1. FASE VIII — SELECCIÓN, ADJUDICACIÓN y PUBLICACIÓN DE LA DECISIÓN
1.1. 8.1 Emisión de la resolución o acto administrativo de adjudicación
1.1.1. Firma por la autoridad competente.
1.2. 8.2 Notificación formal al adjudicatario y a los no adjudicatarios
1.2.1. Plazos y formas de notificación establecidos en el pliego.
1.3. 8.3 Publicación de acto de adjudicación en SECOP II y portal institucional
1.3.1. Incluir condiciones, valor adjudicado y plazo de firma de contrato.
2. FASE VI — Evaluación técnica, económica y consolidación del Informe de Evaluación
2.1. 6.1 Integración del comité evaluador
2.1.1. Composición: técnico, financiero, jurídico; declaración de conflicto de interés firmado.
2.2. 6.2 Evaluación técnica (por criterio)
2.2.1. Aplicar matriz definida en el pliego.
2.2.2. Documentar evidencia (ensayos, certificaciones, muestras físicas o laboratorio).
2.3. 6.3 Evaluación económica
2.3.1. Verificación de cálculos, fórmulas de puntuación, descuentos, impuestos y condiciones de pago.
2.4. 6.4 Evaluación de factores sociales/ambientales
2.4.1. Cumplimiento de cláusulas de sostenibilidad, contratación local, empleo juvenil.
2.5. 6.5 Consolidación del cuadro comparativo y ordenamiento
2.5.1. Tabla con puntajes por criterio, total y posición final.
2.6. 6.6 Elaboración del Informe de Evaluación
2.6.1. Contenido: síntesis, metodología, puntajes, comparación, anexos y pruebas, recomendación de adjudicación.
2.6.2. Revisión jurídica final del informe.
3. FASE V — Recepción, Apertura y VERIFICACIÓN habilitante de las Ofertas
3.1. 5.1 Recepción electrónica de ofertas (a través de SECOP II)
3.1.1. Ofertas registradas con sello de tiempo; cada oferente gestiona su usuario.
3.2. 5.2 Acto de apertura
3.2.1. Acta de apertura: asistentes, ofertas recibidas, incidencias.
3.2.2. Publicación del acta en SECOP II (si la plataforma lo soporta).
3.3. 5.3 Verificación habilitante
3.3.1. Revisión de documentos habilitantes: certificado de existencia, RUT/NIT, experiencia, certificados de pago parafiscales, garantías provisionales (si aplica).
3.3.2. Regla de subsanación: evaluar si la normativa permite subsanar documentos y en qué plazo.
3.4. 5.4 Registro: oferentes habilitados y no habilitados
3.4.1. Publicar relación preliminar con motivos de exclusión cuando corresponda.
3.5. 5.5 Recepción de solicitudes de subsanación (si aplica)
3.5.1. Notificar al oferente y dar plazo puntual (según pliego/Decreto 1082 / guía SECOP II).
4. FASE IV — Gestión de ADENDAS (si se requieren)
4.1. 4.1 Causales de adenda
4.1.1. Corrección de errores, cambio de especificaciones, ampliación de plazos, aclaraciones técnicas.
4.2. 4.2 Procedimiento
4.2.1. Emitir adenda con número, describir cambio y justificarlo.
4.2.2. Publicar en SECOP II con efecto inmediato.
4.2.3. Si modifica plazos, actualizar cronograma y notificar.
4.3. 4.3 Reglas de publicación
4.3.1. Mantener registro público de todas las adendas y versiones del pliego.
5. FASE III — Pliego Electrónico Definitivo (publicación en SECOP II)
5.1. 3.1 Consolidación final
5.1.1. Incorporar ajustes y adendas aceptadas.
5.1.2. Revisar fórmula de evaluación y criterios de adjudicación.
5.2. 3.2 Aprobación interna (firmas y registros)
5.2.1. Firmas electrónicas o validación por responsable de contratación y jurídico.
5.3. 3.3 Publicación oficial en SECOP II
5.3.1. Subir versión final en PDF y activar recepción de ofertas (fecha/hora cierre).
5.3.2. Publicar cronograma final, requisitos y anexos.
5.4. 3.4 Comunicación y difusión
5.4.1. Notificar a proveedores preidentificados, publicar en página web institucional.
6. ------------------------------------- DOCUMENTOS Y MATICES --------------------------------------
6.1. Requisitos habilitantes comunes (checklist para ofertantes)
6.1.1. Certificado de existencia y representación legal.
6.1.2. RUT / NIT actualizado.
6.1.3. Certificados de antecedentes fiscales y parafiscales (SENA, ICBF, seguridad social).
6.1.4. Estados financieros y experiencia (contratos similares).
6.1.5. Garantías (propuesta y cumplimiento).
6.1.6. Muestras y ensayos (si el pliego lo exige).
6.2. Comprobantes y Documentos clave (qué contienen y cuándo se usan)
6.2.1. Pliego electrónico de condiciones (borrador y definitivo).
6.2.2. Adendas (registro de cambios).
6.2.3. Acta de apertura (registro público).
6.2.4. Informe de evaluación (fundamento técnico y jurídico).
6.2.5. Resolución de adjudicación (acto administrativo).
6.2.6. Contrato (términos, garantías, cronograma).
6.2.7. Actas de inicio, recepción provisional y definitiva.
6.2.8. Evidencias técnicas (ensayos, certificaciones, fotos y bitácora de obra).
6.3. Tiempos y cronograma (orientaciones y notas legales)
6.3.1. El pliego debe señalar plazo de la licitación (término entre apertura para ofertar y cierre). Esto se establece por la entidad en el cronograma del proceso (Decreto 1082 y guía SECOP II). :contentReference[oaicite:1]{index=1}
6.3.2. No existe un único "día mínimo" universal para todas las licitaciones públicas: plazos varían según complejidad y normativa aplicable; consultar el pliego y el Decreto 1082 para plazos especiales. :contentReference[oaicite:2]{index=2}
6.3.3. Recomendación práctica: incluir periodos razonables para consulta pública (7–20 días) y plazos para presentación de ofertas según la complejidad.
6.4. Matrices de evaluación (ejemplo)
6.4.1. Técnica (60%)
6.4.1.1. Conformidad de especificaciones (30 puntos)
6.4.1.2. Calidad de muestras y pruebas (15 puntos)
6.4.1.3. Experiencia en proyectos similares (15 puntos)
6.4.2. Económica (30%)
6.4.2.1. Precio total (30 puntos)
6.4.3. Social / Ambiental (10%)
6.4.3.1. Producción local / sostenibilidad (10 puntos)
6.4.4. Fórmula de puntuación: (Puntos Técnicos / Puntaje Máximo Técnico) * 60 + (Puntos Económicos / Puntaje Máximo Económico) * 30 + ...
6.5. Riesgos y medidas de mitigación (lista larga)
6.5.1. Retrasos por permisos: plan de gestión de licencias y cronograma con holguras.
6.5.2. No conformidad de la oferta: definir criterios claros y muestras obligatorias.
6.5.3. Sobrecostos: cláusulas de ajuste y límites para modificaciones.
6.5.4. Conflictos de interés: declaración escrita y separación de funciones.
6.6. Mecanismos de transparencia y participación ciudadana
6.6.1. Publicación temprana de borradores, respuestas a observaciones y adendas.
6.6.2. Registro público de participantes, actas y resoluciones en SECOP II.
6.6.3. Difusión del contrato y su ejecución en portales de transparencia.
6.7. Indicadores (KPI) para seguimiento
6.7.1. Tiempo total (publicación → adjudicación).
6.7.2. Nº de observaciones recibidas y tiempo de respuesta.
6.7.3. Cumplimiento de hitos (porcentaje entregas a tiempo).
6.7.4. Variación entre presupuesto referencial y valor adjudicado.
6.7.5. Satisfacción del beneficiario final.
7. FASE IX — Garantías, Firma del Contrato y Condiciones PREVIAS
7.1. 9.1 Presentación y verificación de garantías (fianza de cumplimiento, póliza)
7.1.1. Revisar montos, vigencia y condiciones.
7.2. 9.2 Preparación del contrato
7.2.1. Incorporar cláusulas de control, entregables, penalidades y metodología de pagos.
7.3. 9.3 Firma del contrato
7.3.1. Firma electrónica/autógrafa según lo establecido; acta de iniciación.
7.4. 9.4 Registro del contrato en SECOP II (publicación) y en registros institucionales
8. FASE II — Consulta pública del Pliego (si aplica) y recepción de OBSERVACIONES
8.1. 2.1 Publicar borrador para consulta (si la entidad decide)
8.1.1. Indicar periodo y cómo consignar observaciones (a través del SECOP II / correo oficial).
8.2. 2.2 Recepción de observaciones
8.2.1. Registrar cada observación: remitente, fecha, texto, referencia a número de párrafo.
8.3. 2.3 Análisis de observaciones (equipo técnico y jurídico)
8.3.1. Clasificar: técnica, administrativa, legal.
8.3.2. Tomar decisión: aceptar totalmente / aceptar parcialmente / rechazar.
8.4. 2.4 Respuesta pública y acta de aclaraciones
8.4.1. Publicar respuestas consolidadas y/o adendas si hay cambios al pliego.
8.4.2. Registrar control de versiones y actualizar cronograma si aplica.
9. FASE X — EJECUCIÓN, INTERVENTORÍA Y CONTROL
9.1. 10.1 Acta de inicio y cronograma de hitos
9.1.1. Registro formal del inicio y cronograma actualizado.
9.2. 10.2 Supervisión técnica / interventoría
9.2.1. Informes periódicos, visitas de obra, pruebas de calidad y control de cambios.
9.3. 10.3 Gestión de modificaciones y ordenes de cambio
9.3.1. Adendas contractuales, ampliaciones de plazo, variaciones en alcance; registro formal y aprobación.
9.4. 10.4 Certificación y pagos por avance
9.4.1. Certificaciones periódicas con soporte técnico y financiero.
9.5. 10.5 Gestión de conflictos y reclamaciones
9.5.1. Mecanismo interno de solución y posibilidad de recursos administrativos o arbitramento según contrato.
10. FASE XI — RECEPCIÓN, LIQUIDACIÓN y CIERRE
10.1. 11.1 Recepción provisional
10.1.1. Acta, observaciones y período de garantía contractual (si aplica).
10.2. 11.2 Recepción definitiva
10.2.1. Pruebas finales y cumplimiento de condiciones contractuales.
10.3. 11.3 Liquidación y cierre administrativo
10.3.1. Informe de cierre, archivo del expediente, lecciones aprendidas.
10.4. 11.4 Publicación final en SECOP II (estado final del proceso)
10.4.1. 11.4 Publicación final en SECOP II (estado final del proceso)
11. FASE VII — Publicación de Resultados, PERÍODO DE OBSERVACIONES / IMPUGNACIÓN y RESPUESTA
11.1. 7.1 Publicación del informe preliminar (si aplica) y notificación a proponentes
11.1.1. Publicar en SECOP II y notificar por los canales definidos.
11.2. 7.2 Período de impugnación / aclaración
11.2.1. Recepción de recursos y observaciones: registrar y responder formalmente.
11.3. 7.3 Revisión y ajustes al informe
11.4. 7.4 Publicación del informe definitivo y resolución de adjudicación inicial
11.4.1. 7.4 Publicación del informe definitivo y resolución de adjudicación inicial
12. Marco general y referencias
12.1. Marco legal
12.1.1. Ley 80 de 1993 (Estatuto General de Contratación).
12.1.2. Ley 1150 de 2007 (modifica Ley 80 — modalidades y contratación electrónica).
12.1.3. Decreto Único Reglamentario 1082 de 2015 (compila reglamentación; cronograma y procedimientos).
12.2. Plataforma
12.2.1. SECOP II: plataforma transaccional para gestionar procesos de contratación en línea; cuentas para entidades y proveedores.
12.3. Documentos tipo y guías
12.3.1. Guía de Licitación Pública en SECOP II (Colombia Compra Eficiente).
12.4. Principio rector
12.4.1. Transparencia, libre concurrencia, economía, responsabilidad fiscal y eficiencia.
13. PRE-FASE: Preparación estratégica (ANTES de crear el proceso en SECOP II)
13.1. 1 Diagnóstico de necesidad
13.1.1. Identificar objeto (obra, suministro, interventoría, servicios).
13.1.2. Determinar alcance, objetivos, indicadores de resultado.
13.2. 2 Estudios previos obligatorios
13.2.1. Estudios técnicos (estudio de suelos para obra, términos de referencia para servicios).
13.2.2. Estudio de mercado / precios referenciales.
13.2.3. Estudio de viabilidad financiera y fuentes de financiación.
13.2.4. Evaluación ambiental y/o social (si aplica), requerimientos de licencia.
13.3. 3 Aprobaciones internas
13.3.1. Concepto jurídico, aprobación presupuestal, viabilidad desde planeación.
13.3.2. Definir responsables (unidad solicitante, funcionario proponente, jefe de contratación).
13.4. 4 Decisión sobre modalidad y estrategia de contratación
13.4.1. Confirmar modalidad: Licitación Pública (por regla general según la ley).
13.4.2. ¿Precalificación? decidir si se exige habilitación previa o se habilita por verificación documental.
13.5. 5 Cronograma preliminar y matriz de riesgo
13.5.1. Hitos clave: publicación de borrador, observaciones, publicación pliego definitivo, recepción de ofertas, evaluación, adjudicación, firma de contrato, inicio de obra/servicio.
13.5.2. Identificar riesgos y medidas de mitigación.
14. FASE I — Creación del Proceso en SECOP II
14.1. 1.1 Acceso al SECOP II
14.1.1. Perfil de entidad: usuario administrador -> validar permisos.
14.2. 1.2 Crear nuevo proceso
14.2.1. Seleccionar modalidad: Licitación Pública.
14.2.2. Numeración / código interno y título descriptivo.
14.3. 1.3 Sección: Información General (llenar)
14.3.1. Objeto del proceso (texto preciso).
14.3.2. Entidad responsable, dependencia, vigencia del presupuesto, fuente de financiación.
14.3.3. Lugar de entrega y supervisión.
14.4. 1.4 Sección: Configuración (cronograma y reglas)
14.4.1. Fechas: inicio de recepción de ofertas, cierre, sesión de apertura (hora exacta).
14.4.2. Plazo para observaciones sobre borrador (si aplica).
14.4.3. Reglas de subsanación o inhabilidad para subsanar (según normativa).
14.4.4. Idioma, moneda y condiciones de pago.
14.4.5. Publicidad: indicar si habrá acto presencial además del SECOP II.
14.5. 1.5 Sección: Cuestionario (preguntas habilitantes, técnicas, económicas)
14.5.1. Preguntas de requisitos habilitantes (jurídicos, fiscales, experiencia).
14.5.2. Preguntas técnicas (especificaciones, declaración de conformidad).
14.5.3. Preguntas económicas (formato de precios, desagregación por ítem).
14.6. 1.6 Sección: Evaluación (configurar criterios y ponderaciones)
14.6.1. Definir criterios (Técnica, Económica, Plazo, Aspectos sociales/ambientales).
14.6.2. Asignar ponderaciones y fórmula de cálculo.
14.6.3. Definir criterios de desempate.
14.6.4. Decidir si la evaluación será puntuada por items o conformidad.
14.7. 1.7 Sección: Documentos del proceso y de la oferta
14.7.1. Adjuntar pliego electrónico (borrador), anexos, planos, formatos obligatorios (.pdf/.xls).
14.7.2. Subir plantillas: formulario de oferta económica, hoja de vida, formatos de garantías.
14.8. 1.8 Guardar como borrador y revisar control de versiones
14.8.1. Controlar nombres de archivos y versión del pliego (v0.1, v0.2 ...).
15. EJEMPLO APLICADO AL DEPORTE (UN ESTADIO)
15.1. PREPARACIÓN
15.1.1. Necesidad: Construcción del Estadio Municipal (capacidad 5.000 espectadores) y dotación de implementos.
15.1.2. Estudios previos: estudio de suelos, licencia ambiental, proyecto arquitectónico, estudio de mercado de materiales.
15.2. PLIEGO (Borrador)
15.2.1. Objeto: Contratar obra para construcción de gramado, graderías, iluminación y camerinos.
15.2.2. Anexo específico: especificaciones de césped, iluminación deportiva (norma FIFA/CONMEBOL si aplica), plan de gestión ambiental.
15.3. CONSULTA
15.3.1. fabricante de iluminación emite observaciones técnicas → respuesta y adenda con modificaciones técnicas.
15.4. PLIEGO DEFINITIVO
15.4.1. Ajustes de presupuesto y fechas de entrega por lotes (cimentación, estructura, acabados).
15.5. APERTURA / EVALUACIÓN
15.5.1. Verificación de experiencia en obras deportivas, presentación de certificaciones y pruebas de materiales.
15.5.2. Informe de evaluación comparando tres oferentes: oferta A (mejor técnica), oferta B (mejor precio), oferta C (plazo más corto).
15.6. ADJUDICACIÓN
15.6.1. Adjudicación a oferente A con cláusulas especiales sobre calidad del césped y pruebas de resistencia.
15.7. EJECUCIÓN
15.7.1. Interventoría técnica con pruebas de carga para graderías y certificación de iluminación.
15.8. CIERRE
15.8.1. Acta de recepción definitiva y evaluación de impacto social (programas deportivos beneficiados).
15.9. Buenas prácticas
15.9.1. Hacer consulta temprana al mercado y sesiones informativas (pre-bid meeting).
15.9.2. Usar plantillas estándar de Colombia Compra Eficiente cuando aplique.
15.9.3. Documentar todo en SECOP II (transparencia y trazabilidad).
15.9.4. Establecer criterios de evaluación cuantificables.
15.9.5. Asegurar que los plazos permitan competencia efectiva y acceso de PYMES locales.
15.9.6. Registrar lecciones aprendidas y actualizar plantillas institucionales.
15.10. Checklist final antes de publicar pliego definitivo (control de calidad)
15.10.1. Estudios previos y presupuesto revisados.
15.10.2. Aprobación jurídica y presupuestal.
15.10.3. Cronograma completo y coherente.
15.10.4. Criterios de evaluación claros y comprobables.
15.10.5. Plantillas y anexos subidos correctamente.
15.10.6. Control de versiones y registro de borradores y adendas.
15.10.7. Plan de difusión y registro de interesados.