1. Mängelrüge (Kunde an Lieferant)
1.1. Gestztliche Grundlagen
1.1.1. Kaufmännische Praxis OR 197-210
1.1.2. Arten von Mängel
1.1.2.1. offene Mängel
1.1.2.1.1. Diese werden bei der Wareneingangsprüfung oder Abnahme der Dienstleistung festgestellt
1.1.2.1.2. Sofort rügen (OR 201)
1.1.2.2. versteckte Mängel
1.1.2.2.1. Diese werden erst zu einem späteren Zeitpunkt nach Bezahlung der Rechnung entdeckt.
1.1.2.2.2. Rügen unmittelbar nach Entdeckung des Mangels
1.1.2.2.3. 2 Jahre Frist / Bauten 5 Jahre ( OR 210)
1.1.2.3. Absichtlich verschwiegene Mängel
1.1.2.3.1. Keine Fristbegrenzung (OR 203)
1.1.3. Wahlmöglichkeiten des Kunden
1.1.3.1. Ersatzlieferung (OR 206)
1.1.3.2. Preisnachlass (Minderung - OR 205)
1.1.3.3. Rücktritt vom Vertrag (Wandelung - OR 205, 208, 209)
1.2. Notwendige Informationen
1.2.1. Mägelrüge
1.2.1.1. Hinweis auf Lieferung
1.2.1.2. Mängel genau beschreiben, womöglich Muster beilegen (Mängel nachweisen)
1.2.1.3. Lösung vorschlagen: Ersatz, Rabatt, Rücktritt
1.2.1.4. Ausbesserung fordern (falls eine solche vertraglich vorgesehen ist [Werkvertrag] und sie eine annehmbare Lösung darstellt)
1.2.1.5. Bitte um Antwort
1.3. zu berücksichtigen
1.3.1. Beanstandung
1.3.1.1. Hinweis auf vertragsgemässe Lieferung
1.3.1.2. erbrachte Dienstleistung bzw. Ausführung des Auftrags beanstanden
1.3.1.3. Vorschlag unterbreiten oder um Vorschlag bitten, wie die Angelegenheit bereinigt werden kann
1.3.2. Anwendung bei...
1.3.2.1. Mängeln bei der Ware
1.3.2.2. Lieferung unvollständig
1.3.2.3. Falsch Ware geliefert
1.3.3. Käufer muss Ware unmittelbar nach Erhalt prüfen und rügen, denn stillschweigen bedeutet Annahme
1.3.4. schriftlich rügen, evtl. sogar Eingeschrieben
1.4. Inhaltliche Gliederung
1.4.1. Einleitung
1.4.1.1. Bezug auf Lieferung nehmen
1.4.1.1.1. was wurde genau geliefert
1.4.1.1.2. Wann wurde Ware geprüft.
1.4.2. Hauptteil
1.4.2.1. Beziehen Sie sich auf Ihr Projekt und Ihren Vertrag.
1.4.2.2. Beschreiben Sie die Mängel einzeln und so genau wie möglich, also beispielsweise „Farbe blättert ab“ oder „Fugen enthalten große Löcher“
1.4.2.3. Vorschlag unterbreiten - klar formulieren
1.4.3. Schluss
1.4.3.1. Um Antwort bitten oder auf Eingehen des Vorschlages
1.4.3.2. Beweisfoto beilegen
2. Rekurs / Einsprache
2.1. Notwendige Informationen
2.1.1. Einsprache- / Rekursfrist beachten
2.2. zu berücksichtigen
2.2.1. Einsprache / Rekurs wird benutzt, wenn man sich gegen eine amtliche Verfügung wehren will
2.2.2. Verfassen Sie Einwände betont, sachlich-überzeugend und belegen sie Ihre Aussagen ausreichend
2.3. Inhaltliche Gliederung
2.3.1. Einleitung
2.3.1.1. Ausgangslage
2.3.1.1.1. WER sind Sie
2.3.1.1.2. Rückblick: Bezug auf Verfügung
2.3.2. Hauptteil
2.3.2.1. Sachverhalt
2.3.2.1.1. Einsprache erheben: um WAS geht es
2.3.2.1.2. Einsprache begründen und Beweise anführen
2.3.3. Schluss
2.3.3.1. Ausblick
2.3.3.1.1. Bitte auf Stellungnahme/Entscheid
2.3.3.1.2. keinen Termin angeben!
2.3.3.1.3. Beilagen aufführen
3. Gesuch
3.1. Notwendige Informationen
3.1.1. zuständige Amts-/Dienststelle ausfindig machen
3.1.2. gesetzliche Grundlagen dokumentieren
3.2. zu berücksichtigen
3.2.1. sachbezogen, überzeugend und gewinnend schreiben
3.2.2. nicht unterwürfig schreiben
3.2.3. Fristen einhalten
3.3. Inhaltliche Gliederung
3.3.1. Einleitung
3.3.1.1. Ausgangslage schildern
3.3.2. Hauptteil
3.3.2.1. Gesuch klar und präzise formulieren
3.3.2.2. Anliegen überzeugend begründen u.U. Beweise erbringen
3.3.3. Schluss
3.3.3.1. Bitte um Zustimmung, Weisungen, Bewilligung, Bescheid
3.3.3.2. Beilage einzeln aufführen
4. Antwort auf Mängelrüge (Lieferant an Kunde)
4.1. Arten
4.1.1. Gerechtfertigte Mängel (Kunde hat recht)
4.1.2. Nicht gerechtfertigte Mängel (Kunde hat unrecht)
4.1.3. Teilweise gerechtfertigte Mängel
4.2. Notwendige Informationen
4.2.1. Hinweis auf Beanstandung bzw. Mängelrüge
4.2.2. Beanstandung wurde geprüft; Ergebnis bekannt geben und Sachverhalt glaubhaft begründen
4.2.3. Bedauern aussprechen, evtl. um Entschuldigung bitten
4.2.4. Konflikt- bzw. Problemlösung vorschlagen
4.2.5. Passender Schluss, z. B. Zusicherung, dass künftig wie gewohnt einwandfrei geliefert werde
4.3. zu berücksichtigen
4.3.1. Nehmen Sie jede Beanstandung oder Mängelrüge ernst.
4.3.2. Antworten Sie möglichst rasch. (innert 3 Arbeitstagen)
4.3.3. Zwischenbescheid, wenn nach 3 Arbeitstagen keine Lösung möglich ist
4.3.4. Wählen Sie als Überschrift nicht: «Antwort auf Ihre Mängelrüge vom…».
4.3.5. Gehen Sie nicht auf Konfrontation, indem Sie Argumente sofort zu widerlegen versuchen.
4.3.6. Bleiben Sie sachlich.
4.3.7. Lösen Sie den Konflikt auch dann partnerschaftlich, wenn die Beanstandung oder Mängelrüge nicht gerechtfertigt ist.
4.4. Inhaltliche Gliederung
4.4.1. Einleitung
4.4.1.1. Bezug nehmen auf die Mängelrüge (Sachverhalt zusammenfassen)
4.4.1.2. Freundlicher Einstieg - Für Brief danken
4.4.1.3. Bezug nehmen auf die wichtigsten Punkte im Brief (Mängelrüge)
4.4.2. Hauptteil
4.4.2.1. Ergebnis der Prüfung bekannt geben
4.4.2.2. Mängel bestätigen oder ablehnen
4.4.2.3. Bei Ablehnung - Begründen
4.4.2.4. Mitteilen, ob auf Vorschlag eingegangen wird, wenn nicht Lösung anbieten
4.4.2.5. Bei berechtigtem Mangel, möglichst Forderung nachkommen und Aufmerksamkeit beilegen oder Lieferkosten erlassen
4.4.3. Schluss
4.4.3.1. Bitte um Geduld
4.4.3.2. Entgegenkommen erbitten
4.4.3.3. Er sollte immer sachlich und höflich sein
4.4.3.4. Um Verständnis bitten - Bei Ablehnung