1. Plan d'action
1.1. Déléguer une partie aux services
1.2. Informer les clients de la charge que le demande nécessite
1.2.1. Les clients ont la visibilité sur leurs demandes et la date de livraison prévue des résultats
1.2.1.1. Outil de gestion des demandes
1.3. Demander une EBM aux clients (contexte, échéance, les résultats attendus, etc.)
1.4. Améliorer les connaissance globales du SI / infocentres
1.5. Automatisation
1.5.1. Utiliser l'automatisation de BO, SAS, etc.
1.5.2. VBA
1.5.3. PowerQuery, R, PowerBI
1.6. Demandes périodiques
1.6.1. Identifier le degrés d'urgence et d'importance de chaque demande périodique, et les classer
1.6.1.1. Comment définir l'urgence de manière objective ?
1.6.1.2. Supprimer les demandes non nécessaires
1.6.1.3. Revoir les échéances de diffusion
1.6.2. Mutualiser / fusionner les demandes, quitte à faire des filtres dynamiques
1.7. Polyvalence
1.7.1. Inter-changer les domaines tous les 6 mois. Mettre à jour le mode opératoire
1.7.2. Organisation du travail : 1 fois par mois, 1 personne est dédiée aux demandes ponctuelles. Avantages : apprentissage / polyvalence de tous les domaines, permet de laisser les autres personnes se focaliser sur les demandes périodiques
1.8. Tableaux de bord PN, DA, M : les refondre totalement
1.8.1. Redéfinir le besoin
2. Vision
2.1. Activité de conseil et expertise pour pouvoir étudier les demandes des clients avec eux et clarifier leurs besoins, proposer des solutions plus pertinentes, mutualiser
2.1.1. Bien cibler la demande la demande, afin de mieux y répondre
2.1.1.1. La présentation des résultats est plus percutante, plus moderne, plus dynamique. Dataviz, Storytelling
2.2. Les données diffusées sont fiables et vérifiées
2.3. L'équipe fourni les résultats à l'heure
2.3.1. Les demandes urgentes sont satisfaites sous quelques jours.
2.3.2. Les demandes non urgentes sont satisfaites à l'heure prévue (début de mois, début de semaine, etc.)
3. Situation actuelle
3.1. L'équipe / mouvements
3.1.1. Départ de Renaud
3.1.2. Arrivée de Serge avec son travail
3.1.3. Arrivée de Chloé avec du nouveau travail
3.2. Missions
3.2.1. Fournir régulièrement des indicateurs / mesures / tableau de bord
3.2.2. Répondre aux demandes ponctuelles (pilotage, projet, support à la décision)
3.2.3. Fournir des outils (VBA) pour aider les services de production
3.2.4. Formations BI, Excel
3.3. Organisation
3.3.1. Chacun a son domaine de compétence. Pas assez polyvalent. Ex :Workflow, VBA (maintenance macros), CSS...
3.3.2. Périmètre des infocentres par service pas clair (doit-on maîtriser EDMS ? KSL ? Kiamo ?)
3.4. Charge de travail
3.4.1. Flux tendu : les absences reportent trop de charge sur les autres membres de l'équipe. Conséquences : retards probables
3.4.2. Beaucoup de rapports : sont-ils tous utilisés ?
3.4.2.1. Les rapports ne sont pas exploités immédiatement par les clients alors qu'il y a échéance à tenir pour les STID (ex. : scoring)
3.4.3. Est-ce que les échéances peuvent-elles être repoussées ?
3.4.3.1. Réviser tous les 6 mois ?
3.5. Outils
3.5.1. Beaucoup d'infocentres, sans documentation. Perte de temps à chercher les informations
3.5.1.1. On ne sait pas évaluer la crédibilité des résultats diffusés
3.5.2. Les modes opératoires sont erronés / pas à jour
3.5.2.1. Le fait de suivre un mode opératoire ne nous appartenant pas met en lumière les améliorations à faire
3.5.3. On perd beaucoup de temps avec Excel : les mises à jour sont longues. Ex : il n'est pas rare d'attendre 3/4 d'heure de calcul !
3.5.3.1. Excel est utilisée comme base de données, à tort (Ex. : 600 000 lignes !)
3.6. Les demandes
3.6.1. Toutes les demandes sont urgentes
3.6.2. Les clients ne sont pas conscients de la charge de travail
3.6.3. On ne connait pas leur "vrai" degré d'urgence
3.6.4. Le contexte de la demande est inconnu --> pas stimulant, pas de vision large, impossible de savoir si ce qu'ils demandent est pertinent
3.6.5. Les relances sont sources de frustration
3.7. Méthodes
3.7.1. Boite commune MPIL-STATS
3.7.1.1. C'est le bordel
3.7.1.2. Des expéditeurs sont inconnus
3.7.1.3. Pas adapté à une utilisation partagée en équipe
3.7.2. Création d'un FT Mantis
3.7.2.1. Utiliser comme générateur de numéro, puis toutes les données sont dans le serveur partagé
3.7.2.2. Utiliser pour consigner les actions faites pour réaliser une demande
3.7.2.3. Pas fun / pas ergonomique
3.7.3. Distribution des tâches
3.7.3.1. Chacun prend en fonction de son domaine
3.7.3.2. FT récurrents sont-ils plus urgents que les demandes ponctuelles ?
3.7.3.3. Les demandes ponctuelles sont prises sans méthode / consigne particulière
3.7.4. Répétition des gestes manuels
3.7.4.1. Les mises à jour de tableau de bord se sont pas automatisés (gestes manuels répétitifs)
3.7.4.2. Diffusion des résultats / documents : tout se fait en manuel, par mail
3.7.4.2.1. Problématique RGPD (pas de destruction des données)
3.7.5. La production est-elle optimisée ? Des choses ne sont-elles pas faites en double ?