Quy trình tổ chức sự kiện

1. Bước 1: Trình Ban lãnh đạo phê duyệt Chủ trương

1.1. Phòng đầu mối trình chủ trương  tổ chức sự kiện

1.1.1. Mục đích tổ chức sự kiện

1.1.2. Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

1.1.3. Khách mời dự kiến

2. Bước 2: Thành lập Ban tổ chức sự kiện với phân công công việc của từng thành phần tham gia.

2.1. Đại diện Ban điều hành

2.2. Văn phòng

2.2.1. Bước 3: Trình Ban lãnh đạo phê duyệt Danh mục chuẩn bị hậu cần cho Tổ chức sự kiện

2.2.1.1. Trưởng BTC : Đại diện Ban điều hành

2.2.1.1.1. Chỉ đạo chung về sự kiện

2.2.1.2. Phòng chuyên môn

2.2.1.2.1. Là phòng đầu mối, chịu trách nhiệm chính về sự kiện được tổ chức

2.2.1.2.2. Kết nối thông tin giữa các phòng ban

2.2.1.2.3. Lên danh sách khách mời của sự kiện và triển khai mời khách tham dự sự kiện

2.2.1.2.4. Lên kế hoạch đón khách

2.2.1.3. Văn phòng

2.2.1.3.1. Chuẩn bị bài phát biểu cho Ban lãnh đạo

2.2.1.3.2. Phụ trách lễ tân, khánh tiết

2.2.1.3.3. Phụ trách các tiết mục văn nghệ nội bộ của Vietcombank

2.2.1.3.4. Chịu trách nhiệm mời khách mời VIP, khách mời của Ban lãnh đạo

2.2.1.3.5. Xin ý kiến và sắp xếp lịch của Ban lãnh đạo ể tham dự sự kiện

2.2.1.3.6. Đặt vé máy bay cho các thành phần liên quan

2.2.1.4. Phòng Quan hệ Công chúng

2.2.1.4.1. Đầu mối làm việc với Đơn vị tổ chức sự kiện

2.2.1.4.2. Thực hiện các thủ tục, hồ sơ, giấy tờ lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện: Thương thảo, Hợp đồng, nghiệm thu, thanh quyết toán...

2.2.1.4.3. Kiểm tra giám sát hình ảnh Vietcombank xuất hiện tại sự kiện

2.2.1.4.4. Chịu trách nhiệm mời báo chí và đưa tin về sự kiện

2.2.1.5. Phòng Quản trị

2.2.1.5.1. Chịu trách nhiệm về ăn, phòng ở, đi lại của khách mời và các thành phần tham gia sự kiện

2.2.1.5.2. Chịu trách nhiệm về quà tặng

2.2.1.5.3. Hỗ trợ các công việc khác

2.2.1.6. Phòng Quản lý Tài chính

2.2.1.6.1. Cử đại diện tham dự BTC

2.2.1.6.2. Có ý kiến về ngân sách, chi phí cho sự kiện

2.2.1.6.3. Phối hợp và hỗ trợ tạm ứng, thanh quyết toán cho sự kiện

2.2.1.7. Một số phòng ban khác (nếu có)

2.3. Phòng chuyên môn

2.4. Phòng Quan hệ Công chúng

2.5. Phòng Quản trị

2.6. Phòng Quản lý Tài chính

2.7. Một số phòng ban khác (nếu có)

3. Bước 4: Chào ý tưởng

3.1. Phòng QHCC gửi thông tin cho các đơn vị tổ chức sự kiện

3.2. Phòng QHCC là đầu mối thông tin giữa BTC và các công ty tổ chức sự kiện để bổ sung thông tin  về sự kiện

3.3. Lựa chọn các đơn vị tổ chức  sự kiện có uy tín và kinh nghiệm

4. Bước 5: Lựa chọn ý tưởng

4.1. Nhận hồ sớ ý tưởng qua email để góp ý những điễm chưa phù hợp

4.2. Mời các đơn vị tham gia  thuyết trình ý tưởng trước Ban lãnh đạo và BTC  sự kiện

4.3. Lựa chọn ý tưởng phù hợp từ các đơn vị đã thuyết trình

5. Bước 6 : Hồ sơ ý tưởng chi tiết

5.1. Yêu cầu đơn vị được lựa chọn chi tiết hóa hồ sơ ý tưởng và tiếp tục làm việc với BTC để có các hạng mục cụ thể và phù hợp với sự kiện

5.2. QLTC làm việc với đơn vi  tổ chức sự kiện về ngân sách và kinh phí tổ chức sự kiện

6. Bước 7: Triển khai ý tưởng được chọn

6.1. QHCC trình BLĐ phê duyệt ngân sách  tổ chức sự kiện

6.2. Trình BLĐ phê duyệt Quyết định thành lập Tổ MSNT

6.3. Trình BLĐ phê duyệt Biên bản họp kiêm tờ trình lựa chọn đơn vị và kế hoạch triển khai tổ chức sự kiện

6.4. Trình BLĐ phê duyệt Biên bản thương thảo

6.5. Trình BLĐ phê duyệt kết quả thương thảo đính kèm Dự thảo Hợp đồng

6.6. Trình ký Hợp đồng

6.7. Triển khai sự kiện

6.8. Tiến hành nghiệm thu, thanh lý, quyết toán sự kiện