1. MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
1.1. describe de manera detallada todas las características de este sistema, indicando los diferentes elementos que lo componen,
1.2. Dicho manual es el criterio por excelencia a tener en cuenta como base para el control que se quiera ejercer en el Sistema de Gestión Integral, puesto que la Institución debe aplicarlo en los niveles estratégico, táctico y operacional para contribuir al logro de los objetivos.
2. CONTROLES
2.1. Los procesos cuentan en su estructura y caracterización con varios apartes que sirven para ejercer control, como son las entradas (Documentos de origen interno y externo) y salidas (Proceso(s), procedimiento(s), formatos, guías, etc.),
2.2. las herramientas de medición, las actividades de verificar de la caracterización, los puntos de control de los procedimientos y los mapas de riesgos; pueden incluirse también documentos como la matriz de servicios, características y estándares, así como la matriz de productos, usuarios y clientes, puesto que se convierten en criterios que al compararlos y tomar decisiones, permiten ejercer adecuadamente el autocontrol
3. PROCEDIMIENTOS
3.1. los procedimientos se convierten en otra herramienta para el ejercicio del control, puesto que detallan la forma como se desarrolla una actividad crítica de un proceso, es decir, especifican las tareas y el método o secuencia lógica, con la que deben trabajar los servidores públicos de la Institución que los ejecutan.
4. INDICADORES
4.1. son expresiones cuantitativas de las variables que intervienen en un proceso y de los atributos de los resultados del mismo
4.1.1. Permiten analizar el desarrollo de la gestión, las tendencias, comportamientos y el cumplimiento de las metas respecto al objetivo trazado por la organización. Para realizar un mejor control del resultado de los indicadores se les debe realizar seguimiento, medición y análisis.
4.1.2. La Policía Nacional ha establecido la medición de indicadores a través del aplicativo Suite Visión Empresarial (S.V.E.), que permite evaluar el cumplimiento de los objetivos de los niveles estratégico, táctico y operacional definidos en el mapa estratégico y en cada uno de los procesos existentes dentro del Sistema de Gestión Integral (S.G.I.).
5. PROCESO DE CONTROL INTERNO Y SUS COMPONENTES
5.1. se considera como una herramienta especial de control, toda vez que además de cumplir con las características anteriores, es el proceso que permite verificar el cumplimiento de lo planeado en el Sistema de Gestión Integral y emite directrices para el correcto ejercicio de dicho control en la institución y en cada proceso que la compone
5.2. Este proceso está compuesto por elementos clave para brindar seguridad razonable a la Institución de que los objetivos se alcanzarán, tales como:
5.2.1. Programa anual de auditorías. Que compila y agenda los ejercicios de evaluación i
5.2.2. Auditoría interna. Es un procedimiento sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al compararse de manera objetiva con los criterios existentes
5.3. Las clases de auditorías que realiza el Área de Control Interno son
5.3.1. Auditoría Interna Integral: Consiste en la verificación realizada a la unidad policial en todos los procesos y procedimientos que se ejecutan.
5.3.2. Auditoría Interna Específica: Consiste en la verificación realizada en una o varias unidades policiales, respecto de un proceso, procedimiento y/o actividad
5.3.3. Auditoría Interna de Sistemas de Gestión: Consiste en la verificación realizada a la unidad oproceso con el fin de comprobar la conformidad del Sistema
5.3.4. Auditoría Interna Combinada: Consiste en la verificación realizada a dos o más sistemas de gestión de diferentes disciplinas en una unidad o proceso policial.
5.3.5. Auditoría Interna de Seguimiento: Consiste en la verificación realizada a la unidad o proceso respecto de los planes de mejoramiento.
5.4. Informe ejecutivo anual.
5.4.1. Es una de las herramientas establecidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) para evaluar el Sistema de Gestión Integral, en la actualidad se le incorporaron algunos elementos para verificar los aspectos clave del Sistema de Gestión de la Calidad.
5.4.2. Ésta herramienta se aplica con base en los lineamientos que sobre el particular expide en cada vigencia el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), interviniendo entre otras, Oficina de Planeación, Área de Control Interno, Secretaria General, Dirección Administrativa y Financiera, Inspección General y la Dirección de Talento Humano
5.5. Informe de control interno contable.
5.5.1. Se realiza de manera paralela y complementaria al informe ejecutivo anual, a partir de una evaluación independiente a los estados contables y a la informaciónsoporte que los genera
5.6. Autoevaluación Institucional
5.6.1. La autoevaluación Institucional es uno de los seis componentes del Modelo Estándar de Control Interno que permite a cada dueño de proceso y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo real
5.7. Subcomités de Mejoramiento Gerencial.
5.7.1. éstos se constituyen en una de las herramientas vitales para el control en la institución.
5.7.2. Subcomité central de mejoramiento gerencial. Conformado por los directores y jefes de oficinas asesoras, y presidido por el Director General o su delegado, en el que dirimen y toman decisiones de carácter institucional en cualquier ámbito o tema que afecte el adecuado funcionamiento del Sistema de Gestión Integral.
5.7.3. Subcomités regionales de mejoramiento gerencial. Presidido por cada director, jefe de oficina asesora o comandante de región de policía o su delegado, e integrado de conformidad con la estructura orgánica vigente, con los jefes de dependencia, comandantes de unidades subordinadas y demás unidades de tercer nivel, en los ámbitos operativo, administrativo y docente, según sea el caso.
5.7.4. Subcomités locales de mejoramiento gerencial. Presidido por los directores, comandantes, jefes o sus delegados respectivos, en las unidades de tercer nivel como: policías metropolitanas, comandos de departamento, escuelas de formación, seccionales de sanidad, centros sociales, vacacionales, colegios y demás unidades de tercer nivel, e integrado por los jefes de dependencia, comandantes de unidades subordinadas en los ámbitos operativo, administrativo y docente, segúnsea el caso.