1. CAPÍTULO III ORDENACIÓN DOCUMENTAL
1.1. Artículo 9: Ordenación documental.
1.1.1. Las entidades públicas deben desarrollar procesos de ordenación documental, garantizando la adecuada disposición y control de los documentos en cada una de las fases de archivo, permitiendo su disponibilidad durante el tiempo de permanencia establecido en las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.
1.2. Artículo 10: Principios de la ordenación documental en las entidades del estado.
1.2.1. Las áreas responsables de la gestión documental deben velar por la adecuada ordenación de sus fondos documentales, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos y las demás directrices, políticas y normas que expida el Archivo General de la Nación, así como las que establezca en su ámbito el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo, según el caso.
2. CAPÍTULO IV DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
2.1. Artículo 11: Obligatoriedad de la descripción documental.
2.1.1. Las entidades del Estado deberán desarrollar un programa de descripción documental y elaborar diferentes instrumentos de descripción que permitan conocer y controlar las unidades documentales que conforman el archivo, apoyar y estimular la difusión de la información y consulta por el ciudadano, así como la investigación a partir de las fuentes primarias, participar en la recuperación de la memoria, así como en la formación y consolidación de la identidad cultural.
2.2. Artículo 12: Descripción colectiva de los fondos.
2.2.1. La descripción documental, obedece a un proceso sistemático que debe ser realizado en las diferentes fases del archivo, iniciando con el registro y radicación oficial en las áreas de gestión documental o quien haga sus veces en la entidad y continuando durante la fase de archivo de gestión, hasta su transferencia al archivo central e histórico de cada entidad cuando corresponda.
2.3. Artículo 13: Archivos históricos en poder de entidades privadas.
2.3.1. El Archivo General de la Nación podrá establecer convenios o acuerdos de cooperación con academias de Historia, entidades académicas o científicas de carácter privado que conserven y administren archivos históricos de titularidad pública, archivos privados de interés público o declarados como bienes de interés cultural
2.4. Artículo 14:Consulta en línea de los instrumentos de descripción documental.
2.4.1. Las entidades del Estado que conserven y administren archivos históricos públicos, privados de interés público o declarados como bienes de interés cultural, deben desarrollar procesos de descripción documental que permitan el acceso, la consulta y la visualización de los instrumentos de descripción a través de sus páginas web,
2.5. Artículo 15: Descripción documental de actos administrativos, contratos, y otras series documentales y expedientes compuestos.
2.5.1. Las diferentes entidades del Estado deben desarrollar procesos de descripción para la consulta en línea de sus actos administrativos, contratos, licencias y demás tipos de expedientes siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley.
2.6. Artículo 16: Acceso, consulta y visualización de los fondos documentales.
2.6.1. Los Archivos Generales Territoriales en sus diferentes niveles deben disponer de espacios de difusión y consulta de sus fondos a través de las página web de los municipios, distritos y departamentos; cuando no se disponga de los citados medios tecnológicos, se debe publicar y mantener actualizada la Guía General del Archivo General Territorial o Archivo Histórico Institucional según corresponda
2.7. Artículo 17: Inventario de documentos transferidos a los archivos generales o archivos históricos institucionales.
2.7.1. Las entidades que por jurisdicción o competencia transfieran documentos de archivo a los Archivos Generales Territoriales o a los archivos históricos institucionales, deben publicar en sus respectivas páginas web, el inventario de los documentos transferidos, con el fin de informar a la ciudadanía y de otra parte definir responsabilidades en relación con la conservación y servicio de los mismos.
2.8. Artículo 18: Pautas generales para la descripción documental.
2.8.1. a) Instrumentos de Descripción Archivísticos: Censo, guía, inventario, catalogo, indices. b) Niveles de descripción: Fondo, sección y subseccion, serie subserie o asunto, expediente, unidad documental simple. c) Áreas de Descripción: area de idenificacion, de contexto, de contenido y estructura, de condiciones de acceso y utilización, de documentación asociada, de notas, de control de la descripción.
2.9. Artículo 19: Pasos para el desarrollo de un proyecto de descripción documental.
2.9.1. Identificación de la unidad de descripción,Verificación del estado general de organización y conservación documental, Definición del plan de trabajo a seguir sobre la documentación previamente identificada
3. CAPÍTULO V SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
3.1. Artículo 20: Utilización de medios tecnológicos en la descripción archivística.
3.1.1. Las entidades del Estado deben desarrollar procesos de descripción documental mediante la implementación de medios tecnológicos apropiados, interoperables y compatibles que permitan la visualización de los instrumentos de descripción a través de la Red Nacional de Archivos y los sistemas utilizados por el Archivo General de la Nación.
3.2. Artículo 21: Compatibilidad e interoperabilidad.
3.2.1. En la adopción de tecnologías de la información y las comunicaciones en la producción, conservación, organización, administración, control, acceso y preservación de los documentos de archivo, se debe garantizar que dichas herramientas tecnológicas sean compatibles e interoperables con el sistema de gestión documental de la misma entidad y los de otras entidades públicas, y cumplir con las normas expedidas por el Archivo General de la Nación.
3.3. Artículo 22: Transferencia de información.
3.3.1. Los sistemas empleados deberán permitir la transferencia de información al Sistema del Archivo General de la Nación y los archivos generales territoriales, en concordancia con dispuesto en los Decretos 2578 de 2012 y 2609 de 2012.
4. CAPÍTULO I GENERALIDADES
4.1. Artículo 1: Ámbito de aplicación.
4.1.1. Aplica a todas entidades del estado nacional departamental distrital municipal y otras entidades privadas y demás organismos reguladores por la Ley 594 de 2000.
4.2. Artículo 2: Marco conceptual.
4.2.1. Las definiciones correspondientes a los términos técnicos incluidos en el presente acuerdo serán las establecidas en el reglamento General de Archivo y demás normas que lo competen o modifiquen expedidas por el AGN.
4.3. Artículo 3: Organización de documentos de archivo.
4.3.1. Esta obligada de organizar los documentos de archivo clasificar ordenar y describir los procesos de organización documental y que apoyen la gestión administrativa.
4.4. Artículo 4: Obligatoriedad de la organización de los archivos.
4.4.1. Esta obligada de organizar los documentos de archivo clasificar ordenar y describir los procesos de organización documental y que apoyen la gestión administrativa.
5. CAPITULO II CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
5.1. Artículo 5: Clasificación documental.
5.1.1. Las entidades de Estado deben desarrollar procesos de clasificación documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificación de documentos, representado en los siguientes niveles y subniveles: Fondo, subfondo, sección, subsección. serie, subserie, unidad documental compuesta, unidad documental simple.
5.2. Artículo 6. Clasificación documental en los archivos de gestión.
5.2.1. Es el cuadro de clasificación documental con tipos documentales producidos en el desarrollo de gestión administrativa en expedientes de series y subseries de principios de orden original.
5.3. Artículo 7: Clasificación documental en el archivo central.
5.3.1. Todas las entidades del Estado están en la obligación de conformar un archivo central institucional, responsable de recibir, controlar y prestar el servicio de consulta de los documentos recibidos en transferencia primaria de los distintos archivos de gestión de la calidad.
5.4. Artículo 8: Clasificación documental en el archivo general territorial y en archivo histórico.
5.4.1. Es el ciclo vital de los documentos que deben conformar archivos históricos institucionales en los municipios distritos y departamentos que conforman el archivo general territorial.
6. CAPÍTULO VI DISPOSICIONES FINALES
6.1. Artículo 23: Obligatoriedad de la descripción documental en el desarrollo de contratos de organización, custodia o administración documental.
6.1.1. Cuando las entidades públicas contraten con empresas privadas servicios de organización, digitalización, microfilmación, custodia o administración de sus documentos, independientemente de la modalidad o tipo de contrato, deberán exigir a las empresas contratistas el uso de sistemas basados en las normas de descripción archivísticas adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) dejando consignada dicha obligación en las cláusulas del contrato que suscriban.
6.2. Artículo 24. Responsabilidad de otras entidades públicas en el desarrollo de las normas sobre la gestión de documentos.
6.2.1. Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer mecanismos para el cumplimiento de lo establecido en el presente Acuerdo, dirigidos a las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en la ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias.
6.3. Artículo 25: Integración del Sistema Nacional de Archivos a otros sistemas.
6.3.1. El Archivo General de la Nación colaborará con las Superintendencias y los Ministerios en el desarrollo de la normatividad que deba expedirse en esta materia, para las entidades privadas bajo la competencia de control y vigilancia de estos organismos.