ANÁLISIS DE PUESTOS

1. SU TECNICA

1.1. Recabar todos los datos necesarios, con integridad y precisión

1.2. Separar los elementos objetivos que constituyen el trabajo, de los subjetivos que debe poseer el trabajador

1.3. Ordenar dentro de cada uno de estos grupos los datos correspondientes, de una manera lógica

1.4. .- Consignarlos por escrito clara y sistemáticamente

1.5. Organizar la conservación y el manejo del conjunto de los resultados del análisis.

1.6. Ordenar dentro de cada uno de estos grupos los datos correspondientes, de una manera lógica

2. ACTIVIDADES PREVIAS

2.1. Aprobación de la gerencia. En ésta, como todas las técnicas de administración de personal, se requiere como punto de partida para implantarla el convencimiento y la aprobación de la gerencia

2.2. Determinación de sus objetivos. Un análisis genérico e indeterminado en cuanto a los fines a que se destina, pierde mucho de su efectividad

2.3. Información a los trabajadores. Sin la cooperación, o lo que es peor, con la oposición de los trabajadores, es muy difícil realizar un buen análisis de puestos y su beneficios serán muy limitados

2.4. Preparación de analistas. Es necesario contar con uno o varios analistas y para ello prepararlos convenientemente

3. RECOPILACIÓN DE DATOS

3.1. Observación directa. Permite recabar datos con mayor intensidad y viveza

3.2. Informes de los supervisores inmediatos. Estos funcionarios deben completar los datos que escapen a la observación y a las explicaciones del trabajador

4. LA ESPECIFICACIÓN

4.1. En la especificación se consignan los requisitos mínimos para que el puesto sea eficientemente desempeñado, los que, si bien se refieren al trabajador, no están vinculados a una persona determinada, sino que deben exigirse a cualquiera que lo ocupe.

5. FORMAS ESCRITAS

5.1. En la descripción libre, el analista no tiene que sujetarse a un modelo determinado para consignar los hechos, teniendo la ventaja que puede adaptarse mejor a las condiciones de cada puesto.

5.2. La lista checable consiste en una forma impresa que tiene ya especificados los datos que se pretenden investigar, dejándose en cada factor el espacio necesario para poner una marca, cuando lo incluya el puesto

6. CONSERVACIÓN Y REVISIÓN

6.1. Suelen anexarse a cada descripción los apuntes tomados por el analista, porque pueden revelar él por qué se tomaron ciertos datos, o aclarar otros

7. S u n e c e s i d a d

7.1. Para los altos directivos de una negociación, representa la posibilidad de saber con todo detalle en un momento dado las obligaciones y características de cada puesto. Tal cosa les será utilísima pues, por razón de sus funciones, necesariamente tiene solo una vista de trabajos concretos.

7.2. Los supervisores, sobre todo los inmediatos al trabajador, conocen ciertamente las labores encomendadas a su vigilancia. Pero necesitan un instrumento en que se distingan con toda precisión y orden los elementos que integran cada puesto para explicarlo y exigir más apropiadamente las obligaciones que se suponen.

7.3. Los trabajadores realizarán más y con mayor facilidad sus labores, si se conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien

7.4. Para el departamento de personal es básico el conocimiento preciso de las numerosas actividades que debe coordinar, si quiere cumplir su función estimulante de la eficiencia y cooperación de los trabajadores

8. SU OBJETO

8.1. El concepto de puesto. Es requisito previo ineludible conocer la realidad misma que va a ser analizada: el puesto

8.2. Conjunto de operaciones. Todo trabajador “hace algo” concreto y definido, sea en forma continúa, sea periódica o eventualmente

8.3. Cualidades, responsabilidades y condiciones. Mas para estas operaciones sean productivas, el trabajador necesita poseer ciertas aptitudes físicas así como habilidades y conocimientos. Se engendran además en el trabajo un conjunto de responsabilidades que no debe asumir.

8.4. Unidad específica de trabajo. Como las operaciones y requisitos de un puesto están ligados con vista en la eficiencia de la producción y las posibilidades de actuación humana normal, cada uno de ellos forma una unidad específica.

8.5. La ocupación. Es el conjunto de operaciones y características comunes a varios puestos que tienen entre sí íntima relación funcional

8.6. El título del puesto.

8.7. Es el término con el que se conoce y se determina. Todo el conjunto de operaciones y requisitos complejos que integran un puesto

9. LA DESCRIPCIÓN

9.1. El encabezado. Contiene los datos de identificación del puesto

9.2. La descripción. Consiste en una explicación de conjunto de las actividades del puesto, considerando como un todo

9.3. La descripción específica. Consiste en una exposición detallada de las operaciones que realiza cualquier trabajador en un puesto determinado

10. REQUISITOS DE ESTILO

10.1. Claridad. El uso de términos ambiguos, esto es, que puedan entenderse en dos o más sentidos, da lugar a confusiones.

10.2. Sencillez. También por razón de claridad debe emplearse un lenguaje accesible a todos

10.3. Concisión. Debe emplearse el menor número posible de palabras, porque esto favorece también la claridad

10.4. Precisión. Deben excluirse términos vagos que pueden entenderse con diversa amplitud por quienes usen loas descripciones, tales como “poco”, “mucho”, “frecuentes”, “largo”, “de gran responsabilidad

10.5. Viveza. Debe procurase en lo posible hacer una descripción va y no una enumeración de tonos grises. Por ello la observación muy conveniente

11. SUS BENEFICIOS

11.1. PARA LA EMPRESA

11.1.1. Ayuda a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo

11.1.2. Sirve para fijar responsabilidades en la ejecución de las labores

11.1.3. Facilita en general la mejor coordinación y organización de las actividades de la empresa

11.2. PARA LOS SUPERVISORES

11.2.1. Les da un conocimiento preciso y completo de las operaciones encomendadas a su vigilancia, permitiéndole planear y distribuir mejor el trabaj

11.2.2. Pueden exigir mejor a cada trabajador lo que debe hacer y la forma como debe hacerlo

11.3. PARA EL TRABAJADOR

11.3.1. Le ayuda a conocer si está laborando bien

11.3.2. Le señala sus fallas y aciertos, y hace que resalten sus méritos y su colaboración