1.1. Control, guardado y administración de los archivos en su fase activa
1.2. Existe el control de almacenamiento, copias de seguridad, restauración y recuperación del sistema por parte del usuario.
1.3. Políticas de Información (copiado de ficheros, replicación, migración, formateo de cintas, etc.) constituyen un sistema independiente.
1.4. Permte Modificar, remplazar o eliminar los documentos de acuerdo a la política archivistica en la conservación de archivos (TRD)
1.5. Las Funcionalidades de consulta y búsqueda son opcionales
1.6. Sistema Integrado por aplicaciones para generación y tramite de documentos (repositorios, soluciones de gestión de contenido, proveedores, ERP, entre otros)
1.7. Revisión periódica de procesos, controles, obtenidos mediante estadísticas e informes de auditoria.
1.8. Políticas de retención y disposición de documentos debe realizar proceso de ¨Descripción de la Información¨ mediante NTI de procesos de Gestión de Documentos Electrónicos
1.9. Estructura de Almacenamiento de documentos, cuyo mantenimiento podría encargarse el usuario.
2. SGDEA
2.1. Almacenamiento Fiable para la Administración de documentos electrónicos en Archivo Total (Activo -Central e Inactivo)
2.2. Limitación en modificación y borrado de archivos. Son excepcionales, solo mediante TRD (Expurgo - transferencia)
2.3. Políticas de Información Integradas (copiado de ficheros, replicación, migración, formateo de cintas, etc.)
2.4. Procesos Archivísticos Técnicamente elaborados (valoración, conservación, eliminación, transferencia y asignación y conservación de metadatos de gestión)
2.5. Provee de manera obligatoria funcionalidades de consulta y búsqueda de la información
2.6. Sistema Restringe acceso a los usuarios, define perfiles, roles, niveles de acceso, modificaciones etc.
2.7. Permite la Creación y mantenimiento automática del inventario.
2.8. Permite reubicación de expedientes en lugar distinto al cuadro de clasificación, garantizando la vinculación del expediente
2.9. Permite políticas de retención y disposición (expurgo . transferencia) de documentos
2.10. Estructura de gestión de documentos de Archivo muy rigurosa, cuyo mantenimiento se encarga el administrador.
