จบปัญหาเลือกไม่ถูกว่างานไหนต้องทำ งานไหนต้องเลื่อน ด้วยระบบ GTD ที่ช่วยจัดการลำดับความสำคัญของงาน

1. ผู้เขียน

1.1. เดวิด อัลเลน

1.1.1. ที่ปรึกษาด้านการสร้าง Productivity ให้หลายบริษัทชั้นนำ

2. ความโด่งดังของหนังสือเล่มนี้

2.1. ได้รับการยกย่องจากนิตยสาร Time ให้เป็นหนังสือพัฒนาตัวเองแนวธุรกิจที่ยอดเยี่ยมในปี 2007

2.2. ถูกนำไปใช้เป็นแนวคิดในการออกแบบแอพตัวช่วยด้านการทำงาน เช่น Thing OmniFocus

3. แนวคิดในหนังสือเล่มนี้จะช่วยเราสร้าง Productivity ได้อย่างไร

3.1. เรามีงานให้ทำหลายเรื่องมาก จนหลายครั้งการนั่งคิดทบทวนว่า ต้องทำอะไรก่อนหลัง ก็เป็นเรื่องที่กินพลังและเวลามาก

3.2. ระบบจัดการงานแบบ GTD จึงถูกคิดค้นมา เพื่อช่วยเราจัดการงานที่มหาศาลนั้น

3.3. เมื่อเรานำระบบ GTD มาใช้แล้ว เราจะเหมือนมีผู้ช่วยคอยเตือนว่า ...

3.3.1. "เราต้องทำอะไรเป็นอันดับถัดไป"

3.3.2. "งานนี้ต้องส่งให้ทันวันไหน"

3.3.3. "งานที่ส่งต่อให้คนอื่นทำได้มีอะไรบ้าง"

3.4. สุดท้ายแล้วระบบ GTD จะช่วยให้เราทำงานเสร็จเร็วขึ้น โดยที่เราเหนื่อยและเครียดน้อยลงกว่าเดิม

4. เทคนิครับมืองานแบบโปรเจกต์ ที่ซับซ้อนและกินเวลานาน

4.1. หลังจากเราตั้งค่าระบบ GTD เรียบร้อยแล้ว เราจะมีงานกลุ่มหนึ่งที่ต้องการการวางแผนเพิ่มเติม นั่นคือ ลิสต์งานแบบโปรเจกต์

4.2. กำหนดเป้าหมาย

4.2.1. เราต้องหาคำตอบว่า "ทำไมเราถึงต้องทำโปรเจกต์นี้"

4.2.2. การกำหนดเป้าหมายและหาเหตุผลนี้จะช่วยให้...

4.2.2.1. มองเห็นว่าหน้าตาของงานที่เสร็จแล้วเป็นอย่างไร?

4.2.2.2. จัดสรรทรัพยากรที่มีให้เหมาะสมกับเป้าหมาย

4.2.2.3. เพิ่มแรงจูงใจให้เราลงมือทำโปรเจกต์นี้

4.2.3. Ex # โปรเจกต์ทำช่องพอดแคสต์ส่วนตัว

4.2.3.1. คุณมีโปรเจกต์สร้างช่องพอดแคสต์เกี่ยวกับวงการศิลปะ NFT

4.2.3.2. คุณควรเริ่มจากถามตัวเองว่า ทำไมถึงอยากสร้างช่องนี้?

4.2.3.2.1. เพราะคุณอยากมีช่องทางสำหรับรวมกลุ่มคนรักงานศิลปะ NFT

4.2.3.2.2. เพราะคุณอยากถ่ายทอดความรู้และประสบการณ์ขายให้คนอื่นๆ ต่อ

4.2.3.2.3. เพราะคุณอยากสร้างกลุ่มแฟนคลับให้มาติดตามงานศิลปะของคุณบ้าง

4.2.3.3. เพียงเท่านี้คุณจะเริ่มมองเห็นว่าจะอยากลงทุนเท่าไหร่? อยากใช้เวลากับมันมากแค่ไหน? แล้วคุณก็จะมีแจงจูงใจเพิ่มขึ้นด้วย

4.3. จินตนาการถึงผลลัพธ์ความสำเร็จ

4.3.1. เราต้องคิดถึงหน้าตาของงานที่สำเร็จแล้วว่ามันเป็นอย่างไร?

4.3.2. เมื่อเรารู้ชัดเจนแล้ว เราจะเริ่มมองเห็นวิธีที่จะทำมันให้สำเร็จ

4.3.3. Ex # โปรเจกต์ทำช่องพอดแคสต์ส่วนตัว

4.3.3.1. ช่องพอดแคสต์ของคุณต้องมีชื่อตรงกับชื่อไอดีในวงการ

4.3.3.2. คุณจะอัพคลิปใหม่ๆ เดือนละ 2 ครั้งก่อน

4.3.3.3. เนื้อหาของมันจะค่อยๆ เริ่มจากแนะนำให้คนฟังรู้จักศิลปะ NFT แล้วค่อยไต่ระดับความยากไปเรื่อยๆ

4.4. ระดมพลังสมอง

4.4.1. เราต้องระดมความคิดจากหลายๆ ทางเพื่อหาวิธีที่ดีที่สุดในการทำโปรเจกต์นั้นให้สำเร็จ

4.4.2. แนะนำให้ใช้การเขียน เพราะการเขียนจะช่วยให้เราไม่หลุดประเด็นจากสิ่งที่อยากได้

4.4.3. อย่าลืมเอา "ลิสต์ข้อมูลสนับสนุนการทำโปรเจกต์" มาใช้ประโยชน์ในขั้นตอนนี้

4.4.4. Ex # โปรเจกต์ทำช่องพอดแคสต์ส่วนตัว

4.4.4.1. คุณซื้อหนังสือเกี่ยวกับการทำพอดแคสต์มาอ่านเพิ่มเติม

4.4.4.2. คุณค่อยๆ ไล่ดูคลิปตอนอัดเสียง ตัดต่อ และสร้างช่องพอดแคสต์

4.4.4.3. คุณโทรปรึกษากับเพื่อนที่ทำงานด้านนี้อยู่เรื่อยๆ เวลามีเรื่องสงสัย

4.4.4.4. สุดท้ายคุณก็สรุปทุกอย่างเป็น mindmap ง่ายๆ ให้ตัวเองในกระดาษ

4.5. จัดระเบียบงานที่ต้องทำ

4.5.1. ขั้นตอนนี้คือไล่เรียงงานที่เราต้องทำแล้วจัดลำดับความสำคัญก่อนหลัง

4.5.2. Ex # โปรเจกต์ทำช่องพอดแคสต์ส่วนตัว

4.5.2.1. งานแรกที่คุณต้องทำก็คือ ออกแบบโลโก้ช่อง

4.5.2.2. งานถัดมาคือ ไล่ซื้ออุปกรณ์และจัดเตรียมห้องสำหรับทำงานอัดเสียง ตัดต่อ

4.5.2.3. งานถัดมาคือ เตรียมเนื้อหาที่ทำเป็นคลิป

4.5.2.4. คุณคิดว่าเนื้อหาเป็นงานสำคัญที่สุด คุณจึงให้มันเป็นงานสำคัญอันดับแรก

4.6. ระบุลิสต์งานที่รอทำเป็นอันดับถัดไป

4.6.1. เมื่อเราวางแผนโปรเจกต์ไปแล้ว ขั้นตอนสุดท้ายคือ จัดสรรทรัพยากรที่มีแล้วกำหนดว่าเราจะทำอะไรเป็นอันดับถัดไป

4.6.2. ถ้างานถัดไปที่ต้องทำไม่ใช่งานของคุณแต่มีคนอื่นมาเกี่ยวข้อง ให้ระบุด้วยว่า "ใครคือคนที่รับผิดชอบงาน"

4.6.3. Ex # โปรเจกต์ทำช่องพอดแคสต์ส่วนตัว

4.6.3.1. ตามลำดับความสำคัญแล้ว เนื้อหา มาก่อน ดังนั้นสิ่งที่คุณจะทำเป็นอันดับถัดไปคือ

4.6.3.1.1. หาข้อมูลในแต่ละคลิป

4.6.3.1.2. เรียบเรียงเนื้อหาเป็นสคริป์ท์คร่าวๆ

4.6.3.2. งานต่อไปคือ ออกแบบโลโก้ช่อง

4.6.3.2.1. หาคนมาออกแบบ

4.6.3.2.2. เตรียมรายละเอียดส่งให้คนออกแบบ

4.6.3.3. งานต่อไปคือ ซื้ออุปกรณ์และจัดเตรียมห้อง

4.6.3.3.1. ตั้งงบประมาณก่อน

4.6.3.3.2. ซื้ออุปกรณ์จำเป็น

4.6.3.3.3. จัดหาช่างมาปรับปรุงห้องทำงาน

5. 5 ขั้นตอนในการใช้ระบบ GTD

5.1. แผนภาพสรุป 5 ขั้นตอนในการใช้ระบบ GTD

5.1.1. เค้นงานที่ต้องทำมารวมไว้ให้หมด

5.1.2. ตีโจทย์แต่ละงานให้ชัดเจนว่าต้องทำอะไร

5.1.3. จัดระเบียบแต่ละงาน

5.1.4. หมั่นทบทวนงานที่ถูกจัดระเบียบไปแล้ว

5.1.5. ลงมือทำงานจนเสร็จ

5.2. เค้นงานที่ต้องทำมารวมไว้ให้หมด

5.2.1. ขั้นตอนแรกในการเริ่มใช้ GTD คือเราต้องเค้นเอางานทุกอย่างในหัวออกมากองตรงหน้า

5.2.2. เค้นงานแบบไหนออกมาบ้าง?

5.2.2.1. ทุกอย่างไม่ว่าจะเป็นงาน สิ่งของ ไอเดีย โครงการ ที่เราต้องทำ ควรทำ ทั้งตอนนี้และในอนาคตอันใกล้นี้

5.2.2.1.1. โปรเจกต์งานของออฟฟิศที่เราดูแลอยู่

5.2.2.1.2. คำมั่นสัญญาที่ให้ไว้กับคนในครอบครัว

5.2.2.1.3. ทริปท่องเที่ยวประจำปี

5.2.2.1.4. เฟอร์นิเจอร์เก่าที่อยากทิ้งและขายเป็นมือสอง

5.2.2.1.5. กองบิลค่าใช้จ่ายประจำเดือนที่ยังไม่ได้แยกประเภท

5.2.2.2. เราสามารถใช้ "สถานที่" เพื่อช่วยชี้นำให้เราเค้นงานต่างๆ ออกมาให้หมดได้ เช่น...

5.2.2.2.1. สำรวจโต๊ะทำงาน

5.2.2.2.2. สำรวจเฟอร์นิเจอร์ต่างๆ เช่น โต๊ะ ตู้ เตียง ลิ้นชัก

5.2.2.2.3. สำรวจห้องเก็บของ

5.2.3. เค้นออกมาหมดแล้วต้องกองรวมไว้ที่ไหน?

5.2.3.1. เราจะจดทุกอย่างที่ต้องทำลงในกระดาษทีละใบ จากนั้นก็เอามากองรวมกันในแฟ้มหรือกล่องก็ได้ ซึ่งเราจะเรียกมันว่า "Inbox"

5.2.3.2. จากนั้นเราจะเริ่มแบ่งประเภท "Inbox" ให้เหมาะสมกับลักษณะงานต่างๆ ของตัวเอง เช่น

5.2.3.2.1. แบ่งตามประเภทงาน

5.2.3.3. งานทั้งหมดที่ถูกเค้นมากองไว้เปรียบเหมือนเราเอามันมาใส่ Inbox เพื่อรอเข้าสู่ขั้นตอนถัดไปของการใช้ GTD

5.2.4. ข้อควรระวัง

5.2.4.1. ระหว่างเค้นงานที่ต้องทำออกมา อย่าเผลอลัดไปขั้นตอนอื่น จงมีสมาธิกับการรวบรวมเพียงอย่างเดียวจะช่วยให้การใช้ GTD ได้ผลดียิ่งขึ้น

5.2.4.1.1. Ex # หนังสือเล่มโปรดที่เคยทำหายไป

5.2.4.2. ถ้าเจองานหรือสิ่งของอะไรที่คิดว่า "ไม่สำคัญ" "ไม่ทำและไม่เก็บไว้" แน่ๆ ให้คัดทิ้งไปได้เลย เพื่อประหยัดเวลา

5.2.4.2.1. Ex # โปรเจกต์งานเก่าข้ามปี

5.2.4.3. อย่ามี "Inbox" หลายอันเกินไป คัดเฉพาะแต่ประเภทที่สำคัญกับเราเท่านั้นก็พอ

5.2.5. พยายามเค้นงานต่างๆ ออกมาให้หมด ถ้าเรายังหลงเหลืองานใดที่ต้องทำเอาไว้ในหัว ก็เท่ากับเรายังเปลืองพลังสมองเพื่อจำงานต่างๆ อยู่ดี

5.3. ตีโจทย์แต่ละงานให้ชัดเจนว่าต้องทำอะไร

5.3.1. ขั้นตอนต่อมาคือ ระบุรายละเอียดของงานที่เราเค้นมากองไว้ใน Inbox ให้ชัดเจนว่า "ต้องทำอะไร" "ต้องทำอย่างไร"

5.3.2. หลัก 3 ข้อ สำหรับขั้นตอนตีโจทย์งานให้ชัดเจน

5.3.2.1. เริ่มจากตีโจทย์งานชิ้นบนสุดของแต่ละ "Inbox" เสมอ

5.3.2.2. ตีโจทย์ไปครั้งละ 1 งาน

5.3.2.3. งานไหนตีโจทย์ไปแล้ว อย่านำกลับมาทำซ้ำอีก

5.3.2.4. เป้าหมายสำคัญของขั้นตอนนี้คือ ทำทุกงานให้ชัดเจนเพื่อให้เราจัดระเบียบงานแต่ละชิ้นได้ง่ายและรวดเร็วที่สุด

5.3.3. ตอบ 2 คำถาม เพื่อตีโจทย์งานนั้นให้ชัดเจน

5.3.3.1. งานนั้นคืออะไร?

5.3.3.1.1. เมื่อเรารู้ว่างานที่ต้องทำคืออะไร เราจะรู้ว่ามันสำคัญมากน้อยแค่ไหนด้วย

5.3.3.2. ผลลัพธ์ที่ได้จากงานนั้นคืออะไร?

5.3.3.2.1. เราจะรู้ประโยชน์ที่ตามมาหลังทำเสร็จและรู้ว่างานจะเสร็จได้อย่างไร

5.3.3.3. Ex # ตัวอย่างการตีโจทย์งานให้ชัดเจน

5.3.3.3.1. ตรวจสไลด์นำเสนองานของน้องเก๋

5.3.3.3.2. นำรถเข้าศูนย์เพื่อตรวจเช็คสภาพ

5.3.3.3.3. พยายามระบุรายละเอียดให้ชัดเจนที่สุด ถ้าต้องโทรติดต่อหรืออีเมลหาลูกค้า อย่าลืมเขียนเบอร์และอีเมลไว้ด้วย

5.3.4. ถามต่อไปว่า งานนั้นทำได้จริงไหม?

5.3.4.1. ถ้าตอบว่า ไม่ ยังทำอะไรตอนนี้ไม่ได้

5.3.4.1.1. เราจะมี 3 ทางเลือกสำหรับงานประเภทนี้คือ

5.3.4.1.2. ทิ้งไปเลยไม่ต้องทำ

5.3.4.1.3. เก็บเป็น "ลิสต์รอสักวันอาจจะทำ"

5.3.4.1.4. เก็บเป็น "ลิสต์ข้อมูลอ้างอิง"

5.3.4.2. ถ้าตอบว่า ใช่

5.3.4.2.1. ถามต่อว่า "ฉันต้องทำอะไรเป็นอันดับถัดไป?"

5.3.5. เราต้องไม่ปล่อยงานไหลออกจาก "Inbox" ไปสู่ขั้นตอนถัดไป ถ้ายังไม่สามารถตีโจทย์ออกมาจนชัดเจน

5.3.6. 3. ยังลงมือทำไม่ได้

5.3.6.1. แตกเป็น 3 ref someday trash

5.3.7. 4. ซับซ้อน ใช้เวลา

5.3.7.1. แตก Projects

5.3.8. 5. ใช้เวลาเกิน 10 นาที

5.3.8.1. แตกเป็น 2 delegate defer

5.3.8.1.1. แตก defer calendar next

5.3.9. 6. ใช้เวลาไม่เกิน 10 นาที ทำเลย

5.4. จัดระเบียบแต่ละงาน

5.4.1. ขั้นตอนนี้คือ การจัดระเบียบงานทั้งหมดว่า "เราควรทำอะไรกับมันบ้าง" โดยที่งานนั้นจะไม่ย้อนกลับมาให้เราต้องคิดจนปวดหัวอีก

5.4.2. จัดระเบียบงานที่กองไว้ให้เหลือศูนย์

5.4.2.1. หลังจากตีโจทย์งานแต่ละชิ้นจนชัดเจนแล้ว เรามีทางเลือกให้ตัดสินใจจัดระเบียบงานนั้นเป็น 7 ทางด้วยกันคือ

5.4.2.2. ลิสต์งานแบบโปรเจกต์

5.4.2.3. ลิสต์ข้อมูลสนับสนุนการทำโปรเจกต์

5.4.2.4. ลิสต์งานที่รอส่งต่อให้คนอื่นทำ

5.4.2.5. ลิสต์รอสักวันอาจจะทำ

5.4.2.6. ลิสต์ข้อมูลอ้างอิง

5.4.2.7. ลิสต์งานที่สามารถกำหนดลงปฏิทินได้

5.4.2.8. ลิสต์งานที่จะทำเป็นอันดับถัดไป

5.4.2.8.1. เราควรจัดระเบียบลิสต์งานชนิดนี้ตามบริบทคือ...

5.4.3. ตัวอย่างการจัดระเบียบงาน

5.4.3.1. ตรวจสไลด์นำเสนองานของน้องเก๋

5.4.3.1.1. งานนั้นคืออะไร?

5.4.3.1.2. ผลลัพธ์ที่ได้จากงานนั้นคืออะไร?

5.4.3.1.3. ฉันต้องทำอะไรเป็นอันดับถัดไป?

5.4.3.1.4. ทางเลือกอาจเป็น

5.4.3.2. นำรถเข้าศูนย์เพื่อตรวจเช็คสภาพ

5.4.3.2.1. งานนั้นคืออะไร?

5.4.3.2.2. ผลลัพธ์ที่ได้จากงานนั้นคืออะไร?

5.4.3.2.3. ฉันต้องทำอะไรเป็นอันดับถัดไป?

5.4.3.2.4. ทางเลือกอาจเป็น...

5.4.4. ตั้งแจ้งเตือนเมื่อถึงเวลาลงมือทำ

5.4.4.1. ระบบนี้เป็นตัวช่วยคอยเตือนเราเมื่อถึงเวลาต้องทำงานอะไรสักอย่าง เช่น โน้ตแจ้งเตือน แจ้งเตือนในแอพ หรือตั้งอีเมลเตือนตัวเองล่วงหน้า

5.4.4.2. ระบบนี้เหมาะสำหรับใช้กับ...

5.4.4.2.1. ลิสต์งานที่สามารถกำหนดลงปฏิทินได้

5.4.4.2.2. ลิสต์รอสักวันอาจจะทำ

5.4.4.3. การตั้งระบบแจ้งเตือนของเราจะแยกย่อยโฟลเดอร์ออกเป็น...

5.4.4.3.1. 12 เดือน

5.4.4.3.2. จำนวนวันในแต่ละเดือน

5.4.4.4. เมื่อเราตั้งค่าระบบแจ้งเตือนเรียบร้อยแล้ว ระบบนี้จะทำหน้าที่เสมือนเป็นเลขาส่วนตัวของเรา

5.4.5. ข้อควรระวัง

5.4.5.1. ทุกงานต้องมีที่อยู่เดียว ห้ามใส่ไว้หลายที่เด็ดขาด

5.4.5.2. อย่ามีโฟลเดอร์จัดเก็บที่ซับซ้อนและยิบย่อยเกินไป

5.4.5.3. จัดเก็บโดยเรียงตามลำดับตัวอักษรหรือวันที่ เพื่อให้ง่ายต่อการใช้งาน

5.4.5.4. ครั้งแรกๆ ที่เริ่มจัดระเบียบถือเป็นเรื่องยาก แต่ถ้าเราหมั่นใช้และปรับแต่งอยู่เรื่อยๆ ระบบ GTD นี้จะกลายเป็นผู้ช่วยชั้นดีได้

5.5. หมั่นทบทวนงานที่ถูกจัดระเบียบไปแล้ว

5.5.1. หลักจาผ่านขั้นตอน 1-3 แล้ว แปลว่าระบบ GTD เริ่มทำงาน ดังนั้นเราต้องหมั่นทบทวนเพื่อให้มั่นใจว่าระบบถูกอัพเดทและยังทำงานได้ดีอยู่เสมอ

5.5.2. ทบทวนรายวัน

5.5.2.1. งานที่จดลงปฏิทินไว้ยังเป็นไปตามกำหนดไหม?

5.5.2.2. ในลิสต์รอทำเป็นอันดับถัดไปมีงานตัวไหนสามารถนำมาทำได้เลยตามบริบทที่เหมาะสมไหม?

5.5.3. หมั่นทุกทวนทุกสัปดาห์

5.5.3.1. จัดสรรเวลาแค่สัปดาห์ละครั้ง (แนะนำวันศุกร์เย็น) เพื่อทบทวนงานที่เราจัดระเบียบไปแล้วว่า...

5.5.3.2. อัพเดทงานใหม่ๆ ที่เพิ่มเข้าระบบ GTD

5.5.3.3. ทบทวนงานที่ผ่านขั้นตอน 1-3 ไปแล้ว ว่าต้องปรับเปลี่ยนอะไร มีสิ่งไหนสามารถทิ้งไปเลยไม่ต้องทำแล้วไหม

5.5.3.4. ปรับแต่งวิธีคิดการจัดระเบียบใหม่

5.5.3.5. มีไอเดียใหม่ๆ ที่น่าสนใจก็ใส่ไว้ที่ "ลิสต์งานแบบโปรเจกต์" หรือ "ลิสต์รอสักวันอาจจะทำ"

5.6. เลือกลงมือทำงานสำคัญให้เสร็จ

5.6.1. เราได้ตั้งระบบ GTD เอาไว้ล่วงหน้า งานทุกอย่างถูกจัดระเบียบ เรามีกำหนดงานตามปฏิทิน ขั้นตอนสุดท้ายก็คือการเลือกลงมือทำงานสำคัญให้เสร็จ ซึ่งง่ายกว่าเดิมมาก เพราะเรามีเวลามากขึ้นแล้ว

5.6.2. ปัจจัยแวดล้อมมีผลต่องานที่เลือกทำในตอนนี้

5.6.2.1. การจะทำงานหนึ่งชิ้นได้หรือไม่ จะมีปัจจัยแวดล้อมให้คิดอยู่ 4 ด้าน คือ...

5.6.2.1.1. บริบทแวดล้อม

5.6.2.1.2. เวลาที่มี

5.6.2.1.3. พลังงานที่มี

5.6.2.1.4. ลำดับความสำคัญของงาน

5.6.2.2. พอเรารู้ปัจจัยแวดล้อมแล้ว เราจะตัดสินใจเลือกทำงานใน "ตอนนี้" ได้ดียิ่งขึ้น

5.6.3. ในทุกๆ วันให้ลงมือทำ "งานที่วางแผนเอาไว้แล้ว" ก่อน

5.6.3.1. ชีวิตการทำงานจริงของเราจะมีงานให้เราทำ 3 แบบ คือ...

5.6.3.1.1. ทำงานที่วางแผนเอาไว้แล้ว

5.6.3.1.2. ทำงานที่เพิ่งเข้ามาใหม่

5.6.3.1.3. วางแผนการทำงาน

5.6.3.2. คนส่วนใหญ่มักเสียเวลาการทำงานไปกับงานแบบที่ 2 "งานที่เพิ่งเข้ามาใหม่" ทั้งที่จริงๆ แล้วเราควรใช้เวลากับ "งานที่วางแผนเอาไว้แล้ว" มากกว่า

5.6.3.2.1. ถ้ามัวแต่ทำ "งานที่เพิ่งเข้ามาใหม่" เราจะไม่ได้ทำงานตามเป้าหมายของตัวเองอีกต่อไป แต่เรากำลังทำงานตามเป้าหมายของคนอื่น

5.6.3.2.2. ยิ่งเราทำ "งานที่เพิ่งเข้ามาใหม่" มากเท่าไหร่ เราก็ยิ่งรู้สึกยุ่งวุ่นวายและเครียดมากขึ้นตามไปด้วย

5.6.3.3. ดังนั้นเมื่อเราเจอ "งานที่เพิ่งเข้ามาใหม่" ให้พิจารณาให้ดีก่อนว่า...

5.6.3.3.1. งานนั้นสำคัญแค่ไหน?

5.6.3.3.2. งานนั้นด่วนแค่ไหน? ด่วนจริงไหม?

5.6.3.3.3. ถ้ายังไม่สำคัญหรือด่วนจริงๆ เราสามารถเลือก...

5.6.3.3.4. บิงโกขอแนะนำคอร์สอบรมหนังสือ 7 Habits of Highly Effective People ซึ่ง 1 ในนิสัย 7 อย่าง ของคนที่ประสบความสำเร็จคือนิสัยเลือกทำงานสำคัญแต่ไม่ด่วน

5.6.4. ระบบ GTD ได้ช่วยคิดจัดการงานต่างๆ แทนเราไปมากแล้ว เราจึงเหลือพลังสมองเอาไว้คิดถึงเป้าหมายชีวิตที่มากกว่าแค่ "ทำงานเสร็จ"

5.6.4.1. อย่าลืมนึกถึง "เป้าหมายในระยะสั้น"

5.6.4.1.1. ฉันจะเป็นอย่างไรในอีก 1-5 ปีต่อจากนี้?

5.6.4.2. อย่าลืมนึกถึง "เป้าหมายในระยะยาว"

5.6.4.2.1. ฉันจะเป็นอย่างไรในอีก 5-10 ปีต่อจากนี้?

5.6.4.3. แล้วสุดท้ายอย่าลืมนึกถึง "เป้าหมายใหญ่ในชีวิต"

5.6.4.3.1. ฉันจะเป็นอย่างไรในบั้นปลายชีวิตนี้?

5.7. บิงโกขอแนะนำแอพที่มีระบบการทำงานแบบ GTD ที่จะช่วยให้เราใช้งานระบบนี้ได้รวดเร็วขึ้น

5.7.1. Todoist

5.7.2. OmniFocus

5.7.3. Thing

5.7.4. Evernote

6. Getting Things Done (GTD) คือระบบจัดการงานที่จะช่วยให้เราสร้าง Productivity มากขึ้น แล้วเครียดน้อยลง

6.1. ระบบ GTD มีไว้เพื่อช่วยเราคิดแทนสมอง เราเลยเครียดน้อยลง

6.1.1. ทุกวันนี้เรามีอะไรให้ทำเยอะจนสมองทำงานหนักจนเครียด

6.1.1.1. สมองของเราไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อจดจำ แต่มันถูกออกแบบมาสำหรับ "คิด"

6.1.1.2. ในแต่ละวัน เรามีอะไรให้ทำหลายอย่าง ทั้งเรื่องงาน ส่วนตัว และครอบครัว

6.1.1.3. ยิ่งเราต้องจำว่าต้องทำอะไรบ้าง ต้องทำเสร็จเมื่อไหร่ หรือต้องทำอย่างไร ก็ยิ่งเป็นภาระที่หนักต่อสมอง นี่จึงเป็นสาเหตุให้เรารู้สึกเครียดมากขึ้น

6.1.2. พอเรามีงานให้ทำเยอะมาก เราจึงคิดวิธีต่างๆ มาแก้ไข หนึ่งในวิธีที่หลายคนชอบใช้ก็คือ การลิสต์รายการงานที่ต้องทำในแต่ละวัน หรือ To-do list

6.1.3. แต่ต่อให้เราลิสต์รายการงาน มันก็ยังไม่ใช่วิธีแก้ที่ดี เพราะ...

6.1.3.1. จากลิสต์งานใน 1 วัน เราทำเสร็จทั้งหมดนั้นไม่ได้ เราจึงมีงานเหลือค้างไปเรื่อยๆ ทุกวัน

6.1.3.1.1. พอเป็นแบบนี้ทบไปเรื่อยๆ ก็เริ่มเครียด พอหลายทบไปหลายวันเข้า เราก็จัดการไม่ถูกว่าควรทำงานไหนก่อนหลัง

6.1.3.2. ต่อให้เราทำลิสต์เสร็จ เราก็ยังไม่รู้อยู่ดีว่าต้องทำงานไหนก่อนหลัง ทำงานไหนเมื่อไหร่อย่างไร

6.1.4. ระบบจัดการงานแบบ GTD จึงทำหน้าที่ได้ดีกว่าลิสต์รายการงาน เพราะ...

6.1.4.1. ระบบนี้จะช่วยแยกแยะงานทั้งหมดที่เรามีว่า "อะไรคืองานที่ต้องทำเป็นอันดับถัดไป" "เราต้องทำอะไรก่อนหลัง" "งานนี้ต้องทำเสร็จเมื่อไหร่"

6.1.4.2. ระบบนี้จะช่วยจัดเก็บงานทุกอย่างแทนการใช้สมองจำ เราจึงลดการทำงานของสมองและความเครียดได้ด้วย

6.2. ประโยชน์ที่ได้จากการใช้ GTD

6.2.1. เลิกรู้สึกว่างานล้นมือจนรับมือไม่ไหวหรือตกหล่นงานสำคัญบางอย่างไป

6.2.2. รู้กำหนดงานล่วงหน้าและมีระบบคอยช่วยเตือนว่าต้องทำอะไรเมื่อไหร่บ้าง

6.2.3. มีระบบการทำงานที่ลื่นไหล รู้ว่าต้องทำอะไรเป็นอันดับถัดไปโดยไม่ต้องหยุดชะงัก

6.2.4. ลดความเครียด แล้วเอาพลังสมองไปสู้กับงานสำคัญที่อยู่ตรงหน้า

6.2.5. สร้าง Productivity ให้ตัวเองโดยเหลือเวลาว่างในชีวิตมากขึ้น

6.3. สิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อเรานำระบบ GTD มาใช้

6.3.1. เราต้องตั้งค่าระบบ GTD ไว้รับมือกับจำนวนงานทั้งหมดที่มี

6.3.2. เมื่อระบบเริ่มทำงาน เราจะมีตารางเวลาชัดเจนว่าต้องทำอะไรเมื่อไหร่

6.3.3. เป้าหมายสำคัญที่สุดของระบบ GTD คือการช่วยบอกว่า "อะไรคือสิ่งที่เราต้องทำเป็นอันดับถัดไป" เพื่อให้เราทำงานได้อย่างลื่นไหลไม่มีสะดุด

6.3.4. หลังจากเริ่มใช้ระบบ GTD แล้ว เราต้องหมั่นหาเวลาทบทวนการตั้งค่าระบบของเราว่า...

6.3.4.1. การตั้งค่ายังเหมาะสมกับสถานการณ์งานในปัจจุบันหรือไม่?

6.3.4.2. การตั้งค่ามีอะไรต้องเปลี่ยนไหม?

7. นิสัยสำคัญที่ส่งผลดีต่อระบบ GTD

7.1. ถามเสมอว่า "ต้องทำอะไรเป็นอันดับถัดไป"

7.1.1. คำถามนี้จะช่วยให้เราทำงานง่ายและเร็วขึ้นกว่าเดิมเยอะมาก เพราะ...

7.1.1.1. รู้ชัดเจนว่าต้องทำอะไร

7.1.1.2. รู้ว่าใครจะเป็นคนรับผิดชอบงานนี้ ฉัน เพื่อนร่วมงาน หัวหน้า หรือคนอื่นๆ

7.1.2. เราควรถามคำถามนี้ทุกครั้งประมาณ 20 นาทีก่อนเลิกประชุม

7.1.3. พอเรารู้ว่าต้องทำอะไรได้เร็ว เราก็จะสร้าง Productivity ได้มากขึ้น ยิ่งเราทำงานได้ดี เราก็ยิ่งมีความมั่นใจในตัวเองเพิ่มขึ้นตามไปด้วย

7.2. จินตนาการถึงเป้าหมายและความสำเร็จ

7.2.1. เราไม่มีทางรู้ว่าต้องทำอะไร จนกว่าเราจะกำหนดเป้าหมายที่เราต้องการ

7.2.2. เราต้องมีเป้าหมายและภาพความสำเร็จในใจก่อนว่ามีหน้าตาอย่างไร แล้วค่อยกำหนด "สิ่งที่ต้องทำเป็นอันดับถัดไป"

7.2.2.1. Ex # การประชุม

7.2.2.1.1. ถ้าเราประชุมกันโดยไม่มีเป้าหมาย สิ่งที่จะเกิดขึ้นก็คือ เราจะมานั่งคุยกันว่าจะประชุมกันเรื่องอะไร

7.2.2.1.2. จากนั้นก็เสียเวลาเถียงกันไปมาสักพัก แล้วจบประชุมด้วยข้อสรุปว่า ครั้งหน้าจะมาประชุมกันเรื่องเปิดรับพนักงานใหม่

7.2.2.1.3. แต่ถ้ากำหนดเป้าหมายแต่แรกว่า "วันนี้จะประชุมกันเรื่องรับสมัครพนักงาน" สิ่งที่ต้องการหลังการประชุมคือ "วิธีรับสมัคร จำนวนคนที่ต้องรับ ระยะเวลาที่ต้องใช้"

7.2.2.1.4. ทุกคนก็ไม่ต้องเสียเวลามาประชุมกันอีกรอบ งานก็จะเสร็จเร็วขึ้นกว่าเดิมมาก

7.2.3. แนวคำถามเพื่อช่วยให้เราจินตนาการถึงเป้าหมายและความสำเร็จ

7.2.3.1. การประชุมครั้งนี้จัดขึ้นเพื่ออะไร?

7.2.3.2. เอกสารนี้เอาไว้ใช้เพื่ออะไร?

7.2.3.3. ทำไมเราถึงต้องทำงานชิ้นนี้?

7.2.3.4. ตอนที่ทำงานเสร็จแล้ว หน้าตามันเป็นอย่างไร?