1. Suositusten sisällön arviointia
1.1. Johdanto
1.1.1. Aloitetaan kertomalla, mitä some on, onko se siis suosituksen tärkein asia?
1.1.2. "Itä-Suomen yliopisto on mukana sosiaalisessa mediassa."
1.1.2.1. Hyvin neutraali näkökulma someen, ei pos. tai neg. Jättää näkökulman lukijan omaksi valittavaksi.
1.1.3. Tämä on suositus siitä, miten sosiaalista media kannattaa käyttää yliopiston eri toiminnoissa - tutkimuksessa, opetuksessa, opiskelussa, viestinnässä ja markkinoinnissa. Suositus on tarkoitettu kaikille sosiaalisen median palveluja käyttäville yliopistolaisille. Sosiaalisen median hyödyntäminen yliopiston toiminnassa edellyttää suunnitelmallisuutta, aktiivista osallistumista ja henkilöresursseja.
1.1.4. Rehtori Perttu Vartiaisen 17.11.2010 nimeämän työryhmän tehtävänä on ollut laatia Itä-Suomen yliopistolle sosiaalisen median käytön suositus. - johdon selkeä mandaatti
1.1.5. Työryhmän kokoonpano viestintäpäällikkö Petri Hynynen, viestintäyksikkö, työryhmän pj tiedottaja Ulla Kaltiala, viestintäyksikkö, työryhmän sihteeri tietoturvapäällikkö Olavi Manninen, tietotekniikkakeskus suunnittelija Taina Rytkönen-Suontausta, opinto- ja opetuspalvelut tiedottaja Kari Salmela, viestintäyksikkö
1.1.5.1. Viestintäyksikkö painottuu ryhmän kokoonpanossa.
1.2. Sosiaalisen median monet muodot ja mahdollisuudet
1.2.1. Mistä puhutaan kun puhutaan sosiaalisesta mediasta?
1.2.1.1. Sosiaalisessa mediassa viestitään siis monelta monelle, ja perinteiselle medialle ominainen yksisuuntaisuus sekä viestijän ja vastaanottajan välinen ero puuttuvat. Viestintää leimaa nopeus ja avoimuus - viesti voi tavoittaa nopeasti laajan joukon ihmisiä. Edellä kuvatut piirteet tekevät kuitenkin julkisuuden ja maineen hallinnasta sosiaalisessa mediassa haastavaa.
1.2.1.1.1. Tässä yleistetään. Viestin lähettäjien ja vastaanottajien välinen ero voi olla tosiasiallisesti hyvinkin suuri
1.2.2. Viestintätyyli
1.2.2.1. Sosiaalisen median viestintätyyli on henkilökohtainen, epävirallinen ja keskusteleva. Yliopiston työntekijöiden toiminta sosiaalisessa mediassa rakentaa kuitenkin yliopiston julkisuuskuvaa.
1.2.2.1.1. Yliopiston työntekijät ovat somessa myös yksityishenkilöinä.
1.2.2.2. Käytä yleistajuista kieltä, vältä kapulakieltä ja asiantuntijasanastoa. Puhu omalla äänellä, älä toistele toisten keksimiä mainoslauseita. Sarkasmi, ironia ja huumori eivät oheisviestinnän puuttuessa aina avaudu lukijalle. Jos kysyt käyttäjiltä jotain, varmista että vastauksilla on vaikutusta. Kerro myös käyttäjille, miten vastaukset vaikuttivat. Ole avoin tarkoitustesi suhteen ja kerro rehellisesti, miksi viestit virkaprofiilissa "juuri näistä asioista tällä tietyllä tavalla". Tee selväksi asioiden viralliset käsittelykanavat, jos sosiaalisen median palvelu ei ole sellainen. Vastaa palautteeseen nopeasti, näin keskustelu säilyy vireänä. Jos otat kantaa yliopistoa koskeviin asioihin, säilytä kommentoinnin tyyli suhteellisen neutraalina. Jos esittämäsi mielipiteet poikkeavat työnantajan kannasta, tuo se selkeästi esille.
1.2.3. Mitä sosiaalisessa mediassa voi tehdä?
1.2.3.1. Sosiaalisessa mediassa näkyvät ne yhteisöt, joista ja joissa käydään keskustelua, jotka toimivat avoimesti ja vuorovaikutteisesti sekä tuottavat kiinnostavia ja uniikkeja sisältöjä.
1.2.3.2. Sosiaalisen median avulla voi tuottaa sisältöjä yhdessä, lisätä avoimuutta, pienentää kuluja, vähentää byrokratiaa, luoda uudenlaista palvelumuotoilua, kerätä ideoita, lisätä demokratiaa ja osallistumista, oppia uutta, tehostaa viestintää, organisoida tehokkaasti, hallita tietotulvaa, koota ja yhdistellä tietoa, pysyä ajan tasalla, luoda riippumattomuutta fyysiseen paikkaan, ja muuttaa myös aikakäsityksiä.
1.3. Turvallisuus ja tietoturvariskien tunnistaminen
1.3.1. "Palveluja kannattaa käyttää vain sellaiselta työasemalta, jonka tietoturvallisuus on varmistettu mm. ohjelmistopäivityksin sekä palomuuri- ja haittaohjelmasuojauksella."
1.3.1.1. Hyvä pointti, mutta näin pitäisi olla kaikissa työasemissa, eikä some erityisesti aseta mitään lisävaatimuksia koneen tietoturvalle.
1.3.2. Käytä sosiaalisen median palveluissa ja muissa ulkoisissa palveluissa eri tunnusta ja salasanaa kuin yliopiston omissa palveluissa.
1.3.3. Selvitä yliopiston käytännöt kunkin palvelun tunnusten suhteen: käytetäänkö organisaation yhteisiä tunnuksia vai henkilökohtaisia tunnuksia.
1.3.3.1. Mistä tämä tieto löytyy? Voidaanko tällaista selvitystä tehdä tuhansista eri somepalveluista? Minusta ei
1.3.4. Jos käytät sosiaalisen median palveluja opetuksessa, neuvo opiskelijoille keskeiset palvelun käyttöön liittyvät tietoturva-asiat.
1.3.4.1. Hyvä, että opiskelijat huomioidaan tässäkin kohtaa
1.3.5. Tarkista käyttäjäprofiilisi yksityisyyden suojaan vaikuttavat asetukset ja päivitä ne tarvittaessa asianmukaisiksi.
1.3.6. Älä laita palveluun liian henkilökohtaisia tietoja. Kunnioita myös muiden tietosuojaa: älä laita perheesi, ystävien tai muiden henkilöiden kuvia tai tietoja palveluun ilman heidän suostumustaan.
1.3.6.1. Miten tämä liittyy työnantajan some-suosituksiin? Miksi en saisi tehdä näin, jos kuvat eivät loukkaa henkilön yksityisyyttä ja ovat otettu julkisella paikalla?
1.3.7. Varo paljastamasta itsestäsi tai työyhteisöstäsi sellaisia seikkoja, joita ulkopuolinen taho voi hyödyntää kalastelu- tai huijausyrityksissä. Esimerkiksi tiedot poissaoloista tai liian tarkat henkilö-, yhteys- tai tehtävätiedot voivat olla tällaisia.
1.3.7.1. Toisaalta kehotetaan kertomaan selkeästi oma työrooli. Palvelutehtävässä toimijalle on tärkeää, että asiakkaat näkevät, mistä asioista kukin henkilö vastaa.
1.3.8. TEKIJÄNOIKEUDET On tärkeää pitää mielessä omat ja toisten tekijänoikeudet tuottaessaan ja jakaessaan materiaalia sosiaalisen median palvelujen kautta. Selvitä palvelun käyttöehdot ennen sen käyttöönottoa, ettet tule vahingossa antaneeksi palvelun ylläpitäjälle oikeuksia tekijänoikeudella suojattuun aineistoon, kuten logoihin, kuviin tai kirjalliseen materiaaliin. Määrittele käyttöoikeudet, joita muilla materiaalin käyttäjillä on sosiaalisen median kautta tuottamaasi aineistoon. Hyvä tapa ilmoittaa materiaalin käyttöoikeuksista on käyttää Creative Commons -lisenssiä. Toisten tuottaman aineiston julkaisemiseen sosiaalisessa mediassa on pyydettävä tekijältä lupa.
1.4. Käytön linjaukset Itä-Suomen yliopistossa
1.4.1. Kaikissa näissä viestinnän tehtävissä ja tavoitteissa sosiaalisella medialla on keskeinen rooli. Lisäarvoa tuovat sosiaalisen median erityispiirteet, joita ovat esimerkiksi avoimuus, reaaliaikaisuus, käyttäjälähtöisyys, vuorovaikutteisuus ja yhteisöllisyys.
1.4.2. Viestintäyksikkö vastaa yliopiston yleisestä edustamisesta sosiaalisen median palveluissa, kuten tiedotteiden jakelusta ja yliopiston yhteisen alumnisivuston ylläpitämisestä. Yliopiston yksiköt vastaavat omasta toiminnastaan sosiaalisen median palveluissa.
1.4.3. Toiminnalle on syytä määritellä tarkoitus, tavoitteet, resurssointi sekä ylläpidon ja seurannan vastuuhenkilöt. Uuden palvelun käyttöönotosta on informoitava etukäteen viestintäyksikköä, joka koordinoi yliopiston osallistumista sosiaaliseen mediaan ja seuraa yliopiston näkyvyyttä verkkopalveluissa.
1.4.3.1. Onko liian velvoittava ja yleinen? Mitä tässä tarkkaan ottaen tarkoitetaan. Esim. jos otan kokeilumielessä käyttöön 10 some-palvelua tai annan opiskelijoiden valita 20 some-palvelua (kukin haluamansa) kurssin työskentelyyn, niin pitäisikö näistä jokaisesta lähetttää erikseen tieto viestintäyksikölle?
1.4.4. Sosiaalisessa mediassa toimiessasi edustat Itä-Suomen yliopistoa ja luot siitä mielikuvaa.
1.4.4.1. Tutustu viestintäohjelman linjauksiin yliopiston viestintävastuista ja julkisesta edustamisesta. Sovi esimiehesi kanssa työroolissa esiintymisestä sosiaalisessa mediassa. Yhteisötunnusta suositellaan käytettäväksi, kun edustat yliopistoa työroolissa. Näin henkilökohtainen profiili erottuu työprofiilista ja käyttäjä voi helposti arvioida tietolähteen luotettavuuden. Kun esiinnyt oman alasi asiantuntijana, voit käyttää henkilökohtaista profiilia. Kerro selkeästi oma roolisi yliopistossa ja asemasi asiantuntijana. Varmista, että yliopiston linja sekä omat kannanottosi ja mielipiteesi erottuvat toisistaan.
1.4.4.1.1. Velvoitetaan, vaaditaan esimiehen lupa. Hankalaa käytännössä, ehkäisee somen käyttöä. Tässä muodossa vaatisi erittäin selvää määrittelyä, mikä on tarkoitettu "työrooli"!
1.4.4.1.2. Esim. Facebookissa tämä tarkoittaisi FB-yhteisösivun luomista, jotta henkilökohtainen rooli ja työrooli erottuisivat. Hankalaa.
1.4.4.2. Yliopiston omissa verkkopalveluissa, kuten intran blogeissa ja viestiryhmissä, käytetään omaa nimeä ja sähköpostitunnusta.
1.5. Sosiaalinen media tutkijan työssä ja tutkimustiedon jakamisen kanavana
1.5.1. Yhteistyö ja verkostoituminen
1.5.1.1. Linkedin, LeMill, Sometu, Mendeley ja ResearchGate, Messenger, Skype
1.5.2. Dokumenttien luonti, talennus ja jako
1.5.2.1. Yhteismuokkaus, kuvat, videot, sosiaaliset kirjanmerkit
1.5.2.2. Tärkeää on kuitenkin pyytää kaikilta konferenssin puhujilta ja esittäjiltä lupa materiaalien jakoon.
1.5.2.2.1. jos menisin tällaista kyselemään jossakin konferenssissa, niin minulle lähinnä naurettaisiin, julkinen tilaisuus on... julkinen!
1.5.3. Tutkijan vstuu sosiaalisessa mediassa
1.5.3.1. Älä esitä tutkimustuloksia sosiaalisessa mediassa ennen niiden varsinaista julkaisua.
1.5.3.2. Keskustele työyhteisössäsi siitä, mitä asioita tutkimusryhmän jäsen voi kertoa tutkimuksesta esimerkiksi blogissaan.
1.6. Sosiaalinen media opetuksessa ja opiskelussa
1.6.1. Kolme kampusta - hajautunut opetus, verkko-opetus, matkustuksen vähentäminen
1.6.1.1. Moodle, Confluence wiki, Adobe Connect
1.6.1.2. mutta opettajat ja opiskelijat voivat käyttää myös muita sosiaalisen median palveluja työskentelyssään.
1.6.2. Opetuskäytössä
1.6.2.1. Sosiaalisen median käyttö opetuksessa tukee yhteisöllisen tiedonrakentelun, adaptiivisen asiantuntijuuden ja tutkivan oppimisen periaatteita.
1.6.2.2. Opettajan pitää kertoa opiskelijoille ne riskit, joita opiskeluun sosiaalisen median palveluissa liittyy.
1.6.2.3. Opettajan pitää hyväksyä myös se, että kaikki opiskelijat eivät välttämättä halua rekisteröityä sosiaalisen median palveluihin, ja järjestää vaihtoehtoinen suoritustapa.
1.6.2.3.1. Opiskelijan on PAKKO käyttää some-palveluita, mikäli ne on mainittu OPS:issa, mielestäni tämä pätee myös pakollisilla kursseilla. Eli voidaan myös velvoittaa.
1.6.3. Opiskelijan näkökulmasta
1.6.3.1. Opiskelijalla on oikeus kieltäytyä rekisteröitymästä sosiaalisen median palveluihin tai muuten käyttämästä niitä. Silloin opettajan tai oppilaitoksen pitää järjestää opiskelijalle vaihtoehtoinen tapa suorittaa ne opinnot, joissa sosiaalisen median palveluja on käytössä. -- sama kuin edellä
1.6.3.2. Verkossa materiaaleja on helppo kopioida, ja se on lisännyt kiusausta plagiointiin eli jonkun muun tuottaman materiaalin käyttöön ja kopiointiin ilman tekijän lupaa tai lähdeviittausta.
1.6.3.2.1. tekijänoikeuksia on syytä painottaa muutenkin, myös opiskelijoiden oikeudet omiin tuotoksiinsa
1.6.3.3. Opiskelija voi myös omaehtoisesti ottaa käyttöön sosiaalisen median palveluja opiskelunsa tueksi. Hän voi ryhtyä ylläpitämään oppimispäiväkirjaa, portfoliota tai ympäristöä, johon hän kirjaa oppimisen kokemuksiaan ja kerää edustavimpia näytteitä oppimisestaan ja asiantuntijuutensa kehittymisestä. Hän voi kutsua ympäristöönsä esimerkiksi työelämästä ne henkilöt, joiden haluaa tutustuvan tuotoksiin. Näin hän voi itse hallinnoida henkilökohtaista oppimisympäristöään, joka on hänen käytössään vielä sittenkin, kun hän valmistuu.
1.7. Sosiaalinen media yliopiston viestinnässä ja markkinoinnissa
1.7.1. Sidosryhmäviestintä
1.7.2. Opiskelijarekrytointi
1.7.3. Henkilöstörekrytointi
1.7.4. Markkinointi, mainonta, näkyvyys ja julkisuuskuva somessa
1.7.4.1. Tärkeää on myös sosiaalisessa mediassa välitettyjen viestien monipuolisuus ja ajantasaisuus. Hitaat päivitykset ja viestinnän rajoittuminen esimerkiksi tiedotteiden tai mainosten jakeluun vähentävät kiinnostusta seurata yliopistoa sosiaalisessa mediassa.
1.7.4.1.1. Sisältökartta voisi toimia tämän suunnittelussa?
1.7.4.2. Sosiaalisen median teho yliopiston näkökulmasta määrittyy pitkälti sen mukaan, kuinka suuren yhteisön yliopisto kykenee luomaan ympärilleen sosiaalisessa mediassa.
1.8. Seuranta, reagointi ja vaikuttavuuden mittaaminen
1.8.1. Sosiaalisessa mediassa toimiminen edellyttää jatkuvaa läsnäoloa ja vuorovaikutusta sekä tarvittaessa nopeaa reagointia ongelmatilanteisiin
1.8.2. Sosiaalisen median käyttäjillä on vapaus keskustella yliopistosta myös kielteiseen sävyyn. Harkitse tarkoin, onko tällaiseen keskusteluun puuttuminen hyödyksi. Voit vaikuttaa keskustelun kulkuun myös nostamalla esille yliopiston kannalta hyviä aiheita. Usein esille nouseviin asioihin reagoidaan omissa sosiaalisen median kanavissa tai intranetissä.
1.8.2.1. Myös yliopiston työntekijät ja opiskelijat lukeutuvat tähän
1.8.3. Viha- ja uhkausviestit ja laittomat sisällöt tulee poistaa välittömästi. Taltioi viesti ennen poistamista esimerkiksi kuvakaappauksella mahdollista tutkintaa varten. Ilmoita asiasta myös esimiehellesi ja viestintäyksikköön.
1.8.4. palautteen laatu hiljaiset signaalit ja nousevat puheenaiheet mahdolliset uhat, huhut ja maineriskit toimialan seuraaminen mielipidevaikuttajien ja kommentointien seuraaminen niiden kanavien tunnistaminen, joissa yliopistosta keskustellaan.
1.9. Tukipalvelut ja koulutus
1.9.1. Viestintäyksikkö
1.9.2. Opinto- ja opetuspalvelut
1.9.2.1. Lista testatuista some-palveluista: https://docs.google.com/document/d/1x3-MDIJoretV_oJp0gMFSWNDUZ2Fi41S6-9qEtfqfjA/edit?hl=fi&authkey=CIznzuwF&pli=1
1.10. Liite: tietoturvan muistilista
1.10.1. Nämä olivat jo sivulla "Turvallisuus ja tietoturvariskien tunnistaminen"
1.10.2. Selvitä palvelun käyttöehdot - älä luovuta palvelun tuottajalle oikeuksia tekijänoikeudella suojattuun aineistoon (logot, kuvat, kirjallinen aineisto).
1.10.2.1. käytännössä jotain oikeuksia pitää aina antaa, jotta some-palveluita voi edes käyttää näiden aineistojen tallentamiseen missään muodossa
1.10.3. Pyydä tekijältä lupa hänen tuottamansa aineiston julkaisemiseen sosiaalisessa mediassa.
1.10.3.1. tätä onkin syytä painottaa
2. Twitter-kommentteja #uefsome:
2.1. @helenakan
2.1.1. @hponka Lähtökohtana viestintäohjelma eli näkemys nettiin yleensäkin on aika välineellinen sensijaan, että se nähtäisiin olemisen tilana.
2.1.2. @hponka Yhdenmukaisen viestinnän vaatimus somessa tuntuu hiukan aikansa eläneeltä ja mahdottomaltakin ajatukselta.
2.1.3. @hponka "Mitä jokaisen akateemisen asiantuntijan tulee tietää somesta". Pitäisikö opettajien esim. neuvoa Linkedin-profiilien rakentamiseen.
2.2. @tikrumurr
2.2.1. @hponka ja lisänä vielä mainittakoon, edusta ko. organisaatiota :D
2.2.2. @hponka enemm.käyttävät ovat kuitenkin persoonina jo näkyviä ja pr-ihmisiä organisaatiolle osaamisellaan. mitä jäykempää, sen väh. käyttöä
2.2.3. @hponka ..samoin myös henkkohtaisuus, toisaalta uudelle some-kastautujalle varmasti ihan hyviä ohjeita. enemmän käyttänyttä vähän turhauttaa
2.2.3.1. http://twitter.com/#!/tikrumurr/statuses/78390095924822017
2.2.4. @hponka vähän negatiivinen jälkimaku jäi.varoitellaan paljon ja "kaikki" pitäisi kierrättää viestintäyksikön kautta, eli nopeus katoaa
2.2.4.1. http://twitter.com/#!/tikrumurr/statuses/78389838092574720
2.3. Yhteenveto: varauksellinen vastaanotto, viestintäyksikkö nousssut esiin
3. Yleistä
3.1. Lähtökohta: kuka laatii? Yliopistossa mennään hierarkisen mallin mukaan, joka ei välttämättä vastaa käytännön tarpeita - suosituksissa painottuu tekijöidensä vastuualat. Ryhmästä puuttui tutkimus- ja opiskelijaedustus.
3.1.1. "Suositukset" viittaa sanana positiviisen lähestymiseen, ei käsketä tai ohjata vaan suositellaan. Positiivista lähestymistä ei kuitenkaan nouse esiin tekstistä.
3.2. Malli on vahvasti ylhäältä alaspäin. Rehtori -> työryhmä -> työntekijät & opiskelijat
3.2.1. Pituudessa on vaarana, että tärkeä asia hukkuu sen sisälle
3.3. Rakenteltaan enemmän kirja kuin suositus, pituus 15 sivua. Olisi voinut tehdä selkeitä nostoja tärkeistä asioista.
3.4. Systemaattinen, yksityiskohtainen, monipuolinen
3.5. Osin ristiriitainen, esim. henkilökohtainen vapaa somen käyttö vs. ilmoitusvelvollisuus työroolissa toimimisesta
3.6. Selvä kytkös viestintäohjelmaan 2011-2015
3.7. Viestintäyksikkö tulee voimakkaasti esille, paljon vartiana
3.8. Selvät lähteet ja lisätietolinkit
3.9. Sosiaalisen median keskeisyys nykypäivänä? vrt. http://www.hs.fi/kotimaa/artikkeli/Professori+Sosiaalinen+media+unohtunut+opettajankoulutuksessa/1135266782638
3.10. Mitä jäi puuttumaan?
3.10.1. Positiivinen asenne ja selkeämpi kannustaminen
3.10.2. Verkostoituminen, yhteyksien luominen
3.10.3. "Julkinen asenne" - tuleeko se esille suosituksissa? Yhteinen hyvä on tiedon jakamista, ja sitähän tutkijoilla ja opettajilla riittää!