1. HISTORIA Y EVOLUCIÓN DE LOS ARCHIVOS
1.1. La indagación de los archivos y documentos es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza.
1.2. Los documentos normalmente eran de acceso restringido. Solamente podían utilizarlo sus productores y los oficiales de la administración con autorización previa.
1.2.1. EGIPTO Y EL ARCHIVO En Egipto, es básico el archivo, porque no se sostiene si no se pueden registrar las propiedades y la producción. Después de cada inundación que sufría el río Nilo, había que reconstruir las propiedades.
1.2.2. EL USO DEL ARCHIVO EN GRECIA Las fuentes que poseemos sobre los archivos griegos son indirectas: los historiadores, las inscripciones epigráficas y los restos arqueológicos. La conquista violenta que sufrieron ha hecho que se pierdan fuentes importantes para su historia.
1.2.3. ROMA Y EL ARCHIVO En Roma, se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien ceratas. Las albas se empleaban cuando el documento se quería que tuviera una duración indefinida. Las ceratas se usaban para documentación que no se quería conservar indefinidamente.
1.2.3.1. En el año 78 Antes de Cristo, se construye el Tabularium, el Archivo Central de Roma. Se construye en pleno Foro junto al Senado. Tuvieron la previsión de construirlo en piedra.
1.2.4. LA EDAD MEDIA EN EL USO DEL ARCHIVO Con los bárbaros, llega la disolución de las estructuras administrativas del Imperio Romano y se destruyen los archivos. El derecho germano se va superponiendo al romano. En el siglo VI, el pergamino sustituye al pápiro como medio de escritura. El pergamino es caro, y por lo tanto encarece los documentos. Entre los siglos VI y XIII, apenas se escribe. La lengua en la que se escribe, también hace costosos los documentos.
1.2.5. EL ARCHIVO EN EL ANTIGÓO REGIMEN En el siglo XV, se empiezan a montar archivos reales con una sede fija. Recuperan documentos de manos privadas y buscan lugares seguros para depositar el archivo. Nombran archiveros casi profesionales. El primer archivo serio, se lo debemos a Maximiliano I de Habsburgo. Quería centralizarlo en Innsbruck. Los Reyes Católicos ordenan la concentración de sus archivos en la Chancillería de Valladolid.
1.2.5.1. A finales del siglo XVIII, empieza la investigación en los archivos. En España, la persona que simboliza este trabajo, es el padre jesuita Marcos Burriel, pero la investigación que se hacía en esta época, era bajo sospecha, porque eran Archivos de la Corona. Se necesitaba un permiso específico que raramente se concedía.
1.2.6. EL ARCHIVO EN EL SIGLO XIX Con la Revolución francesa, se produce una revolución en los archivos. El 25 de junio de 1794 se nacionalizan los archivos franceses. Se crea el Archivo Nacional, y se reconoce el derecho a la consulta de los documentos públicos. Este derecho, se reconoce en España en 1844. El Archivo Nacional de España se crea en 1868. Se crean las Escuelas de Archivística y se inicia la publicación periódica de los documentos más importantes de los archivos.
1.2.7. SIGLO XX. ARCHIVOS INTERMEDIOS En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no tienen valor administrativo pero que todavía no se sabe si se van a conservar o no. En su primera mitad se caracteriza por la consolidación de los avances experimentados y una producción profesional más abundante. La archivística se debate entre lo decimonónico y la modernidad. En los países desarrollados aumenta la sensibilidad social por los archivos. La Profesión continua sin despegarse de su adscripción a la documentación histórica.
1.2.7.1. https://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=289
2. CONCEPTO DE ARCHIVO
2.1. El concepto de archivo proviene del latín archivum, y se refiere al conjunto de documentos producidos por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en ejercicio de su actividad. Esta definición es la propuesta por el Consejo Internacional de Archivos, y contrasta con la de Elsevier (que se detiene en la conservación del documento), y con la de la Ley de Patrimonio Histórico Español (que se refiere a la utilización del archivo). Fuente: Archivo - Concepto, características y archivo informático
2.1.1. A partir de la computación como fenómeno global, la idea de archivo forma parte del lenguaje informático. Los ficheros informáticos son un tipo de archivos que sirven para guardar información en una unidad de almacenamiento (por ejemplo, un disco duro). Si bien el concepto tecnológico de archivo tiene toda una terminología particular (bytes, pdf, word, excel...) en realidad cumplen la misma función que un archivo tradicional. La gran diferencia entre ambos radica en las inmensas posibilidades de almacenamiento informático y la limitada capacidad del modelo tradicional.
2.1.2. Cuando se habla de archivos, con cierta frecuencia hay un componente misterioso alrededor de ellos, ya que no hay que olvidar que existen los llamados archivos secretos. En ellos se acumula información confidencial y no pueden consultarse por el gran público. El componente enigmático envuelve a este tipo de lugares, ya que en ellos hay datos cuya revelación puede ser conflictiva.
3. IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
3.1. Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las organizaciones y la sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni futuro. Vivirían al día sin tener conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de los demás. Todo el mundo quiere conocer su historia y reclama estar informado y documentado, pero no todo el mundo presta el interés que se merecen los archivos para conseguir este conocimiento.
3.2. La importancia de los archivos en la sociedad Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado. Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas. Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva. El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida.
4. CLASES DE ARCHIVO
4.1. Existen al menos dos criterios primordiales para tipificar los archivos documentales que se pueden clasificar de las siguientes formas:
4.1.1. CENTRALIZADOS: Hay una dependencia dentro de tu compañía que se encarga de manera específica del manejo de los documentos. Este tipo de departamento suele llamarse propiamente «archivo» y requiere de un orden superior al promedio, con personal especializado encargado de realizar las labores de conservación, organización, acceso y destrucción del archivo.
4.1.2. DESCENTRALIZADOS: Se trata de un tipo de organización donde cada dependencia de tu compañía se hace cargo de la documentación que genera, incluyendo su clasificación y manejo. Si tu empresa cuenta con este sistema, es probable que tengas dependencias internas como «archivo de contabilidad», «archivo de almacén», «archivo de recursos humanos», etcétera, pero no necesariamente cuentas con personal especializado.
4.1.3. MIXTOS: Son aquellos que reúnen documentos de áreas aisladas o dependencias, pero con un organismo central que los captura periódicamente, los organiza y los conserva, apareciendo tanto en los registros de «archivo» por departamento, como en los de «archivo central».
4.1.4. Los archivos también se clasifican por su necesidad en el día a día de la empresa. Archivo activo: Se trata de los documentos generados recientemente y que seguramente se utilizarán y agotarán su uso el mismo día. La mayoría pasará a un segundo plano, pero hay documentos que siguen vigentes por largos periodos y se usan al menos una vez por mes. Es por eso que deberán permanecer accesibles. Archivo semiactivo: Se refiere a los documentos que han terminado su vida útil dentro de una actividad concreta o han cumplido su ciclo fiscal. Los documentos llegan aquí del archivo activo y su fin es dar cuenta de las operaciones realizadas. Archivo inactivo: Finalmente, a este archivo llegan los documentos que han perdido todo valor útil para las operaciones de la compañía, pero que se mantienen por su valor político, documental, histórico, o incluso porque la Ley General de Archivos exige un periodo de conservación.
4.1.4.1. Conoce los tipos de archivos que existen
4.2. Ciclo Vital del Documento: Son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
4.2.1. Archivo de Gestión: Es el archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
4.2.2. Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante.
4.2.3. Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante.
4.3. Los archivos según su naturaleza o entidad que realice el procesos se clasifica en
4.3.1. Archivo público: es todo documento que pertenece a las entidades del Estado.
4.3.2. Archivo privado de interés público: son aquellos documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.
4.3.3. Archivo privado: son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas
5. CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS
5.1. Las cualidades de los archivos se dividen en:
5.1.1. ECONÓMICOS: Se obtiene información sobre perfiles de la empresa y/o asuntos económicos
5.1.2. SIMPLES: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
5.1.3. FUNCIONALES: Permite archivar y consultar los documentos de manera eficiente.
5.1.4. EXACTOS: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones.
5.1.5. TÉCNICOS: se debe registrar las situaciones en la toma de decisiones del responsable para no delegar equivocaciones al personal técnico de archivo.
6. CUALIDADES DEL ARCHIVISTA
6.1. Las cualidades del archivista se derivan en:
6.1.1. ORDEN: Se utiliza para organizar los elementos permitiendo ejercer un control y ubicación de los mismos
6.1.2. RESPONSABILIDAD: Es una tarea de dedicacion y actualizacion.
6.1.3. PRONTITUD: Cuando se deben encontrar inmediatamente
6.1.4. CORDIALIDAD: El responsable del archivo debe generar buena disposición en el momento de brindar información en la búsqueda de los documentos.
6.1.5. SIGLO PROFECIONAL: Deben ser perdonas reservadas por el grado de información confidencial que se maneja
6.1.6. CONCENTRACIÓN: la ejecución de las actividades de archivo se deber realizar minuciosamente para evitar errores