1. Derularea cursurilor cu formatori (inclusiv cursuri de tip eLearning)
1.1. Selecția formatorilor participanți la curs
1.1.1. Pagina principală de selecție a formatorilor
1.1.1.1. Formatorii pot fi selectați în vederea participării la seminare atât din contul coordonatorului (implicit), cât și din contul de administrare. Acest lucru se face la coordonator din secțiunea Selecție formatori, iar la administrator în modulul Administrare Formatori -> Selecție formatori În pagina de selecție a formatorilor pentru curs apar materiile asociate tematicii cursului, lista de formatori pentru care se vor înregistra refuzurile de a participa la curs (formatori care au optat pentru curs dar nu se mai prezintă), precum și calea prin care pot fi selectați formatori excepționali (butonul verde: Adaugă formator excepțional)
1.1.1.1.1. foto
1.1.2. Selecția formatorilor din lista extinsă
1.1.2.1. Se va face pentru fiecare materie în parte. Formatorii apar inițial în liste diferite: cei care au optat, respectiv cei care nu au optat, dar au materia respectivă în profil. Ambele liste sun ordonate după criteriile stabilite la nivelul SNG. Formatorii care nu au optat, dar care sunt selectați vor apărea într-o listă separată.
1.1.2.1.1. Selecția formatorilor care au optat
1.1.2.1.2. Selecția formatorilor din lista extinsă, care nu au optat, dar care au materia necesară în profil
1.1.3. Selecția formatorilor excepționali
1.1.3.1. Se poate face din pagina principală de selecție a formatorilor. Selecția implică doi pași: selectarea formatorului (ceea ce duce la includerea lui în lista de formatori ai cursului), urmată de alegerea materiei/materiilor pentru care poate fi selectat. Dacă formatorul selectat în acest fel nu mai poate veni la seminar, atunci se va reinițializa selecția, cu actualizarea numărului de participări ale sale la activitățile de formare.
1.2. Înscrierea cursanților
1.2.1. Cursanții care au cont pe platformă se pot înscrie singuri, conform calendarului stabilit pentru înscriere. Totuși, în cazuri excepționale, cursanții pot fi înscriși și de către coordonatorii cursurilor.
1.3. Comunicarea cu cursanții
1.3.1. Se poate face prin secțiunile: Anunțuri sau Forum
1.4. Conținutul cursului
1.4.1. Conținuturile cursurilor sunt arhive exportate în format SCORM. Ele se vor încărca în platforma Moodle dedicată, urmând calea din secțiunea Curs a paginii principale a seminarului (cursului)
1.5. Testarea cursanților
1.5.1. Testarea - în prezent
1.5.1.1. Pentru testare sunt configurate 2 tipuri de teste în platformă: Testare inițială și testare finală. Fiecare test se construiește direct în platformă, astfel: - definirea testului (denumire, durata, tip test: inițial sau final); - pentru fiecare item se vor alege: o tipul (pot fi aleși și itemi construiți anterior, din Colecția de întrebări) • alegere multiplă (răspuns unic) • alegere multiplă (răspunsuri multiple) • completează câmpurile • potrivire • răspuns liber • încarcă document o punctaj; - publicarea testului. După publicare, itemii nu mai pot fi modificați.
1.5.1.2. Cursanții vor da testele în conturile lor. După finalizare, vor primi un punctaj parțial pentru itemii corectați automat în platformă (cei obiectivi). Notă: testul final nu poate fi susținut dacă nu au fost completate și trimise chestionarele de evaluare pentru curs (atât cel de evaluare a cursului, cât și cel de evaluare a coordonatorului).
1.5.1.3. Coordonatorul cursului va corecta itemii semiobiectivi sau subiectivi. De asemenea, platforma permite și recorectarea itemilor obiectivi. La finalizarea corectării, punctajul obținut va fi transmis în contul cursantului.
1.5.1.4. Ulterior corectării testului final, în contul coordonatorului se va putea emite adeverința de participare la curs.
1.5.1.5. Update (31.03) - Testele pot fi imprimate din platformă (contul coordonatorului) cu siglele specifice șablonului cursului. Se pot imprima doar separat :(
1.5.2. Testare - Proiect în așteptare
1.5.2.1. Identitate vizuală – proiecte - Este necesară utilizarea șablonului cu sigle la generare pdf pentru teste (în proiecte este o cerință obligatorie, pentru respectarea identității vizuale); în afară de sigle, există și cerințe legate de fontul utilizat (de ex., în proiectele POCA, se utilizează fontul Trebuchet MS) - Este utilă generarea unui singur fișier pdf cu toate testele
1.5.2.2. Funcționalitatea de testare inițială În fiecare curs (corespunzând unei acțiuni/unui seminar) de pe platformă va fi adăugată posibilitatea susținerii offline a testării inițiale, la decizia coordonatorului; În acest caz, în contul de coordonator va exista o secțiune în care acesta va putea completa notele obținute de fiecare cursant. De asemenea, trebuie să existe posibilitatea ca un curs să se finalizeze fără a susține vreo testare inițială, online sau offline - eventual, o bifă pentru selecția opțiunii: Acest curs nu necesită testare. În acest caz, în rapoartele aferente seminarului, ca și în raportările anuale, vor ajunge doar date privind participarea la acțiunea de formare sau date privind testarea finala.
1.5.2.3. Funcționalitatea de testare finală În fiecare curs (corespunzând unei acțiuni/unui seminar) de pe platformă va fi adăugată posibilitatea susținerii offline a testării finale, la decizia coordonatorului, indiferent de completarea sau nu a sondajelor. În acest caz, în contul de coordonator va exista o secțiune în care acesta va putea completa notele obținute de fiecare cursant și nu va mai exista condiția completării anterioare a chestionarelor de evaluare aferente seminarului . După validarea completării, fluxul urmat va fi identic cu cel al testării online: convertire note în calificative, completare catalog, emitere adeverințe. De asemenea, trebuie să existe posibilitatea ca un curs să se finalizeze fără a susține vreo testare finală, online sau offline - eventual, o bifă pentru selecția opțiunii: Acest curs nu necesită testare. În acest caz, în rapoartele aferente seminarului, ca și în raportările anuale, vor ajunge doar date privind participarea la acțiunea de formare.
1.5.2.4. Ordonare În contul de coordonator, în secțiunile dedicate testărilor, cursanții vor fi ordonați alfabetic
1.5.2.5. Vizualizare teste de către formatori Extinderea drepturilor acordate formatorilor în cadrul cursurilor create pe platformă (fie pe centru, fie curs de tip eLearning) cu privire la accesarea secțiunii Teste (drept de vizibilitate a testului inițial și a celui final pentru fiecare cursant în parte)
1.5.2.6. Vizualizare teste de către cursanți După corectare, în fiecare test există butonul Salvează și Trimite; (pentru cineva nefamiliarizat cu platforma nu e foarte clar cui se trimit). Propunem schimbarea etichetei în Salvează și Trimite cursantului
1.6. Evaluări pentru activitatea de formare
1.6.1. Evaluări cu completarea chestionarelor online
1.6.1.1. Evaluarea cursului
1.6.1.1.1. Centralizarea chestionarelor de evaluare a seminarului de către participanți (cursanți) - Anexa A1
1.6.1.1.2. Centralizarea chestionarelor de evaluare a seminarului de către formatori - Anexa B1
1.6.1.2. Evaluarea formatorilor
1.6.1.2.1. Centralizarea chestionarelor de evaluare a formatorilor (pentru fiecare materie în parte, dacă au fost selectați pentru mai multe materii) de către participanți (cursanți) - Anexa C1
1.6.1.2.2. Formularul de evaluare a formatorilor (pentru fiecare materie în parte, dacă au fost selectați pentru mai multe materii) de către coordonator - Anexa EC
1.6.2. Evaluări completate offline
1.6.2.1. În fiecare curs (corespunzând unei acțiuni/unui seminar) de pe platformă va fi adăugată posibilitatea completării offline a chestionarelor, la decizia coordonatorului. În acest caz, în contul de coordonator va exista o secțiune în care acesta vor putea completa centralizările acestor chestionare, iar testarea finală nu va mai fi condiționată de completarea lor. După validarea completării, fluxul urmat va fi identic cu cel al completării chestionarelor din conturile participanților la seminar: rapoarte corespunzătoare seminarului, rapoarte anuale, rapoarte transmise formatorilor (trimiterea chestionarelor completate de către coordonator) etc. ! Probabil va fi necesar un nou tip de curs pentru acest demers, motiv pentru care va fi necesară stabilirea din timp a situațiilor când se decide acest mod de lucru.
1.6.2.2. Update (31.03.2023) - A fost făcut update pe platformă cu această funcționalitate. La crearea cursului se va bifa posibilitatea completării offline a chestionarelor. În contul coordonatorului se pot completa direct centralizate, pentru fiecare tip de chestionar în parte.
1.6.2.2.1. ToDo: Procedura de completare a centralizărilor
1.7. Raportul acțiunii de formare
1.7.1. Cazul completării online a chestionarelor
1.7.1.1. Raportul conține atât secțiuni editabile, cât și secțiuni în care se preiau automat date din baza de date (detalii legate de identificarea cursului, a formatorilor, precum și centralizările chestionarelor de evaluare, atât pentru curs, cât și pentru formatori). Completarea secțiunilor editabile ale raportului se va face în secțiunea Rapoarte->Raport acțiune de formare editabil. După completare, șablonul va trebui actualizat. Ulterior, la accesarea secțiunii Raport Acțiune Formare Complet, se va genera Raportul acțiunii de formare, descărcabil în format pdf sau docx. ! Pentru cazul în care apar blocaje la generarea acestuia din urmă (din cauza numărului mare de înregistrări necesare centralizărilor de chestionare), vor putea fi descărcate separat raportul editabil (care poate fi exportat și în format pdf), însoțit de anexele necesare (Anexa A1, Anexa B1, Anexa C1, Anexa EC, ultimele două fiind disponibile pentru fiecare formator, cu fiecare materie la care a fost selectat în cadrul seminarului).
1.7.2. Cazul completării offline a chestionarelor
1.7.2.1. În fiecare curs (corespunzând unei acțiuni/unui seminar) de pe platformă va fi adăugată posibilitatea completării offline a chestionarelor, la decizia coordonatorului. În acest caz, în contul de coordonator va exista o secțiune în care acesta va putea completa centralizările acestor chestionare, iar testarea finală nu va mai fi condiționată de completarea acestor chestionare. După validarea completării, fluxul urmat va fi identic cu cel al completării chestionarelor din conturile participanților la seminar: rapoarte corespunzătoare seminarului, rapoarte anuale, rapoarte transmise formatorilor (trimiterea chestionarelor completate de către coordonator) etc.
1.7.2.1.1. Cum rapoartele se pot completa direct centralizat, ele nu mai sunt generate cu date din baza de date, deci nu mai pot fi trimise separat formatorilor. Nici raportul final al seminarului nu se mai generează automat.
1.7.2.2. Update (31.03.2023) - A fost făcut update pe platformă cu această funcționalitate. La crearea cursului se va bifa posibilitatea completării offline a chestionarelor. În contul coordonatorului se pot completa direct centralizate, pentru fiecare tip de chestionar în parte.
1.7.2.2.1. ToDo: Procedura de completare a centralizărilor
2. Derularea cursurilor de tip eLearning simplu (fără formator)
2.1. Crearea și publicarea listei de cursuri
2.1.1. Este făcută la lansarea întregului catalog de cursuri de formare, în contul de administrare
2.2. Înscrierea cursanților
2.2.1. Cursanții care au cont pe platformă se pot înscrie singuri, conform calendarului stabilit pentru înscriere. Totuși, în cazuri excepționale, cursanții pot fi înscriși și de către coordonatorii cursurilor.
2.3. Comunicarea cu cursanții
2.3.1. Se poate face prin secțiunile: Anunțuri sau Forum
2.4. Încărcarea conținuturilor de curs
2.4.1. Conținuturile cursurilor sunt arhive exportate în format SCORM. Ele se vor încărca în platforma Moodle dedicată, urmând calea din secțiunea Curs a paginii principale a seminarului (cursului)
2.5. Testarea cursanților
2.5.1. Testarea - în prezent
2.5.1.1. Pentru testare sunt configurate 2 tipuri de teste în platformă: Testare inițială și testare finală. Fiecare test se construiește direct în platformă, astfel: - definirea testului (denumire, durata, tip test: inițial sau final); - pentru fiecare item se vor alege: o tipul (pot fi aleși și itemi construiți anterior, din Colecția de întrebări) • alegere multiplă (răspuns unic) • alegere multiplă (răspunsuri multiple) • completează câmpurile • potrivire • răspuns liber • încarcă document o punctaj; - publicarea testului. După publicare, itemii nu mai pot fi modificați.
2.5.1.2. Cursanții vor da testele în conturile lor. După finalizare, vor primi un punctaj parțial pentru itemii corectați automat în platformă (cei obiectivi). Notă: testul final nu poate fi susținut dacă nu au fost completate și trimise chestionarele de evaluare pentru curs (atât cel de evaluare a cursului, cât și cel de evaluare a coordonatorului).
2.5.1.3. Coordonatorul cursului va corecta itemii semiobiectivi sau subiectivi. De asemenea, platforma permite și recorectarea itemilor obiectivi. La finalizarea corectării, punctajul obținut va fi transmis în contul cursantului.
2.5.1.4. Ulterior corectării testului final, în contul coordonatorului se va putea emite adeverința de participare la curs.
2.5.2. Testare - Proiect în așteptare
2.5.2.1. Identitate vizuală – proiecte - Este necesară utilizarea șablonului cu sigle la generare pdf pentru teste (în proiecte este o cerință obligatorie, pentru respectarea identității vizuale); în afară de sigle, există și cerințe legate de fontul utilizat (de ex., în proiectele POCA, se utlizează fontul Trebuchet MS) - Este utilă generarea unui singur fișier pdf cu toate testele
2.5.2.1.1. Update (31.03) - Problema legată de sigle a fost rezolvată la update.
2.5.2.2. Funcționalitatea de testare inițială În fiecare curs (corespunzând unei acțiuni/unui seminar) de pe platformă va fi adăugată posibilitatea susținerii offline a testării inițiale, la decizia coordonatorului; În acest caz, în contul de coordonator va exista o secțiune în care acesta va putea completa notele obținute de fiecare cursant. De asemenea, trebuie să existe posibilitatea ca un curs să se finalizeze fără a susține vreo testare inițială, online sau offline - eventual, o bifă pentru selecția opțiunii: Acest curs nu necesită testare. În acest caz, în rapoartele aferente seminarului, ca și în raportările anuale, vor ajunge doar date privind participarea la acțiunea de formare sau date privind testarea finala.
2.5.2.3. Funcționalitatea de testare finală În fiecare curs (corespunzând unei acțiuni/unui seminar) de pe platformă va fi adăugată posibilitatea susținerii offline a testării finale, la decizia coordonatorului, indiferent de completarea sau nu a sondajelor. În acest caz, în contul de coordonator va exista o secțiune în care acesta va putea completa notele obținute de fiecare cursant și nu va mai exista condiția completării anterioare a chestionarelor de evaluare aferente seminarului . După validarea completării, fluxul urmat va fi identic cu cel al testării online: convertire note în calificative, completare catalog, emitere adeverințe. De asemenea, trebuie să existe posibilitatea ca un curs să se finalizeze fără a susține vreo testare finală, online sau offline - eventual, o bifă pentru selecția opțiunii: Acest curs nu necesită testare. În acest caz, în rapoartele aferente seminarului, ca și în raportările anuale, vor ajunge doar date privind participarea la acțiunea de formare.
2.5.2.4. Ordonare În contul de coordonator, în secțiunile dedicate testărilor, cursanții vor fi ordonați alfabetic
2.5.2.5. Vizualizare teste de către formatori Extinderea drepturilor acordate formatorilor în cadrul cursurilor create pe platformă (fie pe centru, fie curs de tip eLearning) cu privire la accesarea secțiunii Teste (drept de vizibilitate a testului inițial și a celui final pentru fiecare cursant în parte)
2.5.2.6. Vizualizare teste de către cursanți După corectare, în fiecare test există butonul Salvează și Trimite; (pentru cineva nefamiliarizat cu platforma nu e foarte clar cui se trimit). Propunem schimbarea etichetei în Salvează și Trimite cursantului
2.6. Evaluarea cursului
2.6.1. Chestionarul de evaluare a seminarului (secțiunea Sondaje)
2.6.1.1. Configurare și trimitere către cursanți
2.6.1.2. Completarea chestionarelor (Anexa A)
2.6.1.3. Centralizarea chestionarelor (Anexa II A1)
2.6.2. Chestionarul de evaluare a instructorului (coordonatorul cursului) - secțiunea Sondaje
2.6.2.1. Configurare și trimitere către cursanți
2.6.2.2. Completarea chestionarelor (Anexa C)
2.6.2.3. Centralizarea chestionarelor (Anexa II C1)
2.6.3. Raportul acțiunii de formare (II)
2.6.3.1. Momentan, în el sunt definite secțiunile, părțile editabile, la care se pot atașa Anexele A1 și C1 obținute anterior. Urmează centralizarea tuturor într-un singur raport.
3. Inițializare - configurări la început de an (în contul de administrare)
3.1. Lista de tematici
3.1.1. Tematicile cursurilor sunt cele din programul de formare, asociate cursurilor/seminarelor
3.2. Lista de materii
3.2.1. Materiile reprezintă disciplinele studiate în cadrul cursurilor; ele se vor regăsi în profilele formatorilor
3.3. Configurarea legăturilor între tematici și materii
3.3.1. Fiecărei tematici i se pot asocia mai multe materii (de exemplu, seminarele dedicate grefierilor debutanți au 6 materii)
3.3.2. Fiecare materie ar putea fi asociată mai multor tematici de curs (de exemplu, materia numită Abilități juridice poate face parte atât din tematici dedicate grefierilor din instanțe, cât și din tematici dedicate grefierilor din parchete
3.4. Configurarea chestionarelor de evaluare pentru anul curent
3.4.1. Chestionare de evaluare a seminarelor de tip I (centralizate/descentralizate/eLearning - cu formatori)
3.4.1.1. Chestionare de evaluare a seminarului
3.4.1.1.1. Evaluarea seminarului de către cursanți - Anexa A
3.4.1.1.2. Evaluarea seminarului de către formatori - Anexa B
3.4.1.2. Chestionare de evaluare a formatorilor
3.4.1.2.1. Evaluarea formatorilor de către cursanți, pentru fiecare formator și fiecare materie - Anexa C
3.4.1.2.2. Evaluarea formatorilor de către coordonatorul cursului, pentru fiecare formator și fiecare materie - Anexa EC
3.4.1.3. Formularul de evaluare a serviciilor de cazare și masă
3.4.2. Chestionare de evaluare a seminarelor de tip II (eLearning - fără formatori)
3.4.2.1. Chestionar de evaluare a seminarului
3.4.2.2. Chestionar de evaluare a instructorului de curs
3.5. Crearea și publicarea listei de cursuri
3.5.1. Pentru fiecare curs sunt necesare următoarele informații, aflate în Programul de formare aprobat sau în Catalogul activităților de formare continuă pentru anul în curs: - titlul cursului (de obicei, este identic cu tematica); - domeniul; - tematica (selectată din lista de tematici completată anterior); - locație; - sursa de finanțare; - numărul maxim de participanți; - grupul țintă (grefieri instanțe/parchete); - coordonator (chiar dacă nu e cunoscut, e un câmp obligatoriu, deci trebuie completat; totuși, va putea fi schimbat ulterior, cu toate drepturile aferente); - perioada de desfășurare; - data limită de înscriere pentru cursanți; - procentajul luat în calcul pentru medie (anul acesta sunt doar cu 100%; sunt și alte variante, concepute pentru formarea grefierilor debutanți în două etape); - tip acțiune formare (eLearning/centralizat/descentralizat/webinar); - tipul cursului (cursurile de tip I sunt cele cu formatori, cele de tip II sunt eLearning fără formator); - șablon (pentru generarea documentelor conform cerințelor de identitate vizuală din proiecte); - imagine (necesară vizualizării în pagina publică; va fi aleasă cea din catalog); - scurtă descriere.
4. Reînnoirea calității de formator (în contul de administrare)
4.1. Încărcarea listei de cursuri
4.1.1. Pas al etapei de inițializare - configurări făcute la început de an
4.2. Crearea profilurilor de formator
4.2.1. Formatorii sunt împărțiți în două categorii: formatori din lista extinsă (care trebuie să treacă prin procesul de reînnoire a calității de formator) și formatori excepționali (care sunt selecționați în cadrul unor proceduri speciale). Conturile de formator pot fi create doar de către administratorul platformei. Profilul de formator conține următoarele informații: - username; - nume, prenume; - telefon mobil (care nu poate fi modificat ulterior); - adresă de e-mail (care nu poate fi modificată ulterior); - status (listă extinsă/formator excepțional); - calitatea (judecător/procuror/grefier/specialist IT/alt specialist); - materii asociate (din lista de materii configurată anterior); - studii; - funcție, instituție.
4.3. Fluxul privind reînnoirea calității de formator
4.3.1. Fluxul de reînnoire a calității de formator este destinat tuturor formatorilor din lista extinsă și constă în următoarele etape: 1. notificarea formatorilor – se face din contul de administrare; un mesaj de notificare este trimis și pe e-mail, invitând formatorul să inițieze fluxul de reînnoire a calității de formator; la trimiterea notificării, fiecare formator primește în contul din platformă un extras din programul de formare, ce conține seminarele la care ar putea participa, conform materiilor pe care le are incluse în profil; 2. trimiterea de către fiecare formator a documentelor necesare reînnoirii, precum și a opțiunilor pentru seminarele din extrasul primit (secțiunea Reînnoire calitate). Opțiunile se vor face în două etape (din cauza legăturii platformei de bază cu platforma Moodle care găzduiește conținuturile de curs): a. în prima etapă se alege cursul dorit; b. cea de a doua etapă permite alegerea unei materii asociate tematicii cursului ales la etapa anterioară, conform listei de materii incluse în profil. Formatorii pot face opțiunile până la expirarea termenului sau până când le este validată candidatura.
4.3.2. După trimiterea opțiunilor din conturile de formatori, în contul de administrare se va trece la validarea candidaturilor. Abia ulterior vor apărea opțiunile formatorilor în cadrul cursurilor alese.
5. Nomenclatorul de instituții
5.1. Instanțe
5.1.1. Înalta Curte de Casație și Justiție
5.1.2. Curți de apel (lista de orașe care sunt sedii ale curților de apel)
5.1.2.1. Tribunale (listele de orașe care sunt sedii ale tribunalelor, pentru fiecare curte de apel în parte). Sunt trecute în liste toate tribunalele, inclusiv cele speciale
5.1.2.1.1. Judecătorii (listele de orașe care sunt sedii ale judecătoriilor, pentru fiecare tribunal în parte).
5.1.3. Curtea Militară de Apel
5.1.3.1. Tribunalele Militare (lista de orașe care sunt sedii de tribunale militare)
5.2. Parchete
5.2.1. Parchetul General (de pe lângă Înalta Curte de Casație și Justiție)
5.2.2. Parchete de pe lângă curți de apel. Se va încărca lista de orașe care sunt sedii ale curților de apel.
5.2.2.1. Parchete de pe lângă tribunale. Se va încărca lista de orașe care sunt sedii ale tribunalelor, pentru fiecare curte de apel în parte.
5.2.2.1.1. Parchete de pe lângă judecătorii. Se va încărca lista de orașe care sunt sedii ale judecătoriilor, pentru fiecare tribunal în parte.
5.2.3. Parchetul Militar de pe lângă Curtea Militară de Apel
5.2.3.1. Parchetele militare de pe lângă tribunalele militare (subordonate Curții Militare de Apel)
5.3. DNA - cu toată structura teritorială
5.3.1. DNA - structura centrală (se va alege București din lista de orașe care sunt sedii de curți de apel)
5.3.2. DNA - serviciul teritorial (oraș din lista de sedii de curte de apel, altul decât București)
5.4. DIICOT - cu toată structura teritorială
5.4.1. DIICOT - structura centrală (se va alege București din lista de orașe care sunt sedii de curți de apel)
5.4.2. DIICOT - serviciul teritorial (oraș din lista de sedii de curte de apel, altul decât București)
5.4.3. DIICOT - birou teritorial (oraș din lista de sedii de tribunale, pentru fiecare curte de apel în parte).
5.5. Alte instituții
5.5.1. După ce se selectează această opțiune, se va completa denumirea instituției în câmpul corespunzător.
6. Biblioteca virtuală
6.1. Domenii
6.1.1. Tutoriale video, secvențe video de seminar, materiale scrise etc.