1. Los soportes son muy importantes porque contienen la voluntad de las partes, reflejando el acuerdo comercial de la transacción económica, acorde con la normatividad vigente y lineamientos establecidos
2. CONTABLE
2.1. 1.Factura cambiaria de compra y venta.
2.1.1. Según lo determina el Estatuto Tributario, los requerimientos exigidos para la factura son (Secretaría del Senado, 2020. Art. 617):
2.1.1.1. A. Estar denominada expresamente como factura de venta.
2.1.1.2. B. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
2.1.1.3. C. *Modificado* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
2.1.1.4. D. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
2.1.1.5. E. Fecha de su expedición.
2.1.1.6. F. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
2.1.1.7. G. Valor total de la operación.
2.1.1.8. H. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
2.1.1.9. I. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
2.1.1.10. J. Declarado Inexequible Corte Constitucional
2.2. 2.Factura electrónica.
2.2.1. Documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tienen lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen en el presente Decreto, en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.
2.2.2. la figura de facturación electrónica debe considerarse el Estatuto Tributario (Secretaría del Senado, 2020. Art. 617) y el Decreto 2242 (Sistema Único de Información Normativa, 2020):
2.2.2.1. Obligado a facturar electrónicamente: persona natural o jurídica comprendida en el ámbito de este Decreto y que como tal debe facturar electrónicamente en las condiciones que se establecen en los artículos siguientes:
2.2.2.1.1. Adquirente:
2.2.2.1.2. Proveedor tecnológico:
2.2.2.1.3. Catálogo de Participantes de Factura Electrónica:
2.2.2.1.4. Código Único de Factura Electrónica:
2.3. 3.Factura equivalente o documento equivalente a la factura de venta.
2.3.1. Es un documento similar a la factura, no es obligatorio, pero se debe tener como soporte. Algunos ejemplos se encuentran en empresas inscritas al régimen simple que no tienen obligación de facturar por EJEMPLO:
2.3.1.1. Las empresas de servicio público de transporte urbano de pasajeros.
2.3.1.2. Tiquetes de transporte de pasajero de forma aérea
2.3.1.3. Comerciantes minoristas, siempre y cuando no excedan los topes de venta.
2.3.1.4. Personas naturales con vínculos laborales.
2.3.2. Requisitos del documento equivalente:
2.3.2.1. * Estar denominado expresamente como sistema P.O.S.
2.3.2.2. * Debe presentar Número de Identificación Tributaria (NIT).
2.3.2.3. *Debe llevar un número consecutivo.
2.3.2.4. *Especificaciones de la transacción como: cantidad, unidad de medida, identificación de bienes y servicios, indicar la calidad de agente retenedor del impuesto sobre las ventas y demás.
2.4. 4.Comprobante de egreso o comprobante de pago
2.4.1. se conoce como orden pago, se Debe registrar de forma ordenada y debe expresar de forma clara la transacción registrada, donde relacione:
2.4.1.1. Número del comprobante, ciudad origen.
2.4.1.2. Fecha.
2.4.1.3. El valor en números y letras.
2.4.1.4. El registro contable, el número de cheque.
2.4.1.5. Datos del beneficiario como: identificación, firma y fecha en que se recibe.
2.4.1.6. Las firmas de elaboración, aprobado por, contabilizado por.
2.5. 5.Comprobante de ingreso o comprobante de caja.
2.5.1. Este soporte de contabilidad representa los dineros recibidos en la empresa para posteriormente ser consignados en los bancos. Se realizan con dos copias, una que es entregada al cliente, respaldando el efectivo recibido y una copia para respaldar el valor del comprobante y generar el respectivo devengo contable
2.5.1.1. Nombre de la empresa, número de identificación tributaria NIT.
2.5.1.2. Número consecutivo.
2.5.1.3. Dirección y datos generales de la empresa.
2.5.1.4. Ciudad y fecha donde se realiza la transacción.
2.5.1.5. El concepto por el cual se recibe el efectivo.
2.5.1.6. El valor en números y letras recibidos.
2.5.1.7. El número de cheque y el banco de origen del título valor.
2.5.1.8. Debe ser entregado al cliente con firma y sello de la empresa
2.5.1.9. El registro contable con la afectación a las cuentas respectivas.
2.5.1.10. Firmas de quien elaboró, aprobó y contabilizó.
2.6. 6.Comprobante de venta con tarjetas de crédito
2.6.1. se utiliza la figura de tarjeta habiente, utilizando un datafono para recibir pagos
2.6.1.1. Debe definir la ciudad y el nombre del establecimiento comercial, fecha y plazos de pagos, es decir el número de cuotas para ser pagadas por él cuenta habiente, si es tarjeta de crédito. Si es cuenta de ahorro, la transacción descuenta de forma automática y por medio de correo electrónico se notifica al cliente, comúnmente el reporte es enviado al dispositivo móvil del cliente por parte de la entidad financiera.
2.7. 7.Nómina
2.7.1. Es un soporte contable en el cual la empresa respalda el pago de empleados por concepto de sueldos a los colaboradores de la empresa de forma mensual, quincenal, cada diez días o, como se haya pactado el pago de sueldos.
2.7.1.1. Características
2.7.1.1.1. *Presenta columnas que representan nombres, apellidos y documento de identidad.
2.7.1.1.2. *Presenta nombre de la empresa, NIT de la empresa, dirección y periodo de pago.
2.7.1.1.3. *Columna de horas extra y comisiones.
2.7.1.1.4. *En las columnas se encuentra el devengado y los descuentos que por ley tienen los empleados.
2.8. 8.Planilla Integrada de liquidación de aportes
2.8.1. Es un soporte en el cual las empresas registran las diferentes novedades de los empleados, frente a salud, pensiones, riesgos laborales, cajas de compensación
2.9. 9.Declaración de impuestos
2.9.1. Características:
2.9.1.1. Es un medio de confrontación de los pagos efectuados al gobierno nacional, distrital o municipal por concepto de tributos. Son ejemplos de soportes los pagos por concepto de las declaraciones de:
2.9.1.1.1. impuesto al Valor Agregado (IVA).
2.9.1.1.2. Retención en la Fuente.
2.9.1.1.3. Impuesto de Renta y Complementario.
2.9.1.1.4. Impuesto de Industria y Comercio.
2.10. 10.Recibo de transferencia de fondos y pago interbancario
2.10.1. Es una forma de agilizar negocios entre las entidades financieras y/o clientes.
2.10.1.1. Para diligenciar se tiene en cuenta:
2.10.1.1.1. *Nombre o razón social. *Dirección. *Ciudad y teléfono. *Datos de la cuenta bancaria, banco, cuenta, número de cuenta, tipo de cuenta. *Titular de la cuenta. *Autorizaciones y firmas.
2.10.1.2. Características:
2.10.1.2.1. Presenta una cuenta de origen del banco que gira o recibe transferencias.
2.10.1.2.2. Una cuenta de destino, al banco que transfiriere recursos.
2.10.1.2.3. Valor a transferir.
2.10.1.2.4. Fecha, que se genera automáticamente.
2.10.1.2.5. Por el monto de la transacción se genera un documento soporte para registrar en contabilidad, este documento se genera de forma automática.
2.11. 11.Extractos bancarios
2.11.1. Es el documento base para realizar la conciliación bancaria y el control del efectivo.
2.11.1.1. Características:
2.11.1.1.1. *Saldos iniciales. *Intereses. *Avances. *Saldo final. *Cargos y abonos.
2.12. 12.Consignaciones bancarias
2.12.1. Cada vez que se consigna efectivo en las entidades financieras de la empresa, el banco expide un soporte denominado comprobante de consignación, el cual sirve para registrar el hecho económico en la contabilidad
2.12.1.1. Características:
2.12.1.1.1. *Ciudad y fecha. *Número de la cuenta bancaria. *Valor a consignar en números o letras. *Nombre de quien consigna y un número telefónico.
2.13. 13.Recibos de caja menor
2.13.1. Es un fondo utilizado para cubrir gastos mínimos, requeridos en el desarrollo del objeto social de la empresa
2.13.1.1. Características:
2.13.1.1.1. *Registrar ciudad y fecha.. *Pagado al beneficiario. *Valor y concepto. *Soporte de pago anexo. *Consecutivo
2.14. 14.Notas débito y crédito
2.14.1. Nota debito:
2.14.1.1. Es un documento contable que reconoce valores de la empresa a favor de sus clientes, debido a errores u omisiones
2.14.1.1.1. Características:
2.14.1.1.2. Por ejemplo:
2.14.2. Nota crédito:
2.14.2.1. es utilizado cuando se presentan las devoluciones de mercancías, se elabora con original y copia, para ser conservado en contabilidad y la copia entregada al cliente.
2.14.2.1.1. Características:
2.15. 15.Notas de contabilidad
2.15.1. También denominada notas internas, utilizadas para enmendar errores o realizar ajustes contables. Se utiliza en aquellas operaciones que carecen de un soporte específico.
2.15.1.1. Características:
2.15.1.1.1. *Reconoce la disminución de un activo en la depreciación. *Registra las amortizaciones en los créditos bancarios como control. *Se utiliza para hacer ajustes en el cierre contable. *Utilizado solo por el área de contabilidad.
2.16. 16.Comprobantes de contabilidad
2.16.1. Representa la base en la elaboración de estados financieros, como resultado debe presentar sumas iguales en los débitos y créditos de una transacción comercial.
2.16.1.1. Características
2.16.1.1.1. *Fecha. *Detalle. *Cuantía. *Registro contable.
2.16.1.2. ejemplos de comprobantes de contabilidad:
2.16.1.2.1. *Comprobantes de apertura o de inicio: donde se registra aporte inicial de socios o accionistas.
2.16.1.2.2. *Comprobantes de ingreso: representa el manejo de efectivo que ingresa a la empresa por conceptos del desarrollo del objeto social de la organización.
2.16.1.2.3. *Comprobantes de egreso: representa las salidas de dinero, incluye pagos realizados a proveedores.
2.16.1.2.4. *Comprobantes de nómina: en el pago de salarios a empleados.
2.16.1.2.5. *Comprobantes débito y crédito: representan mayores valores a favor de clientes o modificaciones a facturas.
3. Son documentos comerciales regidos por el Código de Comercio y el Código Civil Colombiano. En ellos se incorpora la figura del patrimonio de una persona natural o jurídica. En la realidad económica, esta herramienta dinamiza la economía en el comercio formal e informal. Ejemplos de títulos valores son:
4. TITULOS VALORES
4.1. Documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora. Pueden ser de contenido crediticio, corporativos o de participación y de tradición o representativos de mercancías. (Secretaría del Senado, 2020. Art. 619)
4.1.1. Clases
4.1.1.1. Nominativos
4.1.1.1.1. será nominativo cuando en él o en la norma que rige su creación se exija la inscripción del tenedor en el registro que llevará el creador del título.
4.1.1.2. A la orden
4.1.1.2.1. serán a la orden y se transmitirán por endoso y entrega del título, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 648.
4.1.1.3. Al portador
4.1.1.3.1. La simple exhibición del título legitimará al portador y su tradición se producirá por la sola entrega.
4.2. los títulos-valores deberán llenar los requisitos siguientes: 1.La mención del derecho que en el título se incorpora 2.La firma de quien lo crea.
4.2.1. más utilizados:
4.2.1.1. Letra de cambio
4.2.1.1.1. Es un documento de carácter crediticio, las figuras como : el girador y librador que pactan un valor, para ser entregado en una fecha determinada.
4.2.1.2. Pagaré a la orden
4.2.1.2.1. Es una promesa de pago, es un documento crediticio que respalda una unidad económica en una fecha determinada y, con un interés adicional.
4.2.1.3. Cheque
4.2.1.3.1. Un título valor de carácter crediticio respalda unidades monetarias, mediante el uso de una entidad financiera.
4.2.1.4. Factura cambiaria
4.2.1.4.1. Registra las ventas de mercancías que pueden ser al contado o a plazos.
4.2.1.5. Bonos
4.2.1.5.1. Títulos valores que representan inversiones en emisiones realizadas por el Estado para financiarse, son inversiones de carácter público.
5. LIBROS CONTABLES
5.1. 1.Libro diario. 2.Libro mayor y balances. 3.Libro de actas de asambleas. 4.Libros de actas de Consejo de Administración o Junta Directiva 5.Libro de actas de Junta de Vigilancia o Comité de Control Social. 6.Libro de Registro social. 7.Libros auxiliares.
6. DOCUMENTOS COMERCIALES
6.1. Tipos de documentos comerciales
6.1.1. Negociables.
6.1.1.1. se pueden convertir en efectivo o representan una promesa de pago, su poseedor puede realizar operaciones comerciales con base en ellos
6.1.1.1.1. Los más comunes son: el cheque, la letra de cambio, el pagaré, la libranza y la factura cambiaria.
6.1.2. No negociables
6.1.2.1. únicamente la de servir como soporte a una transacción comercial o brindan la información necesaria para realizarla.
6.1.2.1.1. Los principales documentos comerciales no negociables son: la cotización, el pedido, la remisión, la factura, el recibo de caja, el comprobante de pago, el recibo de consignación y las notas débito y crédito
7. NO CONTABLE
7.1. Cotización:
7.1.1. documento que relaciona las características de la negociación del producto o servicio.
7.2. Pedido:
7.2.1. documento que se elabora una vez el cliente ha revisado la cotización y toma la decisión de adquirir el producto.
7.3. Remisión:
7.3.1. documento que soporta la entrega del pedido conforme lo solicitado.