Ventajas y desventajas para hacer eficientes en los procesos de producción de un objeto o producto

1. Para entender la Gestión por procesos, podemos considerarla como un sistema cuyos elementos principales son: • Los procesos clave. • La coordinación y el control de su funcionamiento. • La gestión de su mejora. Sin duda, una organización que disponga de equipos de procesos altamente autónomos es más ágil, eficiente, flexible y emprendedora que las clásicas organizaciones funcionales burocratizadas. Además está más próxima y mejor dirigida hacia el cliente.

2. Especificación de responsables de los procesos. Normalmente, al estar distribuidas las actividades de un proceso entre diferentes áreas funcionales, lo habitual es que nadie se responsabilice del mismo, ni de sus resultados finales. • La gestión por procesos introduce la figura de propietario del proceso. El dueño del proceso es una persona que participa en sus actividades. Será esta persona la responsable última, teniendo control sobre el mismo desde el principio hasta el final. Generalmente este papel se asigna a un mando o directivo. • El propietario del proceso puede delegar este liderazgo en un equipo o en otra persona que conozca a fondo el proceso. En este caso, es vital que el dueño del proceso esté informado de las acciones y decisiones que afectan al proceso, ya que la responsabilidad no se delega.Especificación de responsables de los procesos. Normalmente, al estar distribuidas las actividades de un proceso entre diferentes áreas funcionales, lo habitual es que nadie se responsabilice del mismo, ni de sus resultados finales.• La gestión por procesos introduce la figura de propietario del proceso. El dueño del proceso es una persona que participa en sus actividades. Será esta persona la responsable última, teniendo control sobre el mismo desde el principio hasta el final. Generalmente este papel se asigna a un mando o directivo.• El propietario del proceso puede delegar este liderazgo en un equipo o en otra persona que conozca a fondo el proceso. En este caso, es vital que el dueño del proceso esté informado de las acciones y decisiones que afectan al proceso, ya que la responsabilidad no se delega

3. .Reducción de burocracia. • Ampliación de las funciones y responsabilidades del personal. Con frecuencia es necesario dotar de más funciones y de mayor responsabilidad al personal que interviene en el proceso, como medio para reducir etapas y acortar tiempos de ciclo. La implantación de estos cambios afecta fuertemente al personal, por lo que ha de ser cuidadosamente llevada a cabo para reducir la resistencia que pudiera darse en las personas implicadas. • Productividad del conjunto frente al individual (eficacia global frente a efectividad parcial). • Inclusión de actividades de valor añadido. Que incrementen la satisfacción del cliente del proceso. • Medir el grado de eficiencia de los procesos en cuanto a calidad y coste y relacionarla con el valor añadido percibido por el cliente. Para ello se identifican las necesidades de cliente externo y se orienta a la empresa hacia su satisfacción. • Organización en torno a resultados no a tareas: – Asignar responsabilidades personales a cada proceso. – Establecer en cada proceso indicadores de funcionamiento y objetivos de mejora. – Evaluar la capacidad del proceso para satisfacerlos. – Mantenerlos bajo control, reduciendo su variabilidad y dependencia de causas no aleatorias (utilizar los gráficos de control estadístico de procesos para hacer predecibles calidad y costo). – Mejorar de forma continua su funcionamiento global limitando su variabilidad común. – Medir el grado de satisfacción del cliente interno o externo y ponerlo en relación con la evaluación del desempeño personal. Desventajas de la gestión por procesosReducción de burocracia.• Ampliación de las funciones y responsabilidades del personal.Con frecuencia es necesario dotar de más funciones y de mayor responsabilidad al personal que interviene en el proceso, como medio para reducir etapas y acortar tiempos de ciclo. La implantación de estos cambios afecta fuertemente al personal, por lo que ha de ser cuidadosamente llevada a cabo para reducir la resistencia que pudiera darse en las personas implicadas.• Productividad del conjunto frente al individual (eficacia global frente a efectividad parcial).• Inclusión de actividades de valor añadido. Que incrementen la satisfacción del cliente del proceso.• Medir el grado de eficiencia de los procesos en cuanto a calidad y coste y relacionarla con el valor añadido percibido por el cliente. Para ello se identifican las necesidades de cliente externo y se orienta a la empresa hacia su satisfacción.• Organización en torno a resultados no a tareas:– Asignar responsabilidades personales a cada proceso.– Establecer en cada proceso indicadores de funcionamiento y objetivos de mejora.– Evaluar la capacidad del proceso para satisfacerlos.– Mantenerlos bajo control, reduciendo su variabilidad y dependencia de causas no aleatorias (utilizar los gráficosde control estadístico de procesos para hacer predecibles calidad y costo).– Mejorar de forma continua su funcionamiento global limitando su variabilidad común.– Medir el grado de satisfacción del cliente interno o externo y ponerlo en relación con la evaluación del desempeño personal.

4. Los objetivos definidos anteriormente representan la principal característica de la Gestión por Procesos: • Incrementar la eficacia. • Reducir costes. • Mejorar la calidad. • Reducir los tiempos y reducir así, los plazos de producción y entrega del servicio. Además, están presentes, en la gestión por procesos, otras características que la distinguen de otras estrategias y que suponen, en algunos casos, puntos de vista radicalmente novedosos con respecto a los tradicionales, como son las siguientes: • Identificar los procesos internos y documentarlos. Lo habitual en las organizaciones es que los procesos no estén identificados y, por consiguiente, no se documenten ni se delimiten. Permite identificar los procesos relacionados con los factores críticos para el éxito de la empresa. Tal y como ya se ha expuesto, hay varios departamentos y puestos de la organización funcional que intervienen en los procesos. Éstos no suelen percibirlos en su totalidad ni como conjuntos diferenciados ni, en muchos casos, interrelacionados.Los objetivos definidos anteriormente representan la principal característica de la Gestión por Procesos:• Incrementar la eficacia.• Reducir costes.• Mejorar la calidad.• Reducir los tiempos y reducir así, los plazos de producción y entrega del servicio.Además, están presentes, en la gestión por procesos, otras características que la distinguen de otras estrategias y que suponen, en algunos casos, puntos de vista radicalmente novedosos con respecto a los tradicionales, como son las siguientes:• Identificar los procesos internos y documentarlos. Lo habitual en las organizaciones es que los procesos no estén identificados y, por consiguiente, no se documenten ni se delimiten. Permite identificar los procesos relacionados con los factores críticospara el éxito de la empresa. Tal y como ya se ha expuesto, hay varios departamentos y puestos de la organización funcional que intervienen en los procesos. Éstos no suelen percibirlos en su totalidad ni como conjuntos diferenciados ni, en muchos casos, interrelacionados.

5. La Gestión por procesos es un sistema de gestión. Como en todos los sistemas de gestión, el principal objetivo es aumentar los resultados de la organización a través de la obtención de niveles superiores de satisfacción de sus clientes. También trata de incrementar la eficiencia a través de: • Reducción de costes internos innecesarios (actividades sin valor agregado). • Reducción de plazos (reducir tiempos de ciclo, es decir, de producción y entrega). • Mejorar la calidad y el valor percibido por los clientes.

6. Ventajas de la gestión por procesos Los objetivos definidos anteriormente representan la principal característica de la Gestión por Procesos: • Incrementar la eficacia. • Reducir costes. • Mejorar la calidad. • Reducir los tiempos y reducir así, los plazos de producción y entrega del servicio. Además, están presentes, en la gestión por procesos, otras características que la distinguen de otras estrategias y que suponen, en algunos casos, puntos de vista radicalmente novedosos con respecto a los tradicionales, como son las siguientes: • Identificar los procesos internos y documentarlos. Lo habitual en las organizaciones es que los procesos no estén identificados y, por consiguiente, no se documenten ni se delimiten. Permite identificar los procesos relacionados con los factores críticos para el éxito de la empresa. Tal y como ya se ha expuesto, hay varios departamentos y puestos de la organización funcional que intervienen en los procesos. Éstos no suelen percibirlos en su totalidad ni como conjuntos diferenciados ni, en muchos casos, interrelacionados. • Definición de objetivos. La descripción y definición operativa de los objetivos es una actividad propia de la gestión. A través de la gestión por procesos se definen explícitamente esos objetivos en términos del cliente. Esto permite orientar los procesos hacia la Calidad, es decir, hacia la satisfacción de necesidades y expectativas. • Analizar las limitaciones de la organización funcional vertical para mejorar la eficiencia de la empresa.

7. Reducción de etapas y tiempos. Generalmente existe una diferencia importante entre los tiempos de proceso y de ciclo. La gestión de procesos incide en los tiempos de ciclo, y en la reducción de las etapas, de manera que el tiempo total del proceso disminuye. • Simplificación. Intenta reducir el número de personas y departamentos implicados. El departamento es un eslabón de la cadena. • Reducción y eliminación de actividades sin valor añadido. Es frecuente encontrar que buena parte de las actividades de un proceso no aportan nada al resultado final. Puede tratarse de actividades de control, duplicadas o, simplemente, que se llevan a cabo porque surgieron, por alguna razón más o menos operativa en principio, pero que no han justificado su presencia en la actualidad. La gestión por procesos cuestiona estas actividades dejando perdurar las estrictamente necesarias, como aquellas de evaluación imprescindibles para controlar el proceso o las que deban realizarse por cumplimiento de la legalidad y normativa vigente.