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ERP- Anforderungsskizze von Mind Map: ERP- Anforderungsskizze

1. Artikel

1.1. Artikelnummernvergabe

1.1.1. Artikelnummern sind in den Köpfen und sollen ins neue System mit übernommen werden

1.1.2. welche Nummern sind noch frei, ... wie kann eine Artikelnummer reserviert werden?

1.1.3. heute 4 stellig

1.1.3.1. 6 sind Gaderoben

1.1.4. zukünftig 5 stellig?

1.2. Feedback von Kunden zu einem Produkte, sollte gespeichert werden können

1.2.1. z.B. nicht passende Schrauben

1.3. Bilddateien für ein Artikel speichern können

1.4. Artikelakte

1.4.1. Dateien sollten mit einem Artikel verknüpft werden können, damit Verkaufsmitarbeiter immer einen schnellen Zugriff auf die aktuellsten Dateien haben

1.4.2. Prospektseiten

1.4.3. Preistabellen

1.4.4. Produktbilder

1.5. aktuell 5000 - 10000 Artikel

2. Produktion

2.1. Betriebsaufträge anlegen (Vorverpackungen, Beschichten, Vorbohrungen)

2.1.1. Produktionsaufträge

2.1.1.1. Verpacken Vorpackung

2.1.1.1.1. z.B. 500 Tischplatten werden eingekauft

2.1.1.1.2. und werden einzeln verpackt

2.1.1.2. Pulvern

2.1.1.3. Kabeldurchlassbohrung

2.2. Produktionsauslastung soll transparent dargestellt werden

2.3. Planung der Produktionsaufträge nach Reichweite

2.3.1. Warnung wenn eine Bestelljng direkten Bedarf auslöst => Reichweite runtergeht

2.3.1.1. durchschnittlicher Verbrauch pro Woche anzeigen

2.3.2. Fehlteile

2.4. Wunsch Planungsbildschirm

3. Abfragen /Auswertungen / Statistiken

3.1. Auftragseingangsliste

3.1.1. letztes Jahr

3.1.2. aktuelles Jahr

3.1.3. Vorwoche

3.1.4. % Abweichung aktuelles Jahr / zum Vorjahr

3.2. Umsatzstatistiken

3.2.1. Liste pro Keyaccount-Mitarbeiter

3.2.2. Umsatzzahlen

3.2.2.1. letztes Jahr

3.2.2.2. aktuelles Jahr

3.2.2.3. Vorwoche

3.2.2.4. % Abweichung aktuelles Jahr / zum Vorjahr

3.2.3. Auftragsstückzahlen

3.2.3.1. pro Artikel

3.2.3.1.1. jeweils Summe der letzten 3 Monate

3.2.3.1.2. Vorjahr

3.2.3.1.3. Vorjahre

3.2.3.1.4. aktuelles Jahr

3.2.3.1.5. vergleich aktuelles Jahr mit Vorjahr

3.2.3.1.6. pro Kalenderwoche

3.2.4. Verkaufshistorie

3.2.4.1. Umsatz der Gruppe

3.3. Gutgeschriebene Artikel (Menge, Zeitraum, Entwicklung)

3.4. Verpackungsmengen

3.4.1. Summen / Mengengerüst Verpackungsmittel für Duales System (Angaben alle in kg)

3.4.1.1. Stückzahl Liefermengen / Anzhl PAckstücke

3.4.1.1.1. für die Meldung nicht relevant

3.4.1.2. Pappe

3.4.1.3. Folie

3.4.1.4. Styropor

3.4.1.5. Holz

3.4.1.6. Metall

3.4.2. die Zahlen werden dann manuell in einem Portal eingegeben

3.5. Sendungsprofil abfragen können

3.5.1. also die Daten, die in einem Zeitraum an Hartmann übermittelt wurden

3.5.2. Diese Informationen werden benötigt, um z.B. eine neue Spedition anfragen zu können

3.6. Excelübergabe gewünscht

3.7. Schnellauskunft / Abfrage im System

3.7.1. Anruf "nennen Sie mir einen Fachhändler vor Ort"

3.7.1.1. Suchen

3.7.1.1.1. Welcher Fachhändler ist Aktiv / hat Umsatz

3.7.1.1.2. PLZ

3.7.1.1.3. Branche

3.7.2. Auftragsauskunft

3.7.2.1. Suche nach

3.7.2.1.1. Bestellnummer

3.7.2.1.2. Kommissionsnummer

3.7.2.1.3. Auftragsnummer

3.7.2.1.4. Rechnungsnummer

3.7.2.1.5. Gutschriftsnummer

3.7.2.1.6. Kundennummer

3.7.2.2. z.B. Lieferstatus eines Auftrags

3.7.2.2.1. ist der Auftrag rausgegangen

3.7.2.2.2. welche Artikel fehlen für eine Auslieferung

3.7.2.2.3. Rückstandsbearbeitung

3.8. Abfrage Artikeldaten für Kunden direkt aus dem System erstellen und veröffentlichen

3.8.1. Pflege Kunden / Artikelzuordnung

3.8.1.1. ArtNr

3.8.1.2. Preis

3.8.1.3. EAN

3.8.1.4. Serie

3.8.1.5. Bezeichnung

3.8.1.6. Produktmerkmale

3.8.1.7. Farbe

3.8.1.8. Maße

3.8.1.9. Zolltarfinummer

3.8.1.10. Ursprungsland

3.8.1.11. Pakstücke

3.8.1.12. Maße der Einzelverpackung

3.8.1.13. Gurtmaß

3.8.1.14. Nettogewicht

3.8.1.15. Gewicht Verpackungsmaterial

3.8.1.15.1. für Duales System

3.8.1.15.2. Papier, Karton

3.8.1.15.3. Metalle

3.8.1.15.4. Kunststoff

3.8.1.15.5. Styropor

3.8.1.15.6. Holz

3.8.1.16. Bruttogewicht

3.9. Lagerbewegungsliste (Lagerprotokoll rückwärts)

4. DMS

4.1. aus dem ERP erzeugte Belege sollen im Starke-DMS archiviert werden

4.2. Alternative: Ablösung Starke-DMS

5. Allgemein

5.1. Datenübernahme

5.1.1. ifax, Datenbank: Informix

5.2. Mandantenfähigkeit

5.3. Mehrsprachigkeit auf den Reports

5.3.1. Deutsch

5.3.2. Englisch

5.3.3. Französisch

5.4. Fremdwährungen

5.5. abweichendes Geschäftsjahr

5.6. CTI Schnittstelle / TAPI

6. Buchhaltung

6.1. Addison Finanzbuchhaltung vorhanden und soll per Schnittstelle ans ERP angeboten werden. DATEV Format kann gelesen werden

7. Personalzeiterfassung

7.1. Schnittstelle Lohnbüro CSS

8. Auftragserfassung

8.1. Dublettencheck Bestellnummer

8.1.1. damit eine Bestellnummer von einem Kunden nicht doppelt erfasst wird

8.1.2. Beim Vergleich

8.1.2.1. uppercase

8.1.2.2. Leer- & Sonderzeichen entfernen

8.1.2.3. evtl. auch Alphanumerische Zeichen entfernen

8.2. Infotexte (kundenspezifisch und auftragsspezifisch)

8.2.1. sollen bei der Auftragserfassung anzeigt werden

8.2.2. da vermutlich sehr spezielle Vereinbarungen für Fracht, Versicherungen, Sonderkonditionen, Lieferzeit, etc. existieren, die unter Umständen nicht mit einem ERP Regelwerk abgebildet werden können

8.3. Auftragskonditionen / Berechnung von Nebenkosten

8.3.1. Rabatt

8.3.2. Verpackung

8.3.2.1. Prozentualer Wert, Definition im Kundenstamm

8.3.3. Versicherung

8.3.3.1. Prozentualer Wert, Definition im Kundenstamm

8.3.4. Frachtkosten

8.3.4.1. Frachtfreigrenze

8.3.4.1.1. Umsatzabhängig und pro Kunde definierbar

8.3.4.2. Logik bzgl. Frachtkosten

8.3.4.2.1. wer ist Frachtführer

8.3.4.2.2. wenn < 32kg pro Paket, wenn < 10 Pakete, wenn <150kg Gesamtgewicht wenn Gurtmaß < xyz wenn beim Artikel nicht "kein UPS" hinterlegt ist dann normalerweise UPS

8.3.4.2.3. ansonsten Spedition

8.3.4.3. Frachtkosten trägt Kunde

8.3.4.3.1. UPS Kundennummer wird in Aufträgen erfasst. UPS berechnet dann die Frachtkosten direkt beim jeweiligen Kunde. Beispiel Kaiser & Kraft

8.3.4.4. Artikel müssen ausgeschlossen werden können (z.B. Montagekosten dürfen natürlich nicht bei den Frachtkosten berücksichtigt werden)

8.3.5. diese Konditionen sollen nach Kundengruppe / Branche bei Neukundenanlage vorbelegt werden

8.4. MwSt-Logik

8.4.1. Schwellenland

8.4.2. Ust-ID- Prüfung

8.4.3. Steuernummer

8.5. Preisfindung

8.5.1. mehrere Preislisten pro Artikel

8.5.2. Kunden wird Preisliste zugeordnet

8.5.3. Kunden-Artikel-Preisliste mit Gültigkeitszeitraum

8.5.4. Kundenrabatt

8.5.5. Warengruppenrabatt für einen Kunden

8.5.6. Verbandskunden

8.5.6.1. z.b.

8.5.6.1.1. E/D/E

8.5.6.2. Preislistenzuordnung

8.5.7. ab 10stk, 10% Rabatt

8.5.8. Bearbeitungsmöglichkeiten

8.5.8.1. Preislisten kopieren und ändern können

8.5.8.2. Wunsch Excel Import

8.6. Position Montagekosten

8.6.1. Prozentualer Wert vom Listenpreis

8.7. Erfassung von Informationen für den Frachtführer

8.7.1. Email

8.8. Fahreravis

8.9. Position / Artikel

8.9.1. direkter Aufruf von Zeichnungen

8.9.2. Stückliste

8.9.2.1. Stücklistenänderung im Auftrag

8.9.2.1.1. z.B. wird ein Regal verkauft und Fachböden entfernt oder hinzugefügt

8.9.2.2. 1 Stufe Packstücke

8.9.2.2.1. 2 Stufe Inhalt im Paket

8.9.2.2.2. Länge, Breite, Höhe, Volumen, Gewicht pro Packstück

8.9.3. Kunden-/Auftragshistorie der gekauften Artikel aufrufen können

8.9.3.1. letzte Preise

8.9.3.2. wann hat der kunde welchen Artikel erhalten

9. Verkauf / Auftragsbearbeitung

9.1. Kundenverwaltung

9.1.1. MIni CRM

9.1.1.1. Kundenprotokoll

9.1.1.2. Periodenliste

9.1.1.2.1. hat der Keyaccount den Kunden auch angerufen

9.1.1.2.2. alle 6/x Wochen soll jeder Kunde angerufen werden

9.1.1.3. Wiedervorlage: Termine

9.1.2. Ort soll durch PLZ automatisch eingetragen werden.

9.2. Tel. Avis

9.3. Systemaktionen / Druckfunktionen

9.3.1. Sammeldruck

9.3.1.1. Auftragsbestätigungen

9.3.1.1.1. per PDF

9.3.1.2. Rechnungen

9.3.1.2.1. gruppierter Rechnungssammeldruck, damit z.B. 30 Rechnungen in einem Umschlag versendet werden können

9.3.1.3. automatischer Versand per Email oder Ausdruck für postalischen Versand abhängig von Einstellungen

9.3.1.4. Logoeinbindung (abhängig von Variablen)

9.3.2. Montageanleitungen sollen automatisch beim Lieferscheindruck mit gedruckt und an den Kunden versendet werden

9.3.3. Faktura

9.3.3.1. bis zu 500 Rechnungen an Tag

9.3.3.2. Sammelrechnungen

9.3.3.2.1. für bestimmte Kunden

9.3.3.3. abweichende Rechnungsanschrift

9.3.4. Prozess für die Gutschrifterstellung

9.3.4.1. Genehmigungsverfahren für Gutschriften > 350 EUR

9.3.4.2. Gutschriften sollen mit Bezug zum Auftrag erstellt werden können

9.4. Schnittstelle zu Kunden

9.4.1. EDI / EDIFACT

9.4.1.1. Bestellungen von Kunden / Aufträge importieren

9.4.1.2. Aufträge prüfen, ggfs. Fehlerprotokoll erzeugen

9.4.1.3. Aufträge bestätigen

9.4.1.3.1. es gibt nur eine order-response

9.4.1.4. kundenindividuelle Kundenetiketten drucken

9.4.1.5. INVOICE

9.4.1.6. über Seeburger per AS2

9.4.1.6.1. Kunden

9.4.1.7. 1 Kunde über Drittanbieter Commerce Hub

9.4.2. Anbindung Kundenportal

9.4.2.1. VIKING / Officedepot

9.4.2.2. Schäfer Shop

9.4.3. Verpackungsdaten

9.4.3.1. ein Kunde verlangt pro Auftrag welche Verpackungsarten (Gitterbox, Palette, Karton) genutzt wurden

9.5. Streckengeschäft: Ware wird i.d.R. direkt an den Endkunden (=Kunde des Kunden) gesendet

9.5.1. Neutralversand / abweichender Absender

9.5.1.1. automatisch, wenn Lieferanschrift ungleich Kundenanschrift

9.5.1.2. Marktplatz Beispiel

9.5.1.2.1. Auftragsadresse

9.5.1.2.2. Kundenadresse / Rechnung

9.5.1.2.3. Lieferadresse

9.6. Schnittstelle Katalog- & Büroplanungssystem

9.6.1. Katalog-Preisabgleich

9.6.1.1. Idee Export Artikelnummer, Preise...

9.6.1.2. Import in der Katalogsoftware

9.6.1.3. Kataloge werden im Adobe indesign erstellt

9.6.1.3.1. Frau Meller wird sich da erkundigen, ob es möglich ist, dass Preise als Variablen abzulegen

9.6.2. pCon (Büroplanungssystem)

9.6.2.1. Idee mit Warenwirtschaft verbinden

9.6.2.1.1. Serie

9.6.2.1.2. Artikelnummer

9.6.2.1.3. Beschreibung

9.6.2.1.4. Einheitspreis

9.6.2.1.5. Gesamtpreis

9.6.2.2. man könnte das auch nutzen, damit Aufträge im Warenwirtschaftssystem angelegt werden

9.6.2.2.1. ob das wirklich sinnvoll ist, müsste geklärt werden

10. Einkauf

10.1. Generierung von Bestellungen / Bestellvorschläge

10.1.1. Dispoliste (basierend auf diesen Informationen werden Bestellungen generiert)

10.1.1.1. Artikel

10.1.1.2. Mindestbestellmengen

10.1.1.3. Kommentar

10.1.1.4. Dispokennzeichen

10.1.1.4.1. AV

10.1.1.4.2. 99

10.1.1.4.3. 10

10.1.1.5. Summe Auftragseingang im Jahr

10.1.1.6. Summe Auftragseingang in den letzten 2 Wochen

10.1.1.7. Freier Bestand

10.1.1.8. Menge in Bestellung

10.1.1.9. Freierbestand inklusive Bestellmenge

10.1.1.10. Verbrauch pro Woche (Summe Auftragseingang des Jahres durch Kalenderwoche)

10.1.1.11. Reichweite

10.1.1.11.1. Freierbestand inkl. Bestellungen geteilt durch Wochenverbrauch

10.1.1.11.2. Reichweitenermittlung

10.1.2. Umgang mit Dispoliste

10.1.2.1. Reichweite < 30 Wochen

10.1.2.2. Bestellmenge wird eingetragen

10.1.2.3. Stücklistenartikel müssen berücksichtigt werden!

10.1.2.3.1. Teileverwendungliste

10.1.3. Mindestbestandsmengen

10.1.3.1. wird heute manuell berechnet

10.1.3.2. Verbrauch pro Woche * Wiederbeschaffungszeit in Wochen

10.1.3.3. Lagerbestellungen, manueller Aufruf

10.1.4. Rohre, Blechtafel

10.1.4.1. Rohre Summe Meter

10.1.4.2. Bleche in Stück

10.1.5. Liste / Meldung / Fehlteillisten

10.1.5.1. sofortige Meldung erforderlich, welche Artikel wurden verkauft, die nicht Lagermäßig vorhanden sind

10.1.6. Gewichtsberechnung Gesamt Stückliste

10.1.6.1. Baugruppengewichte zusammenrechnen

10.1.7. Auslaufartikel

10.1.7.1. bis wann ein Artikel noch läuft

10.1.7.2. Auswirkungen auf Stücklisten

10.1.7.2.1. nach oben

10.1.7.2.2. und nach unten

10.2. Überwachung von Bestellungen / Lieferplanung

10.2.1. Excel Lieferüberwachungliste

10.2.1.1. bestellt zu kw

10.2.1.2. bestätigt zu kw

10.2.1.3. Bestellnummer

10.2.1.4. Lieferant

10.2.1.5. ArtNr

10.2.1.5.1. ArtBez

10.2.1.6. Stückzahl

10.2.2. Bestellung

10.2.2.1. bestätigt (ja/nein)

10.2.2.2. Liefertermin / Zusagedatum pflegen

10.2.2.3. latest date of shipment

10.2.3. Lieferplan als Exceldatei an Lieferant senden

10.2.3.1. nutzt Lieferant zur Priorisierung

10.2.3.2. Bestellnummer

10.2.3.3. Artikel

10.2.3.4. Menge

10.2.3.5. Preis

10.2.3.6. Bestellwert

10.2.3.7. KW Bestellt

10.2.3.8. KW Bestätigt

10.2.3.9. Verbrauch pro Woche

10.2.3.10. Reichweite in Wochen

10.2.3.11. Lieferung spätestens in Wochen

10.2.3.11.1. berücksichtigt Puffer ... x Wochen für Lieferzeit

10.3. Lieferant sendet Containerliste

10.3.1. Lieferavis

10.3.2. Diese Waren werden vom Lieferplan genommen

10.3.3. Rechnungsfreigabe

10.3.3.1. 100% nach Containerliste

10.3.4. Informationen auch für Wareneingang relevant

10.3.4.1. wird zunächst auf QC gebucht

11. Lagerlogistik

11.1. Lagerorte

11.1.1. Hauptlager

11.1.1.1. Hochregallager

11.1.1.2. Zugriffslager

11.1.2. Außenlager

11.2. Bestandsverwaltung

11.2.1. reservierte Bestände

11.2.2. freier Bestand

11.2.3. Reichweitenermittlung

11.3. Lagerverwaltungssystem mit mobilen Datenerfassungsgeräten

11.3.1. Wareneingang

11.3.1.1. Containerabarbeitung

11.3.1.1.1. Planung Lademittel (Containerliste drucken)

11.3.1.1.2. Summenliste benötigte Lademittel für das Entladen eines Container

11.3.1.1.3. Lademittel / Beschriftungszettel für Paletten drucken

11.3.2. Schnellproduktion

11.3.2.1. Kabeldosenbohrungen (Topfbohrungen)

11.3.2.2. Es werden alle Aufträge / Auftragspositionen selektiert, bei denen noch Topfbohrungen gemacht werden sollen. Diese werden dann vor dem Kommissonieren abgearbeitet

11.3.3. Kommissionierung

11.3.3.1. Logische Prüfungen bei der Übergabe von offenen Aufträgen an die Kommissionierung

11.3.3.1.1. Lagerbestand ausreichend für Komplettlieferung

11.3.3.2. Picktouren

11.3.3.2.1. prüfen vorher ob alles da ist

11.3.3.3. Übergabe an Kommissionierung

11.3.3.3.1. Lagerauslastung

11.3.4. Umlagerung z.B. vom Hochregallager in das Zugrifflager

11.3.4.1. dabei sollen Lagerplätze mit kleinen Beständen bevorzugt werden, damit Lagerplätze wieder freigegeben werden

11.3.5. Qualitäts-Controlle

11.3.5.1. QS Lager

11.3.5.1.1. werden ungeprüft eingelagert

11.3.5.1.2. Prüfung und Freigabe erfolgt dann später bei Bedarf

11.3.5.2. Sperrlager

11.3.5.2.1. dieser Bestand wird in der Dispoliste nicht mehr verwendet

11.3.5.2.2. Meldung, welche Ersatzteile noch fehlen, damit Einkauf bestellen kann

11.3.6. Inventur

11.4. Versandsystem

11.4.1. Versanddokumente

11.4.1.1. Versandlabels / Etiketten

11.4.1.1.1. Packstücketiketten

11.4.1.2. UPS Auftrag Schweiz

11.4.1.3. Gelangensbestätigung

11.4.2. Schnittstelle zu Frachtführer / Speditionen

11.4.2.1. Hartmann

11.4.2.1.1. Gruppierung von PLZ

11.4.2.1.2. Speditionssendungen übermitteln

11.4.2.1.3. Einlieferlisten verwalten

11.4.2.2. Raben Logistics

11.4.2.3. Kühne & Nagel

11.4.2.4. Hermes

11.4.2.5. UPS

11.4.3. Trackinginformationen zur Sendungsverfolgung an den Kunden senden

11.4.3.1. per Email oder auf der Rechnung

11.5. Intrastat

11.6. ATLAS ((Automatisiertes Tarif- und Lokales Zoll-Abwicklungs-System)

11.6.1. Verkauf, Zoll

11.6.1.1. pro Woche sind das 10-15 Sendungen (Schweiz, Großbritanien)

11.6.1.1.1. im Kühne & Nagel Portal wird das heute manuell eingetragen

11.6.1.1.2. Aufträge über 1000 EUR

11.6.1.2. pro Woche 20 - 25 Sendungen Benelux, Österreich, Frankreich