1. Esquemas de metadatos para la gestión de documentos
1.1. Los esquemas de metadatos se deberían desarrollar para definir qué metadatos se usan para identificar, describir y gestionar procesos de gestión de documentos. Para que los documentos tengan características de documentos fidedignos, los metadatos que tengan asociados deberían basarse en un esquema de metadatos autorizado. Los esquemas de metadatos pueden relacionarse con diferentes entidades. Las entidades clave para gestionar documentos son las siguientes: a) Documentos – incluyendo todos los niveles de agrupación. b) Agentes – incluyendo personas, unidades de negocio, tecnologías o aplicaciones de gestión documental y corporativas. c) Actividades de la organización – funciones de negocio, actividades y operaciones o procesos de trabajo. e) Relaciones – entre entidades y niveles de agrupación.
1.2. La implementación de esquemas de metadatos para la gestión de documentos puede implicar que los metadatos se especifiquen para todas estas entidades, o solo una, como por ejemplo “documentos”. El grado de complejidad en la implementación debería reflejar los requisitos de gestión de documentos identificados y el contexto de la actividad de la organización, incluyendo los riesgos
2. Cuadros de clasificación
2.1. El desarrollo de cuadros de clasificación aplicables a los documentos se debería basar en un análisis de las funciones, actividades y procesos de trabajo.
2.2. Los cuadros de clasificación se deberían basar más en funciones y actividades que en estructuras organizativas con el fin de que puedan resistir frente a cambios organizativos.
3. Reglas de acceso y permisos
3.1. Los niveles de acceso o permisos se pueden asignar a cada una de estas entidades, sin embargo, se deberían asignar al menos a las entidades documento y agente.
3.2. Los derechos y permisos pueden cambiar con el paso del tiempo, puesto que el entorno legal y regulatorio, las actividades de la organización y las expectativas de la sociedad cambian. Además, las reglas de acceso y permisos se deberían supervisar y actualizar regularmente, y las restricciones se deberían reducir o eliminar cuando sea apropiado.
