LEY GENERAL DE ARCHIVO (LEY 594 DE 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archi...

1. T I T U L O I OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES.

1.1. ARTÍCULO 1º. Objeto

1.2. ARTÍCULO 2º. Ámbito de aplicación.

1.3. ARTÍCULO 3º. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos.

1.4. ARTÍCULO 4º. Principios generales. Los principios generales que rigen la función archivística

2. T I T U L O II SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES.

2.1. ARTÍCULO 5º. El Sistema Nacional de Archivos.

2.2. ARTÍCULO 6º. De los planes y programas.

3. T I T U L O III CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS

3.1. ARTÍCULO 7º.. Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia.

3.2. PARÁGRAFO. El Archivo General de la nación tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente ley.

3.3. ARTÍCULO 8º. Archivos territoriales.

3.4. ARTÍCULO 9º. Los archivos según la organización del Estado.

3.5. ARTÍCULO 10. Obligatoriedad de la creación de archivos.

4. T I T U L O IV ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

4.1. ARTÍCULO 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos.

4.2. ARTÍCULO 12. Responsabilidad.

4.3. ARTÍCULO 13. Instalaciones para los archivos.

4.4. ARTÍCULO 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos.

4.5. PARÁGRAFO 1º. La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.

4.6. PARÁGRAFO 2º. Se podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad.

4.7. PARÁGRAFO 3º. El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten sus servicios.

4.8. ARTÍCULO 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos.

4.9. ARTÍCULO16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas.

4.10. ARTÍCULO17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo.

4.11. ARTÍCULO 18. Capacitación para los funcionarios de archivo.

4.12. ARTÍCULO 19. Soporte documental.

5. T I T U L O V GESTION DE DOCUMENTOS

5.1. ARTÍCULO 21. Programas de gestión documental.

5.2. PARÁGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

5.3. ARTÍCULO 22. Procesos archivísticos.

5.4. ARTÍCULO 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos.

5.5. ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retención.

5.6. ARTÍCULO 25. De los documentos contables, notariales y otros.

5.7. ARTÍCULO 26. Inventario documental.

6. T I T U L O VI ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

6.1. ARTÍCULO 27. Acceso y consulta de los documentos.

6.2. ARTÍCULO 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso 2o. del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: “La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición.

6.3. ARTÍCULO 29. Restricciones por razones de conservación.

7. T I T U L O VII SALIDA DE DOCUMENTOS

7.1. ARTÍCULO 30. Documentos administrativos. Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.

7.2. ARTÍCULO 31. Documentos históricos.

7.3. PARÁGRAFO. Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por motivos legales, procesos técnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un archivo fuera del territorio nacional.

8. T I T U L O VIII CONTROL Y VIGILANCIA

8.1. ARTÍCULO 32. Visitas de inspección.

8.2. ARTÍCULO 33. Órgano competente.

8.3. ARTÍCULO 34. Normalización.

8.4. ARTÍCULO 35. Prevención y sanción.

9. T I T U L O IX ARCHIVOS PRIVADOS

9.1. ARTÍCULO 36. Archivo privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.

9.2. ARTÍCULO 37. Asistencia a los archivos privados.

9.3. ARTÍCULO 38. Registro de archivos.

9.4. ARTÍCULO 39. Declaración de interés cultural de documentos privados.

9.5. ARTÍCULO 40. Régimen de estímulos. El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.

9.6. ARTÍCULO 41. Prohibiciones.

9.7. PARÁGRAFO. El desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar a la investigación correspondiente y a la imposición de las sanciones establecidas en la ley.

9.8. ARTÍCULO 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual.

9.9. ARTÍCULO 43. Protocolos notariales.

10. T I T U L O X DONACIÓN, ADQUISICIÓN Y EXPROPIACIÓN

10.1. ARTÍCULO 44. Donaciones.

10.2. ARTÍCULO 45. Adquisición y/o expropiación.

11. T I T U L O XI CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

11.1. ARTÍCULO 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.

11.2. ARTÍCULO 47. Calidad de los soportes.

11.3. PARÁGRAFO. Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso, deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma.

11.4. ARTÍCULO 48. Conservación de documentos en nuevos soportes.

11.5. ARTÍCULO 49. Reproducción de documentos.

12. T I T U L O XII ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSIÓN O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIÓN

12.1. ARTÍCULO 50. Estímulos. El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país.

13. T I T U L O XIII DISPOSICIONES FINALES

13.1. ARTÍCULO 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.

13.2. ARTÍCULO 52. Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.