Acuerdo No 060 (30 de Octubre de 2001) POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE...

1. Artículo Quinto Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos.

2. Artículo Segundo Definiciones. Para los efectos del presente Acuerdo, se definen los siguientes conceptos así: Archivo electrónico, Comunicaciones Oficiales, Correspondencia, Documento electrónico de archivo, Documento Original, Documento Público, Radicación de comunicaciones oficiales, Registro de Comunicaciones oficiales, Serie documental y tabla de retención documental.

3. Articulo Primero Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

4. Articulo Tercero Unidades de Correspondencia Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones.

5. Artículo Cuatro Firmas responsables toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución.

6. PARÁGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.

7. Artículo Sexto Numeración de actos administrativos La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números.

8. Artículo Séptimo Comunicaciones internas establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.

9. Artículo Octavo Control de comunicaciones oficiales Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos.

10. Artículo Noveno Conservación documental Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción.

11. Artículo Décimo Comunicaciones oficiales recibidas Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.

12. PARÁGRAFO: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.

13. Artículo Décimo Primero Comunicaciones oficiales enviadas Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario.

14. Artículo Décimo Segundo Comunicaciones oficiales vía fax Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental.

15. Artículo Décimo Tercero Comunicaciones oficiales por correo electrónico Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas-

16. Artículo Décimo Cuarto Imagen corporativa las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto.

17. Artículo Décimo Quinto Horarios de Atención al Público Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.