VINAFCOSTM PROJECT MANAGEMENT
作者：Thao Nguyen
1. 5. Đặt mục tiêu trễ nhất là sau 20 ngày nghiên cứu quy trình vận hành, SML sẽ chốt & gủi bản quy trình vận hành cho PIC của VFC. Nếu sau này có sự thay đổi quy trình --> SML vẫn sẽ sửa theo quy trình mới nhưng sẽ charge phí manday
2. 5. Tương tự ý 4. đề xuất bên VFC bầu 1 người nắm chính dự án, back up thêm 1 người nữa. Hai người này sang Smartlog để được training và có biên bản nghiệm thu việc training để bàn giao tất cả thông tin đầu mối support cho bên supper user.
3. 1. BIG PROBLEM-PAIN POINT
3.1. 1. Chưa phân rõ quyền hạn trách nhiệm 2 bên: VFC và Smartlog=> Smartlog bị overload công việc nhưng không đem lại hiệu quả nhiều
3.2. 2. Scope dự án lớn, tính phức tạp cao
3.3. 4. Sự thay đổi nhanh chóng về các thông tin master data: giá, thông tin thầu, các phụ phí,...
3.3.1. 3. Nội bộ bên VFC chưa có sự phối hợp giữa các phòng ban, chưa có quy trình chuẩn để chạy hệ thống
3.3.1.1. Ví dụ: giữa Kế Toán và Điều Hành VFC Shipping mỗi người đối chiếu theo một mẫu báo cáo khác nhau. Giữa Điều Hành & Giao Nhận lại không cùng 1 mẫu báo cáo ghi nhận chi phí & thông tin đơn hàng
3.4. 5. Quy trình vận hành thay đổi mà không có sự báo trước cho SML. Chỉ đến khi quy trình đã được duyệt thì mới áp xuống cho SML và yêu cầu phải thay đổi theo kịp deadline
3.5. 6. Chưa có supper user phụ trách dự án cho bên VFC, nhân sự bên VFC chỉ vừa mới tiếp nhận dữ liệu set up hệ thống từ Smartlog, chưa thành thạo
4. 2. SOLUTION
4.1. 1. Đưa ra 1 sơ đồ rõ ràng về các bộ phận tham gia vào hệ thống, quyền lợi, trách nhiệm của mỗi bộ phận. Đặc biệt phân rõ trách nhiệm của Smartlog tới đâu, VFC tới đâu để có cách xử lý khi xảy ra vấn đề
4.2. 4. Chuyển giao công nghệ (training, chịu khó làm tài liệu hướng dẫn) để đẩy hết công việc nhập master data qua cho VFC
4.2.1. Training xong sẽ có biên bản nghiệm thu. Nếu đã ký vào biên bản nghiệm thu thì sau này lỗi thao tác của VFC, VFC phải sửa chữa. (nếu ko đủ năng lực để tự sửa mà cần SML support --> charge phí)