Valoración Documental
作者：VALERIA GARCIA ZAPATA
1. Documento Ofimático: Documentos de procesadores de texto, hojas de cálculo, etc. producidos con distintos programas o paquetes de software y diferentes versiones de un mismo software
2. Expediente electrónico: producidos ,recibidos durante el desarrollo de trámite procedimiento, acumulados por una persona, administrativa, vinculados, relacionados entre sí.
2.1. Componentes
2.1.1. Documentos electrónicos
2.1.2. Índice
2.1.3. Firma
2.1.4. Metadatos
2.2. Cierre del Expediente Electrónico Cuando finalice la actuación, procedimiento administrativo, la autoridad deberá cerrar el expediente, actualizar el índice y firmarlo.
3. Foliación electrónica: asociación de un documento electrónico a un índice electrónico en un mismo expediente electrónico.
3.1. Requisitos para la foliación: entidades públicas deberán implementar mecanismos, foliado de documentos electrónicos de archivo garantizando integridad, autenticidad del expediente y documentos que lo conforman.
4. Índice Electrónico: objeto digital establecen, identifican documentos electrónicos que componen expediente, ordenados de manera cronológica.
4.1. Generar cada vez que se asocie un documento electrónico al expediente y se deberá firmar al cierre del expediente
4.2. firmar digitalmente al cierre del expediente, sin perjuicio de garantías de seguridad de información que deberán adoptar entidades públicas durante etapa de tramitación.
5. Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
5.1. Documento de Apoyo: carácter general, temporal y solamente informativos
5.2. Documento Copia: ejemplar de un documento contiene el texto del original.
5.3. Documento borrador: provisional, preparatorio, previo al ejemplar original,
5.4. Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida en razón de sus funciones.
5.4.1. Etapas: Creación,tramite,Difusión, Administración
6. Ciclo vital de los documentos
6.1. Archivo de Gestión y Archivo central
6.1.1. Valores primarios
6.2. Archivo histórico
6.2.1. Valores secundarios
7. Archivo de Gestión
8. Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.
9. Unidad documental: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite
10. Gestión documental:actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación.
10.1. Procesos
10.1.1. Planeación Producción Gestión y Tramite Organización Transferencia Disposición o Consulta Conservación y Preservación a largo Plazo Valoración
11. Gestión Documental Electrónica
12. Ciclo de vida del Documento Electrónico
12.1. Apertura
12.2. Gestión
12.3. Cierre
12.4. Cumplimiento del tiempo de retención
12.5. Disposición final
13. Documento electrónico: información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.
14. Documento Digitalizado: representación digital, obtenida a partir de un documento registrado en un medio o soporte físico, mediante un proceso de digitalización.
15. Documento Electrónico de Archivo: información generada, recibida, almacenada, comunicada por medios electrónicos.
15.1. Estructura
15.1.1. Estructura lógica
15.1.1.1. Contenido (Datos),datos de identificación, Metadatos.
15.1.2. Estructura física
15.1.2.1. Software de creación, medios de almacenamiento y reprodución,Formato.
15.2. Características
15.2.1. autenticidad
15.2.2. Integridad
15.2.3. Fiabilidad
15.2.4. Dispodibilidad