1. 5. Archivo informático de datos
1.1. Está formado por un conjunto de datos elaborados o recibidos en formato electrónico que son ordenados, clasificados y conservados para su posterior consulta.
1.2. La mayoría de las empresas usan indistintamente tanto el formato papel como el formato electrónico para el archivo y la conservación de datos.
1.2.1. Pero el archivo informático tiene una serie de ventajas frente al papel:
1.2.1.1. Poseen motores de búsqueda.
1.2.1.2. No ocupan tanto espacio físico.
1.2.1.3. Permite la consulta de la información en cualquier momento y lugar.
2. 6. Soportes y materiales de archivo
2.1. Archivo de la documentación escrita
2.1.1. Carpetas simples
2.1.2. Carpetas clasificadoras
2.1.3. Carpetas colgantes
2.1.4. Carpetas archivadoras
2.1.5. Cajas simples
2.2. Archivos de la documentación informática
2.2.1. Disco duro del ordenador
2.2.2. Disco duro extraíble
2.2.3. CD
2.2.4. CD-RW
2.2.5. DVD
2.2.6. Blu-Ray Disc
2.2.7. Memorias USB
2.2.8. Tarjetas de memoria
2.3. Archivos de la documentación en la nube
2.3.1. Google Drive for Work
2.3.2. Dropbox Business
2.3.3. OneDrive
2.3.4. Box
3. 7. La protección de la información: la LOPD
3.1. Todo documento conservado en un archivo debe ser protegido de cualquier uso inadecuado, pérdida, robo, eliminación total o parcial, accidente, modificación, etc.
3.2. La Ley de Protección de Datos
3.2.1. Está regulada por la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal.
3.2.1.1. Aspectos relativos a la protección de datos:
3.2.1.1.1. Notificar a la Agencia Española de Protección de Datos
3.2.1.1.2. Redactar un documento de seguridad
3.2.1.1.3. Firmar contratos de encargo
3.2.1.1.4. Informar a los titulares de los datos
3.2.2. "garantizar y proteger los derechos y libertades de las personas físicas, en especial su honor y su intimidad"
4. 1. El archivo: concepto y finalidad
4.1. La función del archivo de la empresa
4.1.1. En una empresa, todos los días se producen y reciben una gran cantidad de documentos.
4.1.2. Por tanto, una adecuada ordenación, clasificación, archivo y conservación de documentos es esencial para el buen funcionamiento de cualquier empresa en la actualidad.
5. 2. Tipos de archivos empresariales
5.1. Tipos de archivo según su frecuencia de uso
5.1.1. Activos
5.1.1.1. Documentos que se utilizan con frecuencia
5.1.2. Semiactivos
5.1.2.1. Documentos de poca actividad, se conservan por alguna obligación legal.
5.1.3. Inactivos
5.1.3.1. Documentos que rara vez se consultan, pero con un alto valor legal.
5.2. Tipos de archivo según la localización física
5.2.1. Se diferencian por su forma de gestión
5.2.1.1. Gestión centralizada
5.2.1.1.1. Guarda toda su documentación.
5.2.1.2. Gestión descentralizada
5.2.1.2.1. Cada departamento tiene su propio archivo.
5.2.1.3. Gestión mixta
5.2.1.3.1. Los archivos activos y semiactivos están descentralizados en los distintos departamentos empresariales y existe un único archivo inactivo centralizado.