1. Funcionalidades
1.1. Finanzas
1.1.1. Generacion de informacion financiera
1.1.1.1. Esta funcionalidad permite a las organizaciones obtener información financiera de la compañía, tal como los costos de operación, la rentabilidad de negocios, los gastos financieros, entre otras
1.1.2. Tributaria
1.1.2.1. Esta funcionalidad esta diseñara específicamente para soportar la generación de informes frecuentes que una compañía debe presentar a entes de regulación y control, como lo es la DIAN o la SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
1.1.3. Gestión de CXC
1.1.3.1. Esta funcionalidad permite que las organizaciones planifiquen, y controlen el ingreso de bienes a la compañía, permite gestionar, compromisos de pago, cupos de crédito, proyecciones de recaudo, deterioros de cartera, entre otros
1.1.4. Gestión de CXP
1.1.4.1. Para el caso de las cuentas por pagar, es ERP permite realizar una gestión controlada en términos de valores y tiempos para la realización de compromisos financieros como lo pueden ser los pagos a proveedores, pagos de nomina, créditos financieros, impuestos, entre otros.
1.1.5. Planeación y control presupuestal
1.1.5.1. Las organizaciones utilizan esta funcionalidad como un pilar de la planeación y control de las operaciones. En la etapa de elaboración presupuestal las compañías planifican los resultados y las operaciones a realizar para obtener unos objetivos definidos. Durante la realización de dichas operaciones las compañías monitorean el comportamiento por medio de la ejecución y seguimiento presupuestal
1.2. Cadena de abastecimiento
1.2.1. Planeación de abastecimiento
1.2.1.1. Los ERP ofrecen una funcionalidad MRP, que permite planificar la necesidad de los recursos necesarios para la fabricación de productos terminados, con el fin de cumplir una demanda
1.2.2. Seguimiento y control de compras
1.2.2.1. Por medio de esta funcionalidad las organizaciones pueden determinar que materiales o recursos se encuentran en etapa de compra y adicional pueden analizar variaciones en precios de compra
1.2.3. Seguimiento y control de inventarios
1.2.3.1. En esta funcionalidad se pueden encontrar herramientas tales como, stocks de inventarios, kardex de mercancías, ubicaciones de almacenamiento, rotación de inventarios, vidas utilices, entro otros
1.2.4. Planeación de distribución
1.2.4.1. Esta funcionalidad permite que las organizaciones optimicen sus procesos de distribución haciendo un análisis de las ventas de la compañía, la georreferenciación, rutas lógicas y tiempos de entrega
1.3. Producción
1.3.1. Planeacion de produccion
1.3.1.1. Por medio de esta funcionalidad las organizaciones determinan las necesidades en cuanto a materiales, maquinaria, mano de obra, entre otras, son necesarias para cumplir con las necesidades de la demanda
1.3.2. Órdenes de producción
1.3.2.1. Esta funcionalidad permite que el área de producción indique las operaciones productivas que se deben realizar para cumplir con el plan maestro de producción, dichas ordenes permiten costear las producciones ejecutadas y las variaciones de acuerdo con la planeación
1.3.3. Costos de producción
1.3.3.1. Los costos de producción son calculados con base en las operaciones de producción que son calculados por medio de las ordenes de producción. estos son analizados frecuentemente para determinar causas de las variaciones y oportunidades de mejora en la operación
1.3.4. Eficiencias fabriles
1.3.4.1. Esta funcionalidad permite a la organización cuantificar el resultado de las operaciones productivas y determinar si se encuentran dentro de un rango tolerable. Estas mediciones se encuentran relacionadas con los costos de producción y al igual que ellos permiten identificar oportunidades de mejora en los procesos de producción
1.4. Ventas
1.4.1. Planeación y seguimiento de ventas
1.4.1.1. Por medio de esta funcionalidad las organizaciones determinan las cantidades y valores que esperan vender en determinado tiempo, con las cuales se fijan metas tanto financieras como operacionales
1.4.2. Análisis de ventas
1.4.2.1. Por medio de esta funcionalidad se verifica el comportamiento de las ventas con respecto a la planeación y se identifican oportunidades de mercado y variaciones con respecto a la planificación
1.4.3. Servicio al cliente
1.4.3.1. Esta funcionalidad permite a las organizaciones realizar un seguimiento a potenciales clientes o a las PQRS que se generan por parte de los clientes actuales
1.4.4. Estrategias de marketing
1.4.4.1. Los ERP han ampliado las funcionalidades de mercadeo, brindando herramientas CRM para que las areas comerciales puedan mejorar la planeación y control de recursos utilizados en el aspecto comercial, tales como material publicitario, bonificaciones, incentivos comerciales, actividades de impulso, entro otras
1.5. RR.HH
1.5.1. Nomina
1.5.1.1. Esta funcionalidad se encarga de cuantificar las remuneraciones salariales y no salariales de los trabajadores de una organización
1.5.2. Estructura organizacional
1.5.2.1. Los sistemas permiten categorizar a los empleados con el fin de determinar escalas salariales.
1.5.3. Planes de desarrollo
2. Tipos de ERP
2.1. Segun su diseño
2.1.1. Preparametrizado
2.1.1.1. Estas clases de ERP implica que, antes de ser implantadas, pueden adaptarse al sector al que pertenece la empresa, amoldándose desde el minuto uno a sus necesidades específicas, atendiendo no solo a su tamaño y demás características propias, sino también al mercado en el que opera.
2.1.2. A medida
2.1.2.1. En este primer caso, se elabora desde cero para una determinada compañía adaptándose a todas sus necesidades y circunstancias.
2.1.3. Estándar o genérico
2.1.3.1. Este tipo de ERP está diseñado en base a una serie de módulos estándar de forma que es más sencillo de instalar y suele ser escalable, de manera que, si las necesidades de la empresa cambian y aumentan, el ERP se adapta.
2.2. Según su versatilidad
2.2.1. Vertical
2.2.1.1. Muy similar al preparametrizado, este tipo de ERP está diseñado pensando en las especificaciones del sector al que pertenece la empresa, por lo que es capaz de cubrir las necesidades de cualquier compañía, independientemente del sector en el que opere. Entre las entidades que suelen recurrir a estos tipos de software ERP, que aceleran el cumplimiento de objetivos, se encuentran los centros sanitarios.
2.2.2. Horizontal
2.2.2.1. Esta modalidad de software, en analogía con los genéricos, está pensada para planificar y gestionar los procesos empresariales más habituales, por lo que sirve, en principio, para cualquier empresa. No obstante, se necesitan mayores recursos que en el caso de un sistema vertical para adaptarlos.
2.3. Según su instalación
2.3.1. El primero se instala directamente en la empresa;
2.3.2. El segundo está instalado en la nube, lo que tiene la ventaja de que se puede utilizar desde cualquier lugar y momento, siempre y cuando haya conexión a Internet.
3. Como implementarlo
3.1. Análisis de procesos internos
3.1.1. Esta etapa trata de definir los procesos internos de una organización para identificar las posibles oportunidades y necesidades de sistematización
3.2. Definicion de alcance del ERP
3.2.1. En esta fase es importante determinar cuales son los procesos que serán soportados por el ERP d acuerdo con el análisis anterior
3.3. Sistematización de procesos
3.3.1. Trata de configurar los procesos de la organización por medio del sistema ERP, estos de acuerdo con el alcance
3.4. Puesta en marcha en ambientes de prueba
3.4.1. En esta fase se realizan pruebas de la sistematización de procesos con el fin de corroborar el correcto funcionamiento del sistema
3.5. Lanzamiento
3.5.1. Es habilitar la configuración de procesos sistematizados en el ambiente de producción real
3.6. Soporte y correcciones
3.6.1. al iniciar con las operaciones en ambientes de producción reales siempre surgen inconvenientes imprevistos, por lo cual es importante preparar una etapa de transición en la cual se soportara la operación y se ajustara el sistema para lograr su objetivo inicial
4. Que es
4.1. ERP son las siglas en inglés de "planificación de recursos empresariales", por lo que un ERP puede definirse como un sistema que ayuda a automatizar y administrar los procesos empresariales de distintas áreas: finanzas, fabricación, venta al por menor, cadena de suministro, recursos humanos y operaciones.
5. Para que sirve
5.1. Optimización de los procesos
5.1.1. La coherencia, homogeneidad de los datos e interacción entre las distintas áreas de la empresa desde una única herramienta, permite mejorar el desempeño (eficiencia y eficacia) de la organización
5.1.1.1. Base de datos centralizada y con facilidad de generación de informes
5.1.1.2. Gestión Interna de la empresa e integración de todos los departamentos
5.2. Mejora la toma de decisiones
5.2.1. La centralización de la información, aumento de su calidad y disponibilidad en tiempo real, agilizan y mejoran extraordinariamente los tiempos de respuesta
5.2.1.1. Sistemas Iniciales para soporte de decisiones
5.2.1.2. Agiliza el flujo de los procesos y reducción de los costes del proceso
5.3. Seguridad de datos
5.3.1. Todos los datos de la empresa se encuentran en un único contenedor (base de datos) y su acceso protegido y restringido por usuario, facilita y simplifica las labores de mantenimiento y backup
5.3.1.1. Cantidad de Usuarios Limitada
5.3.1.2. Módulos de configuraciones y parámetros
5.3.1.3. Restricciones del Sistema
5.4. Mayor control y trazabilidad
5.4.1. Cualquier interacción en el ERP queda registrada, permitiendo realizar un seguimiento exhaustivo o auditoría del dato, proceso o documento
5.4.1.1. Comunicación entre clientes y proveedores
5.4.1.2. Es posible centralizar y darle seguimiento a los pedidos de los clientes (desde que se solicita hasta la entrega de la mercancía)
5.5. Automatización de tareas
5.5.1. Las tareas periódicas o repetitivas (informes, seguimientos, comunicaciones, reclamaciones, etc.) pueden automatizarse para reducir al mínimo la dedicación de recursos y centrarse en aquellas más productivas.
5.5.1.1. Intercambio de datos usando Internet
5.5.1.2. Manejo de interfaces de programación con interoperabilidad con otras aplicaciones
6. Costos de un ERP
6.1. Soporte
6.1.1. Algunas organizaciones incurren en costos de mano de obra interna o externa para el soporte, mantenimiento y diseño de los sistemas ERP
6.2. Infraestructura
6.2.1. Los costos de infraestructura hacen referencia a los equipos que se requieren para el funcionamiento del ERP. un ejemplo de ellos pueden ser servidores que son utilizados para almacenamiento de información de las bases de datos
6.3. Licencias
6.3.1. Algunos ERP requieren de renovación de licencias para el uso de sistemas