Organisation d'un service et amélioration des process : identification, comment google apps peut ...

Résultat du brainstorming : Organisation d'un service et amélioration des process : identification, comment google apps peut les améliorer, exemple de réalisations du séminaire Google, ESSEC, universités Marocaines tenu les 2, 3, 4 mai 2012

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Organisation d'un service et amélioration des process : identification, comment google apps peut les améliorer, exemple de réalisations by Mind Map: Organisation d'un service et amélioration des process : identification, comment google apps peut les améliorer, exemple de réalisations

1. La vie et organisation d’un département administratif

1.1. Relevé de notes

1.1.1. Faire des standards de relevé de notes avec des templates google docs

1.1.2. Utiliser un google site pour diffuser les relevés de notes

1.1.3. Envoyer via Gmail et publipostage les relevés de notes aux étudiants

1.1.4. Informés les étudiants des dates de publications des notes via google site

1.1.4.1. Via google site page annonce

1.1.4.2. Via google agenda

1.2. Communication auprès des étudiants et professeur

1.2.1. Centralisation des informations pour les étudiants et les professeurs sur des googles site qui leur sont dédiés.

1.3. Partage d'information au sein d'un service

1.3.1. Courrier administratif

1.3.1.1. Tenir dans google doc le registre les départs et ventilation du courier

1.3.2. Capitalisation des informations du services dans google site

1.3.2.1. Fiche de postes

1.3.2.2. Procedures

1.3.2.3. Schéma d'organisation

1.3.3. Agenda de direction

1.3.3.1. Gestion d'agenda de direction avec une délégation du google agenda du directeur à son assistante et une consultation de son agenda par le directeur sur un smart phone synchronosé avec son google agenda.

1.3.4. PV de réunion

1.3.4.1. Utiliser google doc en template pour standardiser la forme des PV de réunion

1.3.4.2. Favoriser la signature électronique des responsables

1.3.4.3. Ouvrir en mode modification les PV de réunion pour validation par les responsables avant publication aux autres personnes en mode consultation

1.3.4.4. Diffusion des PV via un Google site

1.4. Gestion des ressources

1.4.1. Humaines

1.4.1.1. via affichage des agenda perso pour disponibilité et congés

1.4.1.2. Google spreadsheet pour gestion des congés

1.4.2. Matérielles : agenda de salle de réunion ou de disponibilité de matériel

1.5. Gestion de tableau de bord et statistiques

1.5.1. Via google spreadsheet ouvert aux différentes personnes en charge de la collecte des données

1.6. Identification des experts pour obtenir de l'aide sur un sujet et partager des expérience

1.6.1. Google+ pour identifier des experts

1.6.2. Google group ou google moderator pour poser des questions et obtenir des réponses

1.7. Suivi des lauréats

1.7.1. Google form pour les enquêtes stage emploi

1.7.2. partage de template google form entre les université

2. Organisation et présentation des « prestations » pour les étudiants

2.1. Communication de l'université vers les étudiants

2.1.1. Evènements

2.1.1.1. News letter via gmail

2.1.1.2. News letter via google groupe

2.1.1.3. Google agenda pour les évènements

2.1.2. Dates de vacances, dates de devoirs

2.1.2.1. Google agenda

2.1.2.2. Google documents

2.1.3. Signalement des absences de professeurs

2.1.3.1. Gmail

2.1.3.2. Affichage sur un google site

2.1.3.3. Rappel sms via google agenda

2.1.4. Informations sur les échanges, les emplois

2.1.4.1. News letter par gmail

2.1.4.2. informations via google site

2.2. Communication : étudiants vers université

2.2.1. Feed back : remontée des pb, des besoins, des idées

2.2.1.1. Google form

2.2.1.2. Google moderateur

2.2.1.3. Enquêtes sous forme de reportage video publié sur youtube

2.2.2. Evaluation de la qualité des formations et des professeurs

2.2.2.1. Google form anonyme

2.2.3. Mise à jour des données personnelles

2.2.3.1. Google site ou les étudiants auraient la main pour mettre eux même a jour leurs informations personnelles

2.2.4. Demande de dossier

2.2.4.1. Les demandes de dossier peuvent être gérées par google form afin de permettre un suivi et un pilotage par plusieurs personne en back office

2.2.5. Récupération des versions électroniques des rapports de stage

2.2.5.1. Via gmail

2.2.5.2. Via google documents dans des dossiers partagés entre l'enseignant et l'étudiant

2.2.6. Demande de rendez-vous

2.2.6.1. Via les plages de créneaux proposées dans google agenda

2.2.6.2. Via un formulaire qui propose des créneaux

2.2.7. Faire circuler les actualités relatives aux alumni

2.2.7.1. News letter

2.2.7.2. Page sur google +

2.2.7.3. Agenda

3. Légende :

3.1. Agenda

3.2. Documents

3.3. Site

3.4. Gmail

3.5. Moderator

3.6. Google +

3.7. Youtube

4. L'équipe en mode projet

4.1. Partage de la vision des objectifs du projet par chacun des membres de l'équipe

4.1.1. Blogger

4.1.2. Page annonce de google site

4.2. Répartition des tâches et suivi de leur avancement

4.2.1. Page liste de google site

4.2.2. Google spreadsheet

4.2.3. Formulaire pour remontée régulière d'information par les membres de l'équipe projet

4.3. Créer un espace de référence pour tous les documents et informations relatifs au projet

4.3.1. Google site dédié au projet

4.3.2. Google document : un dossier partagé avec tous les membres de l'équipe

4.4. Gestion du planning du projet

4.4.1. Google agenda

4.4.2. Google spreadsheet

4.5. Réunion d'équipe

4.5.1. Video bulle de google + pour permettre de tenir des réunion d'équipe à distance

4.5.2. Ecriture collaborative du PV de réunion pendant la réunion via google bulle