на электронную почту
4.1.1. Кому задача — первый получатель. Остальные в копии.
4.1.2. Если получателей в письме много, за задачу не отвечает никто
4.2. Задача в коллабе
4.3. Нет письма — нет задачи
4.3.1. Устно
4.3.1.1. И ответ "хорошо, сделаю" ничего не меняет!
4.3.2. По телефону
4.3.2.1. Возможное исключение: — Тебе нужно письмо по этому поводу? — Нет, я уже сам себе напоминалку кинул
4.3.3. Сообщение в скайп или google talk
4.3.4. Исключения возможны, но тогда все риски и вся ответственность полностью на постановщике задачи. На 100%. И не говорите, что вас не предупреждали.
5. На чьей стороне мяч
5.1. Получил письмо — стал ответственным по задаче
5.2. Отправитель знает: задача на твоей стороне — и ждет от вас ответа
5.3. Не можешь сделать — отпишись и верни задачу
5.4. Не успеваешь — сдвинь дедлайн (заранее)
5.5. Итого: на каждое письмо должен быть ответ
5.6. Отправитель рассчитывает на ответственное отношение к письмам и задачам
5.7. Это как игра в футбол - пока мяч (письмо-задача) у тебя, ты за него отвечаешь. И надо обязательно либо вернуть мяч назад, либо передать пас кому-то ещё.
5.8. Считается хорошим тоном и к тому же понижает риски ошибок прописывать все ожидания в явном виде. Например:
5.8.1. «Жду ответ.»
5.8.2. «Если не сможешь сделать завтра же, пожалуйста, отпишись.»
5.8.3. «Посмотрим, что мы можем сделать. Пусть пока эта задачка повисит на мне.»
5.8.4. «Это всё, что мы могли вытащить из твоих бекапов. Если не то — напиши снова, но шансы будут маленькими.»
5.8.5. «Вопрос снят. Спасибо.»
5.8.6. «Можешь не отвечать — это всё просто к сведению.»