1. Datenexporte
1.1. Welche Daten werden außerhalb des Systemes verwendet oder verarbeitet?
1.1.1. Druck von Tabellen, Teilnehmerlisten, Rechnungen?
1.1.2. CSV Exporte von Tabellen. Teilnehmerlisten, Finanzdaten?
1.1.3. von Kunden zur Verfügung gestellte Dateianhänge?
1.2. Gibt es ein Verfahrensverzeichnis?
1.2.1. Wo werden Exporte | Dateien weiterverarbeitet?
1.2.1.1. Speicherplatz
1.2.1.2. Aufbewahrungsdauer Löschfristen
1.2.2. Wenn Daten | Dateien extern weiter gegeben werden:
1.2.2.1. Auf welchem Weg oder Speichermedium
1.2.2.2. Was geschieht mit den Daten bei der externen Stelle?
2. Mitarbeitende Verfahrensverzeichnis
2.1. Interne Mitarbeiter
2.1.1. Haben alle eine Datenschutzschulung erhalten? Diese nachweislich unterzeichnet? Wird diese ährlich aufgefrischt?
2.1.2. Wurden Unternehmens-E-Mail Adressen für den Login verwendet?
2.2. Honorarkräfte
2.2.1. Liegt ein Honorarvertag vor? Liegt eine Datenschutz | Verschwiegenheitserklärung vor?
2.3. Zugangsdaten
2.3.1. Gibt es definierte Benutzerrollen?
2.3.2. Gibt es eine Übersicht der Zugriffsrechte unter Nennung der ersichtlichen Daten und Zweck der Nutzung?
3. Externe Dienstleister Geschäftspartner
3.1. Gibt es einen AVV?
3.1.1. Steuerberater / Buchhalter
4. benutzerdefinierte Felder
4.1. Die Angaben können von Endkunden jederzeit geändert werden.
4.1.1. Als Zustimmungsnachweise für Nutzung von Fotos & Video Whatsapp&co völlig ungeeignet.
4.2. Welche Daten werden in benutzerdefinierten Feldern abgefragt?
4.2.1. Personenbezogene Daten?
4.3. Wird der Zweck der Abfrage ersichtlich genannt?
4.3.1. Muss mit der Dienstleistunge oder dem Angebot zusammen hängen (notwendig sein).