1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
1.1. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan
1.1.1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
1.1.2. Chánh Văn phòng
1.1.3. Trưởng đơn vị của cơ quan, tổ chức
1.2. Lập danh mục hồ sơ
1.2.1. Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động
1.2.2. Căn cứ lập Danh mục hồ sơ
1.2.2.1. Quy định văn bản đó
1.2.2.2. kế hoạch công tác của CQ
1.2.2.3. DMHS của những năm trước
1.2.3. Nội dung của việc lập danh mục hồ sơ
1.2.3.1. Xây dựng khung đề mục của DMHS
1.2.3.2. Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập
1.2.3.3. Dự kiến THBQ của hồ sơ
1.2.3.4. Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ
1.2.4. Tổ chức lập Danh mục hồ sơ
1.2.4.1. Cách 1
1.2.4.1.1. B1: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức
1.2.4.1.2. B2: Lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan
1.2.4.1.3. B3: Trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt Tổ chức thực hiện.
1.2.4.2. Cách 2
1.2.4.2.1. B1: Các đơn vị dự kiến DMHS của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư
1.2.4.2.2. B2: Văn thư: Tập hợp thành DMHSCQ; Tiến hành chỉnh sửa, bổ sung (nếu cần)
1.2.4.2.3. B3: Trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt Tổ chức thực hiện.
1.3. Phương pháp lập hồ sơ
1.3.1. PP lập HS công việc
1.3.1.1. Mở hồ sơ
1.3.1.1.1. Lấy một tờ bìa
1.3.1.1.2. Ghi các yếu tố thông tin lên bìa hồ sơ
1.3.1.2. Thu thập tài liệu
1.3.1.2.1. Trách nhiệm: CB, CCCV
1.3.1.2.2. phải là bản chính
1.3.1.3. Kết thúc hồ sơ
1.3.1.3.1. kt, xem xét, bổ sung nếu thiếu
1.3.1.3.2. loại ra vb thừa, trùng
1.3.1.3.3. sắp xếp xem xét lại thời hạn bảo quản
1.3.2. PP lập hồ sơ nguyên tắc
1.3.2.1. Tác dụng
1.3.2.2. Trách nhiệm: mỗi CB, CC, VC
1.3.2.3. Cách lập và quản lý
1.4. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
1.4.1. Thời hạn: 1 năm kể từ ngày cv kt
1.4.2. Thành phần hồ sơ
1.4.3. Tiếp nhận, hoàn chỉnh, và sắp xếp hồ sơ
2. Quản lý và giải quyết văn bản
2.1. Quản lý và giải quyết văn bản đến
2.1.1. Trình tự quản lý văn bản đến giấy
2.1.1.1. Tiếp nhận văn bản đến
2.1.1.1.1. qtrinh tiếp nhận kt
2.1.1.1.2. kt nơi gửi, niêm phong, tình trạng bao bì, slg
2.1.1.2. ĐK vb đến
2.1.1.2.1. ghi hoặc nhập số liệu/phần mềm
2.1.1.2.2. Đk vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu
2.1.1.3. Trình, chuyển giao
2.1.1.3.1. phải trình ng có thẩm quyền
2.1.1.3.2. chuyển vb theo ý kiến chỉ đạo
2.1.1.4. Giải quyết theo dõi
2.1.1.4.1. trách nhiệm giải quyết: trưởng đv, cc vc chuyên môn
2.1.1.4.2. trách nhiệm theo dõi: văn thư
2.1.1.4.3. trách nhiệm đôn đốc: chánh vp
2.1.2. Trình tự quản lý văn bản đến điện tử
2.1.2.1. Tiếp nhận
2.1.2.1.1. kt chữ kí sô, thông tin đầu vào
2.1.2.1.2. thông báo đã nhận được b=vb
2.1.2.2. Đk, số hoá
2.1.2.2.1. ĐK
2.1.2.2.2. số hoá vb giấy
2.1.2.3. Trình, chuyển giao
2.1.2.3.1. trách nhiệm: văn thư cơ quan
2.1.2.3.2. cho ý kiến chỉ đạo và thgian giải quyết
2.1.2.4. Giải quyết
2.1.2.4.1. trưởng đv cho ý kiến, chỉ đạo
2.1.2.4.2. cc, vc: xđ số và ký hiệu hồ sơ; cập nhật số, ký hiệu hồ sơ
2.1.2.4.3. theo dõi tình hình giải quyết
2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đi
2.2.1. Trình tự quản lý văn bản đi giấy
2.2.1.1. KT thể thức trình bày, ghi số, ngày tháng vb
2.2.1.1.1. kt trình bày
2.2.1.1.2. ghi số ghi số theo hệ thống số chung
2.2.1.2. ĐK vb
2.2.1.2.1. ghi, nhập các thông tin về VB đi vào sổ hoặc phần mềm.
2.2.1.2.2. lập sổ
2.2.1.2.3. đk bằng số hoặc máy tính
2.2.1.3. đóng dấu, cơ quan, độ khẩn mật
2.2.1.3.1. nhân bản đúng cách, đúng số lượng,đối tượng, bảo mật
2.2.1.3.2. đóng dấu cơ qua
2.2.1.3.3. đóng dấu độ khẩn, mật
2.2.1.4. làm thủ tục, chuyển phát, theo dõi chuyển phát
2.2.1.4.1. Làm thủ tục phát hành văn bản
2.2.1.4.2. Chuyển phát văn bản đi
2.2.1.4.3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
2.2.2. Trình tự quản lý văn bản đi điện tử
2.2.2.1. soạn thảo, kt nd và trình bày
2.2.2.1.1. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản
2.2.2.1.2. Lãnh đạo đơn vị
2.2.2.1.3. kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày VB
2.2.2.1.4. Văn thư cơ quan
2.2.2.2. cấp số
2.2.2.3. ĐK
2.2.2.4. ký số CQTC
2.2.2.4.1. Văn thư chuyển văn bản đến người có thẩm quyền ký số
2.2.2.4.2. làm thủ tục phát hành văn bản.
2.2.2.5. ban hành vb
2.2.2.5.1. In và đóng dấu
2.2.2.5.2. Phát hành VB điện tử.
2.2.2.6. lưu
2.2.2.6.1. Bản gốc văn bản điện tử được lưu trong Hệ thống cơ quan tổ chức.