1. UTILIZACIÓN
1.1. informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes;
1.2. regular o aclarar una situación;
1.3. tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
1.4. dar respuesta a una comunicación recibida;
1.5. reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente;
1.6. solicitar detalles sobre un asunto determinado;
1.7. impugnar o corregir una situación;
1.8. confirmar eventos ocurridos o pendientes;
1.9. solicitar o remitir información, documentos u objetos;
1.10. ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias;
1.11. felicitar, invitar o convocar, y hacer llamados de atención, entre otros.
2. Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales, o bien sea entre organizaciones y sus empleados.
3. CLASES
3.1. Organizacionales
3.1.1. se producen en el desarrollo de las actividades de la organización
3.2. Oficiales
3.2.1. se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado,
3.3. Personales
3.3.1. se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal.
4. Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página.
5. CARACTERÍSTICAS
5.1. tratar un solo tema por comunicación
5.2. redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
5.3. Trato respetuoso y cortés
5.4. redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural
5.5. emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo
5.6. utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y distribuir el texto de acuerdo con su extensión
6. PARTES
6.1. Código
6.2. Lugar de origen y fecha de elaboración
6.3. Destinatario
6.3.1. A partir del lugar de origen y la fecha de elaboración, se recomienda dejar de dos a tres interlíneas libres, según la extensión de la comunicación. Estos datos pueden ocupar varias líneas, de acuerdo con el tipo de documento.
6.3.1.1. Es importante que los datos del destinatario se dirijan en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico. Si no es posible obtener el nombre, se envía a la dependencia u oficina responsable.
6.3.2. Denominación o título académico
6.3.2.1. Se escribe en la primera interlínea libre.
6.3.3. Nombre del destinatario
6.3.3.1. Se ubica en la segunda interlínea libre.
6.3.4. Cargo
6.3.4.1. Se ubica en la tercera interlínea libre.
6.3.5. Organización
6.3.5.1. Se escribe en la interlínea libre siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo.
6.3.6. Dirección
6.3.6.1. De acuerdo con el medio a través del cual se realice el envío de la comunicación, en este espacio se escribe la dirección de nomenclatura, el apartado, el fax o el correo electrónico. No se utilizan abreviaturas.
6.3.7. Nombre del lugar de origen
6.3.7.1. Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y se escribe el departamento separado por una coma.
6.3.8. País
6.3.8.1. Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la misma interlínea libre del lugar de origen (ciudad o municipio) o en la interlínea libre siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.
6.3.9. Ejemplo
6.3.9.1. Doctor GUILLERMO GARCÍA SÁNCHEZ Director de Talento Humano Universidad de Desarrollo Tecnológico Calle 57 43-19 Armenia, Quindío
6.4. Asunto
6.4.1. Se recomienda escribirlo de dos a tres interlíneas libres de los datos del destinatario.
6.5. Saludo
6.5.1. Como saludo independiente, se escribe a una o dos interlíneas libres después del asunto.
6.6. Texto
6.6.1. Comienza a una o dos interlíneas libres del asunto o del saludo independiente, cuando lo hay. Se escribe a interlineado sencillo.
6.7. Despedida
6.7.1. Se escribe a una o dos interlíneas libres del texto.
6.8. Remitente y firmas responsables
6.8.1. Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar. La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre del remitente. Estos elementos se ubican de acuerdo con el estilo elegido.
6.9. Líneas especiales
6.10. Anexos
6.11. Copias
6.12. Identificación del transcriptor
6.13. Páginas subsiguientes
6.13.1. Se recomienda utilizar el encabezado como los que se presentan en el ejemplo.
6.14. Ejemplo
6.14.1. Margen izquierdo Margen derecho Ingeniero Luis Castañeda Londoño Cartagena, 17 de agosto de 2005 2 Señora Claudia B. de Montoya 05-08-17 2 Doctor Carlos Alberto Sandoval 41225 2