SGDE v/s SGDEA

1. (SGDE) es un sistema informático orientado al control, almacenamiento y gestión de los archivos de oficina.

1.1. Permite el uso de firma digital, para que los documentos tengan una mayor validez

1.1.1. Objetivo: Gestionar archivos y expedientes electrónicos durante su fase de actividad administrativa, no permite modificar los documentos una vez que se declaran como documentos de archivo

1.2. Modifica los documentos para tener varias versiones.

1.3. Permite interactuar con otros aplicativos informativos que usan las empresas.

2. SGDEA

2.1. SGDEA: sistema informático que garantiza un repositorio seguro para la gestión de documentos y expedientes electrónicos en las fases de archivo central, intermedio e histórico.

2.1.1. Beneficios

2.1.1.1. Conservación y preservación de los documentos a largo plazo.

2.1.1.2. Minimiza los costos y reduce el uso de papel

2.1.1.3. Acceso a la documentación y a la información de forma rápida.

2.1.1.4. Mayor transparencia, mejor sistema de copias de seguridad y recuperación en caso de desastres

2.1.2. Objetivo: crear, almacenar y recuperar todos los documentos oficiales, de manera segura y eficaz

3. Diferencias

3.1. El SGDEA lleva integradas las políticas de conservación de información, mientras que esas funcionalidades no están incorporadas al SGDE, sino que constituyen un sistema independiente.

3.2. El SGDEA provee obligatoriamente funcionalidades de consulta y búsqueda de información (básica y avanzada), en un SGDE es opcional.

3.3. Un SGDEA debe soportar obligatoriamente formatos de conservación a largo plazo (como PDF/A o firmas longevas), mientas que en un SGDE es opcional. Un SGDEA debe permitir realizar copias auténticas con cambio de formato, permitiendo copias entre multitud de formatos.

3.4. Un SGDEA debe ser capaz de gestionar fondos y series documentales, en el caso del SGDE esto sería opcional.