PROCEDIMIENTO PARA RESPONDER SOLICITUDES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PUBLICA

1. El artículo 4 de la Ley 1712 consagra que toda la información que esté en posesión, custodia o bajo control de los sujetos obligados es pública. Pero existen excepciones con el fin de evitar que se causen daños a derechos de las personas o a bienes públicos. Estas deben cumplir los siguientes requisitos establecidos en esa Ley:

1.1. Que se motive y pruebe la existencia del daño presente, probable y específico, que se causaría con la divulgación de la información.

1.2. Que se relacione con unos derechos o bienes establecidos en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014

1.3. Que esté en una ley, decreto con fuerza de ley, tratado o convenio internacional ratificado por el Congreso o en la Constitución;

2. Criterios para elaborar la respuesta:

2.1. Independiente del medio en que haya sido recibida la solicitud, ya sea por medio físico, verbal o electrónico, esta deberá responderse por escrito, ya sea por medio electrónico o físico, de acuerdo a la preferencia del solicitante.

3. 6.1 RECURSOS CON LOS QUE CUENTA EL CIUDADANO

3.1. Recurso con el que cuenta el ciudadano si no se encuentra satisfecho con la respuesta

3.1.1. Dado que el ciudadano puede quedar insatisfecho porque la respuesta niega el acceso a la información solicitada con el argumento de estar reservada o clasificada, las leyes 1712 de 2014 y 1755 de 2015 prevén recursos judiciales y administrativos para controvertir la negativa

4. 7. ENVIAR RESPUESTA

4.1. La respuesta puede darse por medio electrónico, físico o dirigirse a la entidad

5. 6. ELABORAR LA RESPUESTA

5.1. Al momento de redactar la respuesta tenga en cuenta que esta debe ser oportuna, objetiva, veraz, completa, motivada y actualizada. Deben resolverse cada uno de los puntos, preguntas o solicitudes hechas en la respectiva solicitud de información.

6. 5.ESTABLECER SI LA INFORMACIÓN ES RESERVADA O CLASIFICADA

7. 1. RECIBIR LA SOLICITUD DE INFORMACIÓN

7.1. •Presencialmente •Correo electrónico institucional. •Telefónicamente. •Formularios web •A través del medio que disponga el Ministerio Público

8. 4.ASEGURAR LA EXISTENCIA DE LA INFORMACIÓN

8.1. El sujeto obligado debe identificar si la información que es solicitada existe o si debe ser creada. Para estos efectos, debe revisar en el Registro de Activos de Información. Este último, es un inventario organizado de la información que se encuentra en posesión, custodia o bajo control de la entidad, independientemente del formato, físico o digital21. (Ver la guía de instrumentos de gestión de información pública).

9. 2. IDENTIFICAR SI SE TRATA DE UNA SOLICITUD DE INFORMACIÓN

9.1. Una vez recibida la solicitud, el área o dependencia asignada por el sujeto obligado para dicha recepción debe establecer si se trata de una solicitud de información pública o si se trata de un derecho de petición de interés general, particular o de consulta, pues esto determina el tiempo para responder.

10. 3. DETERMINAR LA COMPETENCIA

10.1. En caso de que el sujeto obligado que recibe la solicitud no sea competente, se informará de inmediato al interesado si este actúa verbalmente, o dentro de los 5 días siguientes al recibo si lo hace por escrito. Dentro de ese término remitirá la petición al competente y enviará copia del oficio remisorio al peticionario o en caso de no existir funcionario competente así se lo comunicará. Los términos para decidir o responder se contarán a partir del día siguiente a la recepción de la Petición por el sujeto obligado competente