1. HISTORIA Y EVOLUCION
1.1. Que es
1.1.1. Se remonta al origen de la escritura, suceso que liga al hombre con la comunicación y el surgimiento de instituciones. El manejo de la información, entonces, tiene su punto de partida desde el comienzo de la historia de la humanidad, entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental
1.1.1.1. Se encuentran
1.1.1.1.1. Los egipcios
1.1.1.1.2. Roma
1.1.1.1.3. Grecia
1.1.1.1.4. Los arcadios
1.1.1.1.5. Babilonios
1.1.1.1.6. Sumerios
1.1.1.2. LA EVOLUCIÓN
1.1.1.2.1. Se tiene registro en los siglos XII y XIII de los primeros indicios de documentación con carácter financiero
1.1.1.2.2. Hacia el siglo XIV se encuentran archivos bien estructurados y cumpliendo con algunos de los requerimientos que rigen en la actualidad, como por ejemplo su seguridad.
1.1.1.2.3. Hacia el siglo XV y XVI se identifica a España, en cabeza de Carlos I, como centro pionero de los archivos.
1.1.1.2.4. Al inicio de la revolución francesa, cuando se toma conciencia de la funcionalidad de los archivos y la importancia de concentrar documentos en archivos nacionales.
1.1.1.2.5. En los países más desarrollados el interés por la investigación se apoya en los archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado que, ya no se poseen sólo documentos textuales, sino, otra clase de soportes documentales. Es así como se incorpora tecnología que regula, a nivel general, el manejo archivístico.
1.1.2. CONCEPTO DE ARCHIVO
1.1.2.1. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión.
1.1.3. IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
1.1.3.1. Los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa.
2. CLASES DE ARCHIVO
2.1. Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas
2.1.1. Se clasifican en
2.1.1.1. La Organización
2.1.1.1.1. • Archivo centralizado • Archivo descentralizado • Archivo descentralizado con control descentralizado • Archivo descentralizado con control centralizado
2.1.1.2. Su Uso
2.1.1.2.1. El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las etapas documentales, sujetándose a los requerimientos de la organización
2.1.1.3. Su Naturaleza
2.1.1.3.1. Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de archivo
2.1.1.4. Su Ciclo Vital
2.1.1.4.1. • Archivo de gestión • Archivo central • Archivo histórico
3. LAS CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS
3.1. Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al contar con herramientas sustentables de la información generada
3.1.1. Son características de los documentos que componen un archivo
3.1.1.1. Económicos
3.1.1.1.1. Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado
3.1.1.2. Simples
3.1.1.2.1. Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
3.1.1.3. Funcionales
3.1.1.3.1. Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente.
3.1.1.4. Exactos
3.1.1.4.1. La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones.
3.1.1.5. Técnicos
3.1.1.5.1. Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
4. LAS CUALIDADES DEL ARCHIVISTAS
4.1. Esto trae como consecuencia el surgimiento de nuevos valores agregados para el profesional en archivística, exigiéndole una preparación continua en procesos y procedimientos basados en herramienta e instrumentos informáticos en los cuales se apoya la ciencia documental hoy día.
4.1.1. Las característica esenciales que deben acompañar la acción eficaz del archivista
4.1.1.1. Orden
4.1.1.1.1. Es el método que se utiliza para organizar los elementos y documentos
4.1.1.2. Responsabilidad
4.1.1.2.1. Es una tarea de dedicación y actualización.
4.1.1.3. Prontitud
4.1.1.3.1. Cuando se soliciten los archivos se deben encontrar inmediatamente
4.1.1.4. Cordialidad
4.1.1.4.1. El funcionario responsable del archivo debe generar buena disposición en el momento de dar información en la búsqueda y suministro de los documentos.
4.1.1.5. Sigilo profesional
4.1.1.5.1. Las personas que desarrollen funciones administrativas, secretariales o archivísticas, deben ser reservadas en el manejo de la información por el grado de confidencialidad que esta requiere.
4.1.1.6. Concentración
4.1.1.6.1. La ejecución de las actividades de archivo se debe realizar minuciosamente para evitar errores
5. LA CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
5.1. Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra, tal y como lo especifica el Archivo General de la Nación, en el artículo 7 de la Ley General de Archivos de Colombia.
5.1.1. Se clasifican en
5.1.1.1. Archivos general de la nación
5.1.1.1.1. Es un ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo
5.1.1.2. Territorialidad
5.1.1.2.1. Según el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos desde el punto de vista territorial
5.1.1.3. Organización del estado
5.1.1.3.1. Según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos desde el punto de vista de la organización del estado
6. LOS ELEMENTOS DEL ARCHIVO
6.1. El espacio destinado al archivo deberá ser funcional que se utiliza para almacenar documentos con información
6.1.1. Se clasifican en
6.1.1.1. Archivadores
6.1.1.1.1. Muebles que facilitan la ubicación, búsqueda y consulta de información.
6.1.1.2. Biblioteca
6.1.1.2.1. Entre ellos se encuentra
6.1.1.3. Papeleria
6.1.1.3.1. Los papeles más usados para la documentación
6.1.1.4. Entre otros elementos
6.1.1.4.1. • Sello fechador • Gancho seco o en relieve • Reloj Radicador • Gancho legajador plástico • Relajos • Cajas de archivo
6.1.1.5. Instrumentos de medición en los archivos
6.1.1.5.1. Se clasifican en