LA IMPORTANCIA DE LA LOGÍSTICA

1. La ejecución.

1.1. El día del evento todo tiene que ir según lo previsto: las actividades se han de realizar de acuerdo con la fecha y el horario establecidos. Aquí la logística no puede bajar la guardia, ya que es necesario que todo el mundo esté alerta ante cualquier imprevisto y que se pueda solucionar de forma rápida cualquier problema que pueda surgir.

2. La finalización.

2.1. El cierre del evento puede acabar también de forma creativa e innovadora, incluso con un efecto wow, como broche final a una buena planificación y logística.

3. El desmontaje.

3.1. Se procede a desmontar todo el equipo, retirando los materiales y los elementos utilizados durante el evento. Debe haber un adecuado desalojo para evitar daños o accidentes.

4. El diseño del material grafico y publicitario.

4.1. Es importante llevar a cabo con la suficiente antelación todo el diseño del material de fotografía, publicidad, marketing y escenografía que se va a utilizar. Tener al día las bases de datos para el envío de invitaciones es otra de las tareas de las que hay que ocuparse en las semanas previas al evento. Diseñar y preparar todo el material gráfico y publicitario es muy importante y, sobre todo, tenerlo al día.

5. Montaje

5.1. Esta fase incluye el montaje y la disposición de los equipos, los materiales, la tecnología, la decoración, el audio, el vídeo, etc. que se utilizarán, así como del grupo de personas que estarán trabajando durante el evento.

6. La fase post-evento.

6.1. Una vez finalizado el evento y en los días posteriores, es necesario evaluar los resultados, estableciendo el grado de cumplimiento de los objetivos planteados, y medir también la rentabilidad. Esta etapa incluye la preparación de informes, la evaluación, las memorias del evento, los cuestionarios para los participantes e invitados, los pagos a proveedores y el envío de agradecimientos al personal y a los asistentes