Rapat Teleconference - Fadhilah Rasyid (X OTKP 2) - Absen 9
作者：Siti Zulfariyana
1. Pengertian Teleconference
1.1. Teleconference adalah sebuah komunikasi langsung yang dilakukan oleh beberapa orang yang dihubungkan dengan sebuah sistem komunkasi, dimana masing-masing audience saling berjauhan.
2. Kegunaan/Manfaat Teleconference
2.1. Bagi seorang guru, teleconference ini mungkin sangat membantu terutama dalam kegiatan pembelajaran. Misal, ketika seorang guru tidak bisa mengisi pelajaran di kelas karena suatu hal, maka dapat menggunakan media teleconferensi ini. Selain bermanfaat sebagai kegiatan mengajar mungkin juga bisa berguna untuk menghadiri kegiatan rapat.
2.2. Bagi seorang murid juga sangat bermanfaat untuk kegiatan dalam belajar. Pelajar dapat menggunakan teleconferense untuk kegiatan kerja kelompok atau bisa juga dalam kegiatan bimbel.
2.3. Bagi suatu perusahaan, teleconferense ini sangat berguna untuk melakukan kegiatan rapat dengan perusahaan lain yang berjauhan ketika tidak bisa menghadiri rapat tersebut. Jadi kegiatan rapat itu pun masih bisa berjalan dengan lancar dan efisien.
3. Tujuan Teleconference
3.1. Teleconference betujuan untuk melakukan komunikasi jarak jauh dengan orang lain. Dengan adanya teleconference ini kita bisa sepuasnya dalam menyampaikan berbagai informasi, bercakap-cakap mengenai suatu hal penting dengan melalui video atau audio. Sehingga kita lebih bisa menghemat waktu dan biaya untuk bertemu langsung.
4. Keunggulan Teleconference
4.1. Meningkatkan produktivitas karena kemampuan VTC untuk berbagi dokumen, ide atau gambar dengan mudah
4.2. Menghemat waktu dan biaya pertemuan
4.3. Memudahkan dalam bekomunikasi jarak jauh
4.4. Mudah dalam pengaplikasiannya
5. Kelemahan Teleconference
5.1. Harga masih terbilang mahal untuk dimiliki sehingga hanya perusahaan atau organisasi tertentu yang mempunyai cukup dana
5.2. Alat-alat yang diperlukan sulit untuk didapat
5.3. Penginstalan susah, maka harus ekstra hati-hati agar tidak salah
6. Jenis-Jenis Teleconference
6.1. Audio Conference adalah pertukaran informasi hanya melalui suara dengan medium panggilan telepon yang menghubungkan tiga atau lebih saluran telepon dalam waktu bersamaan.
6.2. Video conference adalah layanan yang menyediakan fasilitas untuk mempertemukan dua pihak atau lebih yang berada di lokasi yang berbeda, dimana seolah olah mereka berada di ruangan yang sama menggunakan jaringan komputer dengan komunikasi Audio dan Video.
6.3. Web Conference Conference call kini bisa digunakan tergabung dengan web conference sebagai pelengkap, dimana presentasi atau dokumen dapat dibagi dan disebarluaskan melalui internet.
7. Perangkat yang Dibutuhkan untuk Teleconference
7.1. Device atau Perangkat. Tentu saja sangat dibutuhkan, misalnya: tablet, smartphone atau yang umum dan nyaman digunakan adalah komputer.
7.2. Perangkat lunak (software). Ada banyak perangkat lunak yang bisa digunakan. Di laptop atau komputer, yang paling populer digunakan adalah Skype. Selain Skype, ada WhatsApp (untuk ponsel) dan VMEET (untuk komputer)
7.3. Koneksi Internet. Koneksi internet ini bisa didapatkan baik dari LAN, modem dan Wi-Fi atau Hotspot. Jika anda menggunakan ponsel, maka anda bisa memanfaatkan data seluler atau Wi-Fi/hotspot.
7.4. Peralatan pendukung audio. Untuk laptop, smartphone dan tablet biasanya sudah menyediakan sarana audio/suara, baik speaker maupun mikrofon. Namun berbeda dengan PC desktop yang harus membutuhkan speaker eksternal. Speaker eksternal ini penting agar kita bisa mendengar suara orang lain yang ada dalam teleconference. Sementara mikrofon gunanya agar suara kita bisa di dengar orang lain yang jadi lawan bicara kita.
7.5. Peralatan pendukung video. Selain membutuhkan peralatan pendukung Audio, kita juga memerlukan peralatan pendukung Video. Jika anda menggunakan komputer PC, anda memerlukan webcam. Namun jika menggunakan laptop, tablet atau smartphone, anda tidak membutuhkannya. Karena sudah dilengkapi dengan kamera.
8. Pengertian Rapat
8.1. Rapat adalah bentuk pertemuan antara anggota organisasi itu sendiri untuk bernegosiasi atau menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan saling menguntungkan
9. Fungsi Rapat
9.1. Untuk memecahkan masalah
9.2. Sampaikan informasi
9.3. Sebagai forum yang demokratis
9.4. Sebagai forum yang demokratis
9.5. Sebagai alat penyesuaian yang sangat baik
9.6. Sebagai sarana negosiasi
9.7. Sebagai sarana penetapan regulasi
10. Tujuan Rapat
10.1. Menyampaikan informasi, perintah, dan pernyataan
10.2. Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern
10.3. Memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
10.4. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan
10.5. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah – masalah yang sedang terjadi
10.6. Menampung semua permasalahan
11. Syarat-Syarat Rapat
11.1. Membicarakan masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah, dll yang harus dirundingkan secara bermusyawarah
11.2. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif
11.3. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka
11.4. Adanya unsur – unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas
12. Jenis-Jenis Rapat
12.1. Berbasis Tujuan
12.1.1. Briefing
12.1.2. Rapat pemecahan masalah
12.1.3. Pertemuan negosiasi
12.2. Berbasis Alam
12.2.1. Pertemuan formal
12.2.2. Pertemuan informal
12.2.3. Informasi / Rapat Terbuka,
12.2.4. Rapat tertutup
12.3. Berbasis Durasi
12.3.1. Pertemuan mingguan
12.3.2. Rapat bulanan
12.3.3. Rapat Semesteran
12.3.4. Pertemuan tahunan
12.4. Berbasis Frekuensi
12.4.1. Rapat reguler
12.4.2. Pertemuan yang tidak disengaja