1. IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO
1.1. Selección del Proyecto
1.1.1. • Herramientas de planificación de la calidad y el despliegue de la función de calidad pueden ser útiles para establecer el proceso de selección.
1.1.2. • Los criterios de selección de proyectos deben avanzar los objetivos organizacionales y considerar la definición precisa del problema y sus medidas de impacto.
1.1.3. • Para la selección de proyectos es necesaria la participación de varios miembros clave.
1.1.4. • Los proyectos con la mayor contribución reciben la mayor prioridad y son juzgados según criterios de viabilidad para determinar su factibilidad.
1.2. Elementos del Proceso
1.2.1. • Cada proceso tiene insumos y salidas.
1.2.2. • Los procesos a menudo están compuestos por subprocesos más pequeños.
1.2.3. • Los insumos tradicionalmente son hombre, material, métodos/máquinas, medio ambiente, gestión, dinero y sistema de medición.
1.2.4. • Las salidas suelen ser productos o servicios.
2. VOZ DEL CONSUMIDOR (VOC)
2.1. Identificación del cliente
2.1.1. • Los clientes pueden ser internos y externos.
2.1.2. • Es importante establecer los límites del proyecto para facilitar la identificación de los clientes.
2.1.3. • Se deben incluir a los stakeholders que estén fuera de la organización directa, como los compradores, las agencias gubernamentales, los vecinos y los grupos comunitarios.
2.1.4. • Se deben utilizar herramientas como el brainstorming, el SIPOC, los datos de análisis de marketing y el seguimiento de los productos o servicios para identificar a los clientes.
2.1.5. • Los clientes pueden ser agrupados por segmentos, según sus necesidades y características, como edad, ubicación geográfica y tipo de industria.
2.1.6. • Cuando se proponen cambios en el proyecto o proceso, se debe consultar a los clientes internos y externos.
2.2. Datos del Cliente
2.2.1. • Preguntar al cliente para saber sus necesidades y deseos, esto es clave para el éxito del proyecto.
2.2.2. • Los expertos pueden equivocarse por lo que no se debe asumir los hechos.
2.2.3. Herramientas para recopilar datos del cliente • Voz del cliente (VOC) • Encuestas • Despliegue de funciones de calidad (QFD) • Entrevistas • Grupos focales
2.2.4. • Método estadísticamente válido para recopilar datos del cliente es la selección aleatoria de un grupo de clientes.
2.2.5. • Hablar con las personas para obtener información sobre los obstáculos en el sistema actual.
3. ASPECTOS BÁSICOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS
3.1. Project Charter
3.1.1. • Permite establecer los propósitos del proyecto y sirve de ayuda al equipo a mantenerse enfocado en los objetivos de la organización.
3.1.2. • Debe contener una declaración del problema, el propósito, los beneficios, el alcance y los resultados.
3.1.3. • Es clave para monitorear y mantener informados sobre cómo y cuándo se realizará un proyecto.
3.1.4. • La planificación efectiva requiere ciertas habilidades en el procesamiento de información, comunicación, negociaciones de recursos, aseguramiento de compromisos, planificación,etc.
3.2. Alcance del proyecto
3.2.1. • Garantiza una comprensión común del trabajo del equipo de proyecto y sus recursos asociados
3.2.2. • Define claramente los límites del proyecto
3.2.3. • Ayuda a enfocar el proyecto en la declaración del problema
3.2.4. • Permite definir el alcance del proyecto mediante el uso de herramientas como SIPOC, brainstorming y Pareto charts
3.2.5. • Sirve como base para el seguimiento y control del proyecto
3.3. Métricas del Proyecto
3.3.1. • Son esenciales para un proyecto exitoso
3.3.2. • Deben estar vinculadas con los objetivos del proyecto y los beneficios empresariales
3.3.3. • Una métrica común es el porcentaje de trabajo realizado a tiempo y dentro del presupuesto.
3.3.4. • Las mediciones deben comenzar temprano en el proceso para establecer una línea base y motivar a los equipos
3.3.5. • Las métricas comúnmente se vinculan con un proyecto específico y se manifiestan como indicadores de rendimiento.
3.4. Herramientas de planificación de proyectos
3.4.1. • Cartas de proyecto, planes de gestión de proyectos, gráficos de hitos, gráficos de Gantt, horarios de proyectos, declaraciones o viñetas de objetivos y metas, entre otros.
3.4.2. • La documentación del proyecto se controla y mantiene actualizada durante el ciclo de vida del proyecto.
3.4.3. • Se puede utilizar Excel y listar las fechas previstas del proyecto o crear un diagrama de flujo y asignar algunas fechas previstas.
3.5. Documentación del Proyecto
3.5.1. • Deben ser cortos de hasta 2 páginas.
3.5.2. • La documentación usualmente incluye objetivos, patrocinadores, planes y horarios, hitos, presupuesto, límites, roles, entregables y métricas de desempeño.
3.5.3. • Las herramientas gráficas como los diagramas de flujo y los storyboards pueden ayudar en la evaluación y seguimiento del proyecto.
3.5.4. • Los storyboards se utilizan para mostrar imágenes antes y después de un proyecto y a menudo se dividen en cinco secciones de define, measure, analyze, improve, and control (DMAIC).
3.6. Análisis de riesgos del proyecto
3.6.1. • Se realiza durante la planificación del proyecto para identificar posibles riesgos y cómo mitigarlos.
3.6.2. • Se pueden utilizar herramientas como SWOT, matriz de prioridad de riesgos, FMEA y fórmula de ganancia esperada.
3.6.3. • Se deben considerar aspectos como objetivos, cronograma, recursos, seguridad, fiabilidad y expectativas del cliente al identificar riesgos.
3.6.4. • La evaluación de riesgos implica determinar la probabilidad y la gravedad del impacto.
3.6.5. • Después de identificar riesgos, se deben tomar medidas para mitigarlos y verificar que las medidas tomadas sean efectivas.
3.6.6. • Un sistema de gestión de riesgos puede ayudar a prevenir problemas y mejorar la calidad del proyecto.
3.7. Cierre del proyecto
3.7.1. • El cierre del proyecto es un paso final para asegurarse de que el proyecto cumplió con sus objetivos y que toda la documentación necesaria está completa y almacenada adecuadamente.
3.7.2. • Sirve para medir el cumplimiento del proyecto.
3.7.3. • Se debe analizar las medidas del proyecto para comprobar la efectividad.