1. ORDENACIÓN
1.1. El término ordenación se refiere a la actividad de establecer secuencias a los documentos dentro de las categorías o grupos previamente clasificados según una unidad orden preestablecida (alfabética, numérica, cronológica) con el fin de facilitar su ubicación y su localización.
1.1.1. Fases de la ordenación: Al igual que en la clasificación, en la ordenación se distinguen dos fases:
1.1.1.1. Fase mental
1.1.1.1.1. Consiste en analizar los documentos previamente clasificados para determinar la unidad orden que facilite el acceso a la información.
1.1.1.2. Fase física
1.1.1.2.1. Se colocan los documentos en las unidades de instalación siguiendo la unidad orden elegida previamente, se identifican con etiquetas y se ubican en la gaveta del archivador o en el anaquel del depósito
2. La clasificación documental es el proceso que permite agrupar de forma jerárquica los documentos, de acuerdo con los principios de procedencia, orden original u otros factores. Los pasos que se deben tener en cuenta para la clasificación documental son:
2.1. La correspondencia es un medio de comunicación fundamental en el sector empresarial, ya que a través de ella se pueden afianzar las relaciones entre clientes y proveedores. El control de la correspondencia es importante para garantizar que los documentos lleguen a su destino y se procesen de manera oportuna.
2.1.1. IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL
2.1.1.1. Antes de iniciar cualquier proceso archivístico, el primer paso que se debe dar es la identificación documental conocida como “la fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo”.
2.1.1.1.1. Clasificación
3. Reglas de ordenación según los distintos métodos
3.1. Método alfabético
3.1.1. Método numérico
3.1.1.1. Método mixto
3.2. Onomástico
3.2.1. Método cronológico
3.3. Toponímico
3.3.1. Reglas para consignar la data
3.4. Asunto o materia
3.4.1. Método codificado
4. OPERACIONES PRÁCTICAS RELACIONADAS CON LA ORDENACIÓN
4.1. Se clasifican en:
4.1.1. Foliación y signaturación
4.1.2. Instalación de los documentos
5. APLICACIÓN DE LA CLASIFICACIÓN Y DE LA ORDENACIÓN
5.1. Clasificación
5.1.1. El plan o cuadro de clasificación se compone de seis ámbitos:
5.1.1.1. PRIMER NIVEL O AMBITO
5.1.1.1.1. SEGUNDO NIVEL O AMBITO: Corresponde a la institución a la que pertenece la oficina productora.
5.1.1.2. Funciones facilitativas
5.1.1.2.1. TERCER NIVEL O AMBITO: Corresponde a la Administración Pública.
5.1.1.3. Funciones sustantivas
5.1.1.3.1. CUARTO NIVEL O AMBITO: Corresponde a las relaciones de la oficina productora con las empresas u organismos privados.
6. Ordenación
6.1. En cuanto a la ordenación, una vez establecidas las series documentales, estas se pueden ordenar alfabéticamente y al interior cronológica (ascendente o descendente) o numéricamente, según sea su naturaleza.
6.1.1. Ordenación alfabética
6.1.2. Ordenación cronológica