Diseño de Procedimiento
作者：Edgar Garcia
1. Mapa de Procesos
2. Manual de Procedimientos
3. La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumida en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.
4. Concepto
5. Es una poderosa técnica de organización para el negocio que utiliza los símbolos para obtener una representación visual de una actividad empresarial
6. Aporte
7. Ayuda a los departamentos de contabilidad a identificar y documentar cómo se procesan los pagos, mientras que un departamento de recursos humanos puede usar esta misma técnica para identificar cómo se contrata a los profesionales durante la fase de reclutamiento en el proceso de selección.
8. Ventajas
9. Se gana en efectividad al eliminar los pasos de un proceso que no aportan nada
10. Se logra aumentar la eficiencia en las operaciones, al proporcionar una visión clara e integral de cualquiera o todos los flujos de trabajo y posibles problemas.
11. Se consigue impulsar la agilidad en los procesos, al eliminar los cuellos de botella
12. Componentes
13. Un círculo: que marca el inicio de un proceso. Un recuadro: que identifica cada paso de un proceso. Un rombo: que hace alusión a una decisión. La flecha: que indica la dirección del flujo, conectando dos elementos entre sí.
14. Pasos de creación
15. Paso 1: Determinar el proceso preciso que se va a mapear (de principio a fin) para evitar la superposición con otros procesos.
16. Paso 2: Tomarse el tiempo necesario para recorrer el proceso y hablar con todos los participantes para obtener información adicional.
17. Paso 3: Secuenciar cada actividad dentro del proceso, a medida que ocurre.
18. Paso 4: Usar símbolos de diagrama de flujo relevantes para crear un mapa de proceso.
19. Paso 5: Verificar con los participantes correspondientes que el mapa del proceso es exacto.
20. Paso 6: Finalizar la tarea, documentarla y compartir el mapa del proceso y cualquier información adicional con las partes interesadas.
21. Concepto
22. es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.
23. Utilidad
24. Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
25. Identificación
26. Logotipo de la organización. Nombre oficial de la organización. Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y fecha de elaboración. Número de revisión (en su caso). Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización. Clave de la forma.
27. - Alguna consideran que es demasiado costoso, limitativo, es muy laborioso y difícil de mantenerlo día a día- Alguna consideran que es demasiado costoso, limitativo, es muy laborioso y difícil de mantenerlo día a día
28. Diagrama de Flujo
29. Concepto
30. Aportaciones
31. Caracteristicas
32. Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso.Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.
33. : ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales.
34. Sintética
35. Simbolizada
36. De forma visible a un sistema o un proceso
37. Tipos
38. Formato vertical
39. El flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.
40. Formato horizontal
41. El flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.
42. Formato panorámico
43. El proceso entero está representado en un solo diagrama, tanto en sentido vertical como horizontal, permitiendo distintas acciones simultáneas.
44. Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas.
45. La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a os analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.
46. Formato arquitectónico
47. Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo.
48. Estructura
49. Índice o contenido Prólogo y/o introducción Objetivos de los procedimientos Áreas de aplicación y/o alcance de los procedimientos Responsables Políticas o normas de operación Concepto Procedimiento Formulario de impresos Diagramas de flujo. Glosario de términos
50. Desventajas
51. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
