1. PRÓPOSITO
1.1. Brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones, simplificar y organizar la presentación y el manejo de lascomunicaciones
1.1.1. Objetivos
1.1.1.1. presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.
1.1.1.2. Presentar un orden para las partes de cada tipo de documento, con base en el estilo y la presentación que demandan los protocolos organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimientos de cada organización
1.1.1.3. Está dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos, secretarios y todas aquellas personas involucradas en la generación de documentos, para facilitar su elaboración y presentación
2. REFERENCIAS NORMATIVAS
2.1. NTC 1001
2.1.1. Papel, formatos.
2.2. NTC 1075
2.2.1. Documentación. Guía para la numeración de divisiones y subdivisiones en documentos escritos.
2.3. NTC 1486
2.3.1. Documentación. Presentación de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de investigación
2.4. NTC 4436
2.4.1. Información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad.
2.5. NTC 5613
2.5.1. Referencias bibliográficas. Contenido forma y estructura.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
3.1. Abreviatura
3.1.1. Acrónimo
3.1.1.1. Acta
3.1.1.1.1. Anexo
3.2. Circular
3.2.1. Cita
3.2.1.1. Código
3.2.1.1.1. Conclusiones
3.3. Despedida
3.3.1. Destinatario
3.3.1.1. Encabezado
3.3.1.1.1. Encabezamiento
3.4. Folio
3.4.1. Fuente o tipo de letra
3.4.1.1. Fuente bibliográfica
3.4.1.1.1. Glosario
3.5. Lineas especiales
3.5.1. logotipo
3.5.1.1. Márgenes
3.5.1.1.1. Material complementario
3.6. Objetivo
3.6.1. Orden del día
3.6.1.1. Página
3.6.1.1.1. Páginar
3.7. Registro
3.7.1. Remitente
3.7.1.1. Renglón
3.7.1.1.1. Resumen ejecutivo
3.8. Tablas
3.8.1. Tabulado
3.8.1.1. Tercio
3.8.1.1.1. Texto
4. ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES
4.1. ZONAS
4.1.1. Zona 1
4.1.2. Zona 2
4.1.3. Zona 3
4.2. MÁRGENES
4.2.1. Superior entre 3 cm y 4 cm
4.2.1.1. Inferior entre 2 cm y 3 cm
4.2.1.1.1. Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
4.3. ESTILOS
4.3.1. Bloque extremo
4.3.2. Bloque
4.3.3. Semibloque
4.4. FUENTE
4.4.1. Los tamaños que se recomiendan están entre los 10 y 12, utilizados en los procesadores de texto. Se sugiere no utilizar negrilla.
4.5. ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL
4.5.1. Identificación de páginas subsiguientes
4.5.1.1. Código
4.5.1.1.1. Lugar de origen y fecha de elaboración
4.5.2. Nombre del destinatario
4.5.2.1. Cargo
4.5.2.1.1. Asunto
4.5.3. Líneas especiales
4.5.3.1. Anexos
4.5.3.1.1. Copia
4.5.4. Número de copias
4.5.4.1. Soportes
4.5.4.1.1. Recomendaciones
5. CARTAS
5.1. CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
5.1.1. - tratar un solo tema por comunicación; - redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; - usar tratamiento respetuoso y cortés; - redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural; - emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo; - utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y - distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
5.2. UTILIZACIÓN DE LA CARTA
5.2.1. - informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes; - regular o aclarar una situación; - tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; - dar respuesta a una comunicación recibida; - reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente; - solicitar detalles sobre un asunto determinado; - impugnar o corregir una situación; - confirmar eventos ocurridos o pendientes; - solicitar o remitir información, documentos u objetos; - ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias; - felicitar, invitar o convocar, y - hacer llamados de atención, entre otros.
5.3. CLASES DE CARTAS U OFICIOS
5.3.1. - organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización; - oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del Estado, y - personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal.
5.4. PARTES DE LA CARTA
5.4.1. Código
5.4.1.1. Véase el numeral 4.5.2
5.4.2. Lugar de origen y echa de elaboración
5.4.2.1. Véase el numeral 4.5.3.
5.4.3. Destinatario
5.4.3.1. Denominación o título académico
5.4.3.2. Nombre del destinatario
5.4.3.3. Cargo
5.4.3.4. Organización
5.4.3.5. Dirección
5.4.3.6. Nombre del lugar de origen
5.4.3.7. País
5.4.3.8. Asunto
5.4.3.9. Saludo
5.4.3.10. Texto
5.4.3.11. Despedida
5.4.3.12. Remitente y firmas respnsables
5.4.3.13. Líneas especiales
5.4.3.14. Anexos
5.4.3.15. Copias
5.4.3.16. identificación del transcriptor
5.4.3.17. Páginas subsiguientes