Джедайская техника пустого инбокса

Начать. Это бесплатно
или Регистрация c помощью Вашего email-адреса
Rocket clouds
Джедайская техника пустого инбокса создатель Mind Map: Джедайская техника пустого инбокса

1. 1.Тезисы

1.1. 90% процентов всех задач на 90% «сделаны» и остаются в этом состоянии вечно. Почувствуйте разницу между «делать» и «сделать».

1.2. часто мы умудряемся максимизировать свои затраты таким образом, чтобы на выходе получить ничего.

2. 2. Признаки беспокойного мозга:

2.1. Вы на работе, и у вас в голове идет тяжелый мыслительный процесс, но приходит письмо, SMS и обязательно возникает желание отреагировать. Результат — много недоделанных дел в конце рабочего дня: забыл, отвлекся и так далее.

2.2. Вы решаете рабочую задачу и неожиданно возникает мысль «Купить домой молока?». Мозг сразу ищет возможные варианты, что сделать для покупки молока. Результат — «убитый» рабочий настрой.

2.3. Во время собрания возникает важный вопрос, на который сложно сразу дать ответ. Сотрудник просит сформулировать задачу в письме и отправить на почту. Приходит письмо, сотрудник открывает и понимает, что в двух словах не объяснить. Результат — новая встреча или собрание.

2.4. Вы гуляете с семьей и думаете о работе. Приходите на работу и думаете о назначенной встрече, которая будет через два часа. Зачем браться за работу, если до встречи осталось два часа, все равно ничего не успею. Результат — на встрече вы думаете о прогулке с семьей.

2.5. Вы ложитесь ночью спать и вам приходит в голову важная мысль. Вы пытаетесь уснуть, но мысль вас не покидает. Результат — уставший, не выспавшийся человек рано утром.

3. 3. Как работает наш мозг и об особенностях его эксплуатации

3.1. сознание: рабочее пространство, где мы думаем;

3.2. подсознание: вообще не понятно как устроено;

3.3. драйв: наше желание работать;

3.4. задача попадает в мозг, возникает реакция мозга: «Надо что-то с ней сделать». Если выполняем задачу, то повышаем драйв. Если не выполняем задачу, то она остается в подсознании и снижается драйв;

3.5. головой надо думать, для запоминания есть другие инструменты;

3.6. незавершенное дело живет в голове и мешает думать. Если дело доводим до конца, мозг забывает о нем навсегда;

3.7. принятие решений — любая вещь, о которой думает мозг;

3.8. прирост эффективности достигается не за счет экономии времени, а за счет экономии решения;

3.9. мозг эффективно работает только над одной задачей;

3.10. когда мозг думает, он тратит «энергию мозга». Мозг устает думать через 40 минут — заканчивается энергия;

3.10.1. Квант внимания 30 минут - сохраняет способность непрерывно думать

3.10.2. В течение рабочего дня максимум 2-3 часа

3.10.3. Состояние потока - когда квант внимания растягивается на 5-6 часов

3.11. много думать плохо. Если вам нужно что-то придумать, нужно думать мало;

3.12. «вещи не на своем месте» заставляют мозг думать, принимать решения вне нашего желания и тратят энергию, от них надо избавляться. Это про закладки браузера, неразобранные файлы на рабочем столе, неоплаченные счета, окна приложений и так далее. Мозг любит порядок.

3.13. Если сделать над собой усилие и ничего не делать, то мозг подбрасывает интересные мысли.

3.14. Хочешь пить — выпей чистой воды, хочешь расслабить мозг — не напрягай его. Поэтому во время отдыха никакого фейсбука, новостей и так далее.

3.15. Самый драгоценный ресурс — энергия.

4. 4.Что значит «экономия мышления» или фазы рабочего процесса

4.1. Цели

4.1.1. 1. освободить мозг;

4.1.2. 2. отделить «думать» от «делать». Думаем только в момент принятия решения, потом делаем и не думаем в этот момент;

4.1.3. 3. разложить все по местам.

5. 5. Правила сбора входящих. Что, как и когда надо собирать?

5.1. «входящее» или «инбокс» — это всё, что ждет от нас решения. Входящие письма, открытые вкладки браузера, неразобранные файлы на рабочем столе, недочитанная книга на столе, дрель, которую мы не вернули соседу (напоминающая о необходимости повесить полочку), кассовый чек в кошельке, зудящие мысли — всё это инбоксы;

5.2. задача — это минимальная сущность системы;

5.3. мозг спокоен, когда инбоксы пусты, а задачи записаны;

5.4. любое дело мы дробим на задачи, которые выполняем за 30 минут;

5.5. хорошо составленная задача не заставляет думать, с чего начать, и отвечает на вопрос: «Что нужно сделать?»;

5.6. если на решение задачи нужно меньше двух минут, делаем ее прямо сейчас

5.7. если не видно задач, за которые можно браться, надо поставить задачу: «Потупить 15 минут над задачей...».

6. 6. Алгоритм разбора инбокса

6.1. Мусор

6.1.1. Удалить

6.2. Справочная информация

6.2.1. Сохранить

6.3. Чужая задача

6.3.1. Поручить

6.4. Можно сделать за 2 минуты?

6.4.1. Да

6.4.1.1. Сделать

6.4.2. Нет

6.4.2.1. Записать в список задач

7. 7. Зачем нужны списки задач?

7.1. Избавиться от необходимости помнить

7.1.1. Действительно, голова крайне плохо приспособлена, чтобы помнить быстро меняющуюся информацию, а список дел – это все же быстроменяющаяся информация. Мало того, попытки насилия над мозгом с целью заставить его хранить эту быстроменяющуюся информацию могут плохо кончится. В своих психологических экспериментах над живыми людьми Даниел Канеман для того, чтобы получить доступ к быстрой малосознательной системе мозга использовал упражнение «Удержи в голове цифры». Это простое упражнение загружало и отвлекало медленную сознательную систему мозга и давало доступ к малосознательной. Это позволяло психологам развлекаться и ставить всякие веселые эксперименты, показывающие как в элементарных ситуациях быстрое мышление выдавало результат: мнгновенный, интуитивный, но не верный. По его наблюдениям простая задача удержать в голове пяток цифр уже наполовину отключало умную часть мозга, отдавая контроль над ситуации в руки быстрой части. Разумно предположить, что человек, пытающийся удержать все в голове будет так же перенапрягать умное мышление и чаще попадать в ловушки интуиции. Но мало того, что попытка многое запомнить сделает ваше поведение более глупым, вы еще имеете очень высокие шансы не справится с этой задачей: эффект интерференции (психологи его еще называют умным словом: ретроактивное торможение) сделает свое коварное дело и все аккуратные кусочки информации (список того, что надо сделать; список того, что больше не надо делать; список уже сделанного; список не сделанного, но отложенного на следующую неделю) перемешаются в мозге и на выходе будут иметь малоприятный вид

7.2. позволить мозгу не думать одну и туже мысль много раз.

7.2.1. Самый верный признак того, что список задач выполняет возложенную на него функцию — вы не можете вспомнить, что же вам надо сделать завтра. Действительно, зачем это помнить, когда у нас это все записано;

7.3. дать понимание, чего можно не делать.

7.4. Надо вести все задачи по работе и для себя в одном списке, чтобы выправить баланс между работой и личной жизнью.

8. 8. Что такое хороший список задач и как он выглядит

8.1. Ошибки при составлении списка задач

8.1.1. Мозгу приходится каждый раз восстанавливать список действий в каждой задаче и тратить «энергию мозга».

8.1.2. Нам нужны такие задачи, которые мы выполним, выключив половину мозга на восстановление.

8.1.3. Плохие списки задач

8.1.3.1. Список проблем

8.1.3.2. Список проектов

8.1.3.2.1. Это хороший список, но не задач, а проектов. Он отвечает на вопрос: «Что мне нужно сделать?». Но мозг все равно думает, какое первое физическое действие ему сделать: «С чего начать?».

8.2. Чек-лист хорошего списка задач

8.2.1. 1. Сформулирована ли задача как ответ на вопрос: «Что нужно сделать?»

8.2.1.1. Хорошо

8.2.1.1.1. «Отправить документы в бухгалтерию», «Описать архитектуру системы в википедии»

8.2.1.2. Плохо

8.2.1.2.1. «Документы», «Бухгалтерия», «Архитектура», «Fwd: Fwd: Fwd: Fwd: Помогите, срочно надо!»

8.2.1.3. Сответ

8.2.1.3.1. Мозг всегда вычисляет ответ на вопрос «что нужно сделать?» и вы сэкономите массу мыслительных сил, если, вычислив этот ответ однажды, вы «закэшируете» его в списке задач.

8.2.2. 2. Понятно ли вам, как выглядит результат выполнения этой задачи?

8.2.2.1. Хорошо

8.2.2.1.1. «Проверить свободное место в /var/log», «Составить список замечаний к Васиному коду»

8.2.2.2. Плохо

8.2.2.2.1. «Исследовать причину падения сервера», «Проанализировать код Васи»

8.2.2.3. Совет

8.2.2.3.1. Непонятный результат выполнения задачи – частая причина прокрастинации, представьте себе то, что хотите получить в конце, перед тем, как двигаться дальше.

8.2.3. 3. Способны ли вы выполнить эту задачу за 15-30 минут с расслабленным мозгом?

8.2.3.1. Хорошо

8.2.3.1.1. «Прочитать Главу 1 «Войны и мир», «Позвонить в банк, попросить прислать договор»

8.2.3.2. Плохо

8.2.3.2.1. «Прочитать «Войну и мир», «Взять ипотеку»

8.2.3.3. Совет

8.2.3.3.1. Воспользуйтесь методикой естественного планирования (см. ниже), что бы определить первое физическое действие.

8.2.4. 4. Если назначена дата исполнения, то продиктована ли она настоящей необходимостью?

8.2.4.1. Хорошо

8.2.4.1.1. к датам привязаны периодические задачи или задачи, выполнение которых в другие даты влечет за собой неминуемые негативные последствия («Внести платеж по кредиту», «Отправить еженедельный отчет», «Провести обзор списка задач»).

8.2.4.2. Плохо

8.2.4.2.1. единственная причина, по которой задаче назначена дата исполнения является заблуждение: «если дата не поставлена, до задача не будет сделана никогда»

8.2.4.3. Совет

8.2.4.3.1. Ситуация, когда для выполнении задачи требуется назначить ей дату, как правило, свидетельствует об общем перегрузе. В этом случае надо задуматься о законе впихивания: «при попытке впихнуть невпихуемое выпихивается ранее впихнутое» и подумать, что оказалось выпихнутым?

9. 9.Принцип естественного планирования: как перейти от проблемы к действиям

9.1. Метод естественного планирования — модель превращения видения результата в первое физическое действие по его воплощению, которое можно делать вполовину мозга.

9.2. Метод поочередно задействует логическое и творческое полушарие.

9.3. Собственно метод:

9.3.1. 1. Мотиватор: «Зачем нам это нужно?» Логическое.

9.3.2. 2. Видение результата: «Что мы получим в итоге?» Творческое.

9.3.3. 3. Мозговой штурм. Логическое.

9.3.4. 4. Организация. Творческое.

9.3.5. 5. Следующий шаг. Логическое.

10. 10. Ежедневный и периодический обзор

10.1. Список задач выполняет свои функции при условии, что он постоянно находится в свежем и актуальном состоянии. Это состояние возможно только через регулярные обзоры: оперативные, ежедневные, еженедельные.

10.2. Еженедельный обзор не случается, пока в списке задач нет задачи на «еженедельный обзор задач»

10.3. Нет ничего более важного — обозревать систему задач на периодической основе.

10.4. Каждый день мы просматриваем задачи, которые выполняются на этой неделе и переносим их в «сегодня». В течение дня мы смотрим список задач «сегодня» и стараемся выполнить задачи, которые можно сделать прямо сейчас.

10.5. Если задача в исходной формулировке не выполнилась сегодня, то ее шансы быть выполненной завтра еще ниже.

10.5.1. Поэтому в конце рабочего дня нужно задать себе три вопроса:

10.5.1.1. 1. Нужно убиваться и доделывать эту задачу именно сегодня? Если нет, то: ...

10.5.1.2. 2. Нужно что-то сделать сегодня в связи с тем, что эта задача сегодня не выполнена? (Кого-то предупредить, что-то переформулировать или отразить этот сдвиг в каких-либо планах).

10.5.1.3. 3. С какого действия я начну выполнять эту задачу в следующий раз?

10.6. Система обзора опирается на приоритет задач.

10.6.1. Сегодня

10.6.2. На неделе

10.6.3. Позже

11. 11. Приоритезация задач

11.1. Надо сделать

11.2. Не надо сделать

11.3. Если остаться наедине со сложной задачей, убрав более простые задачи, то быстрое мышление теребит медленное и выпытывает у него, с чего же нужно начать выполнение этой задачи. Но теребить медленное мышление быстрое не любит, а потому, если есть другие дела, то лучше сначала закончить с ними и приступить к сложной задаче, когда меньше отвлекающих факторов, например, утро следующего дня.

12. 12. Типы прокрастинации и методы ее лечения

12.1. Я прокрастинирую потому, что

12.1.1. Я вообще не понимаю, как это делать

12.1.1.1. Лекарство: ППЛ, МВФ

12.1.2. Это делать противно

12.1.2.1. Глупая активность / Бюрократия

12.1.2.1.1. Так ли это противно?

12.1.2.1.2. Лекарство: МВФ (не всегда), ППЛ

12.1.2.2. Гипертрофированный перфекционизм

12.1.2.2.1. Хотел просто помыть посуду, а в итоге хочется сделать ремонт

12.1.2.2.2. Лекарство: МПР

12.1.3. Сейчас не до этого

12.1.3.1. Я жду нужного стечения обстоятельств?

12.1.3.1.1. Иногда лечится МВФ или МПП. Возможно ППЛ

12.1.3.2. Мне сначала нужно подготовиться и разобраться с рутиной?

12.1.3.2.1. Иногда лечится так

12.1.4. Лекарства

12.1.4.1. Метод волшебной феи (МВФ)

12.1.4.1.1. Представить, что прилетела фея

12.1.4.1.2. Обещает дать 15 минут времени, чтобы приблизить себя к выполнению дела

12.1.4.1.3. Каким будет этот шаг?

12.1.4.2. Минимально-приемлемый результат (МПР)

12.1.4.2.1. Убить хренова перфекциониста

12.1.4.2.2. Лучше кое-как но сегодня, чем хорошо, но никогда

12.1.4.3. Минимально-приемлемые предусловия (МПП)

12.1.4.4. Целебное хренополагание (ЦХП)

12.1.4.5. Аккуратный Список Задач (АСЗ)

12.1.4.6. Поручить Правильным Людям (ППЛ)

12.1.5. Лично мне не нужно

12.1.5.1. Так принято

12.1.5.1.1. Примеры

12.1.5.2. Меня попросили/Мне поручили

12.1.5.3. Я пообещал (с дуру или вынудили)

12.1.5.4. Лечение: МПР или ЦХП

12.1.6. не могу вспомнить об этом в нужный момент

12.1.6.1. Самая легкая форма

12.1.6.1.1. https://www.youtube.com/watch?v=zXOm-5zglYA&feature=youtu.be

12.1.6.2. Лекарство: АСЗ

12.1.7. Мне страшно

12.1.7.1. Это сложно

12.1.7.1.1. Не преувеличиваю ли я? (Лекарство: МВФ)

12.1.7.1.2. Не страдаю ли я перфекционизмом? (Лекарство: МПР)

12.1.7.2. Я после этого порвусь

12.1.7.2.1. Иногда лучше не лечить. см. Эффект билиардного шара

12.1.8. Подсознанка уберегает меня от вмешательства

12.1.8.1. Идея взята у Талеба (ятрогения)

12.1.8.2. Не надо лечить, надо прислушаться к себе

12.1.8.2.1. Понять, как жить, если это дело не сделано

12.2. Вопросы для лечения прокрастинации

12.2.1. Надо ли вообще что-то с этим делать?

12.2.2. Нужен ли результат выполнения вам или кому-то еще? Если результат нужен кому-то еще, то в курсе ли он (не забыл и не передумал)?

12.2.3. Какой минимально приемлемый результат? Долой перфекционизм. Сделай хорошо — пусть даже никогда.

12.2.4. Что говорит естественное планирование? Какой первый шаг нужно сделать, чтобы приблизить выполнение задачи за 30 минут с полувыключенным мозгом

13. 13. Техники для работы и личной жизни

13.1. При попытке впихнуть невпихуемое выпихивается ранее впихнутое. Частное следствие этого закона — срыв потока, когда при большом числе супер-срочных задач и панике число сделанных задач устремляется к нулю.

13.2. Забить гвоздь — это когда вы работаете и вас просят что-то сделать, а вы не можете сразу понять первоочередное физическое действие и отвечаете: «Ага, все понял, чуть позже сделаю». В этот момент вбивается гвоздь, а в нежелательный момент времени этот гвоздь обязательно вылезет.

13.3. Техника вечернего гвоздодера — в конце рабочего дня вспоминаем все гвозди, присваиваем им имена и отправляем в «инбокс».

13.4. Мыслемухобойка — когда мы раскладываем мысли по местам. Каждая мысль, находящаяся не на своем месте, или не принятое решение — это гвоздь, забитый в мозг.

14. 14. С чего начать?

14.1. Отвечаем себе на вопрос «Зачем мне личная система планирования?».

14.2. Видим результат.

14.3. Проводим мозговой штурм. Вытаскиваем из мозга все гвозди, делаем генеральную уборку и ищем всё, что не на своем месте. Затем определяем для себя, что у нас входящее.

14.4. Обрабатываем входящее. Все вещи превращаются в то, что нужно сделать, либо внести в мыслисхемку или выбросить.

14.5. Выбрать время для ежедневного планирования. Самое важное — стабильно посвящать время планированию.