1. Abigail Gallardo Gomez Actividad Actividad 14.- 3.4. Planeación de Actividades y Recursos. Grupo 6AM1 Fecha: 07/05/2021
2. Referencia:Actividad para realizar en nuestro horario de clase del 07 de mayo de 2021. Actividad 14: Lectura: Planificación del sistema archivístico empresarial. 2ª Fase Proyecto de desarrollo y 3a, 4ta, 5ta fases. En: NÚÑEZ FERNANDEZ, Eduardo. Organización y Gestión de Archivos.
3. Presentación y aprobación del proyecto
3.1. Fase 3
3.1.1. Una vez elaborado el Proyecto de Desarrollo debe ser sometido a la aprobación de la dirección de la empresa. Para ello recomendamos fundamentalmente realizar una presentación lo más documentada e ilustrada posible del proyecto sin despreciar aquellas técnicas de comunicación y exposición de datos e ideas que nos puedan ayudar a mejorar dicha presentación y hacerla más comprensible a los directivos de la empresa, desde una buena presentación gráfica de los documentos elaborados hasta la utilización de medios audiovisuales y de marketing empresarial. Pero, ante todo, el éxito de la presentación que nos va a facilitar la aceptación del proyecto por parte de la dirección dependerá más del rigor de los datos analizados, de la coherencia de las soluciones propuestas -incluyendo, por supuesto, la racionalidad y rentabilidad del gasto- y la viabilidad del sistema de archivos propuesto.
4. Proyecto de desarrollo
4.1. fase 2
4.1.1. Esta fase es la de auténtica creación por cuanto en base a los datos obtenidos en la fase precedente y en las conclusiones del diagnóstico deberá elaborarse una propuesta concreta y bien definida de cómo crear y desarrollar un sistema archivístico funcional, eficiente, eficaz y económicamente sostenible que resuelva los problemas de archivo de la empresa.
5. Implantación del sistema
5.1. Fase 4
5.1.1. de implantación que se hayan previsto y descrito en el proyecto se procederá a la puesta en marcha del sistema archivístico. De manera general deben distinguirse en el proceso de implantación tres fases diferentes y consecutivas, que serán:
5.1.1.1. Fase de Información y Formación:
5.1.1.2. Fase de implantación de los Archivos de Gestión:
5.1.1.2.1. En esta fase y una vez informados y formados los mandos intermedios y empleados de cada departamento o centro operativo, se procederá a la creación o, en su caso, reorganización de cada uno de los Archivos de Gestión del Sistema. Conviene que esta operación sea llevada a cabo en colaboración entre el personal del departamento o centro implicado y el personal del Archivo Central, al que se harán las transferencias posteriormente con el asesoramiento del Departamento/Servicio de Archivo.
5.1.1.3. Fase de implantación de los Archivos Centrales:
5.1.1.3.1. En este caso nos encontraremos con dos variables fundamentales. La primera será el que existan ya o no dichos Archivos Centrales los cuales ahora vamos a proceder a reorganizar. En el caso de que existan estamos ante un caso de reorganización y se tratará por tanto de adaptar los recursos existentes a las necesidades previstas en el proyecto de desarrollo. En el caso de que no existan resultará necesario proceder inmediatamente a su creación antes de iniciar la organización de los Archivos de Gestión, puesto que los plazos de instalación definitiva pueden llevarnos al colapso del Sistema si, por ejemplo, es necesario realizar obras de construcción, adecuación o ampliación de instalaciones, montaje de estanterías, contratación y suministro de cajas de archivos, etc. la segunda variable a tener en cuenta es el número y tipo de Archivos Centrales que se han previsto en el Sistema. Ello dependerá del modelo de sistema archivístico que se haya proyectado en función del tipo de empresa y el fondo documental producido. No será lo mismo el número y tipo de archivos previstos para una empresa de ámbito regional.
6. Supervisión y control del sistema archivístico
6.1. Fase 5
6.1.1. Una vez desarrollado en su integridad el Sistema Archivístico y estando en funcionamiento todos los archivos del mismo será el momento de iniciar la fase de supervisión y control de calidad del mismo. Y ello sin menoscabo de que en la fase anterior se hayan realizado supervisiones y controles acerca de la marcha y la puesta en funcionamiento del Sistema.
6.1.1.1. Programa de Control de Calidad:
6.1.1.1.1. El Programa de Control de Calidad debe establecer las pautas necesarias de control de toma de datos que posteriormente deben ser analizados y estudiados con el fin de mejorar el sistema de archivos.