1. Während des Meetings
1.1. Meetingraum starten und herrichten
1.1.1. Rufnummer des IT-Helpdesk des Online Meeting Raums einblenden
1.1.2. Agenda ist vorbereitet und hochgeladen
1.1.3. Vorbereitete Präsentationen hochladen
1.2. Meetingraum öffnen, Ankommen der Teilnehmer / Get-together
1.2.1. Audio-Check bei allen Teilnehmern
1.2.1.1. wenn TN aktiv mitdiskutieren sollen
1.2.2. ggf. Video-Check
1.2.3. Teilnehmer willkommen heißen, ggf. schon einmal in Raum einführen
1.2.4. Werkzeuge erklären/ Einführung in VC Handhabung
1.2.4.1. Bei der Einladung darauf hinweisen, dass die Technik-Einführung xx Min. vor Meeting stattfindet (für alle, die die Technik nicht kennen)
1.2.5. je nach Anzahl TN 10 - 30 Minuten
1.2.6. bei Arbeitsgruppen, die sich und die Tools kennen, ist das so gut wie nicht nötig
1.3. TOP 1 / Am Anfang vom Meeting
1.3.1. Teilnehmer Vorstellungsrunde
1.3.1.1. Bilder oder WebCam
1.3.1.2. bei interaktiven Meetings / Diskussionen
1.3.2. Meeting-Ziel mit Teilnehmer-Zielen und -Erwartungen abgleichen
1.3.2.1. Schriftlich oder mündlich?
1.3.2.2. Option: Erwartungen vor dem Meeting asynchron z.B. im Forum abklären
1.3.3. Teilnehmer-Warmup - Teilnehmer als Gruppe zusammenführen und ins Thema einführen
1.3.4. Spielregeln vereinbaren bzw. auf diese hinweisen
1.4. Moderations-Methodik / nach Bedarf während des Meetings
1.4.1. Feedback der TN anfordern
1.4.2. Auf Zeitplanung achten
1.4.2.1. In webtoasts: Zeitnehmer-Rolle besetzen!
1.4.2.1.1. auch in allen anderen Arten von Online-Meetings/-Schulungen
1.4.2.2. Ablaufplan nutzen
1.4.3. Werkzeuge nutzen
1.4.3.1. Digitale Moderationstools einsetzen
1.4.4. bei Vorträgen: Pausen einlegen, um Fragen von TN zu beantworten
1.4.4.1. Gezielt Rückfragen an Teilnehmer in Vorträge einbauen
1.4.4.1.1. Pausen/Ruhezeiten aushalten können
1.4.5. Teilnehmer aktiv einbinden
1.4.5.1. Eingangsfragen stellen/hinführen zum Thema
1.5. Abschluss des Meetings
1.5.1. weitere Vorgehensweise/ Hinweis auf weitere Meetings
1.5.2. Abschlussfeedback anfordern/ Schlussrunde
1.5.3. Verabschiedung
2. Nach dem Meeting
2.1. Finanzen
2.1.1. Rechnungsprüfung
2.1.2. Online Meeting Raum / Trainer bezahlen
2.2. Beteiligung
2.2.1. Nachhaken bei TN die gefehlt haben
2.2.2. TN mit TN-Liste gleichen - rausfinden wer gefehlt hat
2.2.3. Test anbieten - direkt nach meeting oder als Link (Schulung)
2.3. Reflextion
2.3.1. virtuelles feedback einholen- über Link/Umfrage (Abhängig vom Anwendungsszenario)
2.3.1.1. geht auch während des Meetings
2.3.1.2. Auswerten der Umfragen
2.3.2. Möglichen Bedarf für sfeststellen (geht erst nach Feedback)
2.3.3. Feedback umsetzen
2.3.4. Selbst überlegen: was lief gut - was weniger gut
2.3.5. Reflexion zusammen mit Auftraggeber
2.4. Dokumentation
2.4.1. Material zusenden
2.4.1.1. Protokoll/Ergebnisse (wenn fertig gestellt)
2.4.1.1.1. Leitung versendet Protokoll
2.4.1.1.2. Protokoll Korrekturlesen und veröffentlichen
2.4.1.2. Präsentationen
2.4.1.3. Schulungsmaterial
2.4.1.4. Übungsaufgaben
2.4.1.5. Aufzeichnung
2.4.2. ggf. Protokoll, Präsentation und Aufzeichnung auf LCM-Plattform hochladen(s.o.)
2.5. Offene Fragen
2.5.1. Offene Punkte klären und nachreichen
2.5.2. FAQ aus Fragen zum Inhalt (Je nach Thema)
2.5.3. Verantwortlichkeiten für offene Fragen klären
2.6. Weiterer Prozess
2.6.1. Einladung fürs nächste Meeting
2.6.2. After-Sales-Prozess andocken
2.6.2.1. Bei Marketing-Online-Meetings / Webinaren
2.6.3. Asynchrone Weiterarbeit
3. Diese Mindmap wurde in zwei Online-Workshops der XING-Community "Digitale Moderation" am 15.06.2010 und 27.08.2010 zusammengetragen.
3.1. Organisation und Moderation
3.1.1. Peter Tandler
3.1.2. Regine Schmid
3.1.3. Katja Königstein
3.2. Mitwirkende
4. Vor dem Meeting
4.1. Auftragsklärung
4.1.1. Ziel des Meetings definieren: Auftraggeber
4.1.1.1. ggf. zusammen mit Moderator
4.1.1.2. ggf. zusammen mit Teilnehmern
4.1.2. Ist das Thema "online-geeignet"? Auftraggeber/Moderator
4.2. Termin mit Trainer/Co- Moderatoren/Referenten abstimmen: Organisator
4.2.1. Trainer/Co-Moderatoren/Referenten einladen
4.3. Zeitplanung und Entscheidung, ob Infrastruktur und Inhalt parallel vorbereitet werden müssen (nach Terminvereinbarung!)
4.4. Inhalte und Methoden
4.4.1. Agenda und zeitlicher Ablauf
4.4.1.1. Dauer des Meetings festlegen
4.4.1.1.1. gut sind bis zu 90 Min. ohne Pause, max. 120 Min.
4.4.1.1.2. Längere Online-Meetings klappen mit Pausen
4.4.2. Moderator / Trainer muss Inhalte und Methoden vorbereiten
4.4.2.1. Wird Mindmeister in der Sitzung verwendet, dann Mindmeister lernen. Sollen Kleingruppen in Mindmeister lernen, pro Kleingruppe einem User Mindmeister gründlich beibringen.
4.4.3. Co-Moderator/Referent muss Inhalte vorbereiten
4.4.4. ggf. Materialien, wie z. B. Folien erstellen: Trainer, Moderator, Referent
4.4.4.1. Für die Gruppe Slides mit Arbeitsaufträgen/Anweisungen erstellen
4.5. Infrastruktur
4.5.1. Moderator
4.5.1.1. Teilnehmer einladen
4.5.1.2. Online Tool erlernen
4.5.1.3. Audio klären: Telefonkonferenz oder Audio Stream integriert ins Online Meeting. Haben alle Headsets? Auffordern den Audio-Check vorher zu machen, Systemvoraussetzungen und Hardware
4.5.1.4. Online-Raum reservieren
4.5.2. Co-Moderator/Referent
4.5.2.1. Technik-Check und Übung, z. B. 2 Tage vorher mit dem Moderator zusammen
4.5.2.1.1. Schriftgröße der Präsentation für VC optimieren; Animation zum laufen bringen oder Alternative
4.5.3. Teilnehmer
4.5.3.1. Headset
4.5.3.2. ungestörtes Umfeld mit den techn. Voraussetzungen
4.5.3.3. Technik Check und Übung
4.5.3.4. Technik-Check und Übung, z. B. 2 Tage vorher mit dem Moderator zusammen
4.5.4. Auftraggeber
4.5.4.1. Teilnehmerliste mit Telefonnummern an Trainer
4.5.5. (optional) Tools für asynchrone Fortsetzung (Wiki, Diskussionforum etc) anlegen und Teilnehmer darauf einladen / schulen
4.6. Kommunikationskonzept
4.6.1. Moderator braucht Exit strategy bzw. Trainer braucht Plan B
4.7. Auftraggeber
4.7.1. Gibt es "VIP", die unbedingt dabei sein müssen?
4.8. Aufgabenverteilung Trainer und Co-Moderator
4.8.1. Funktionalitäten checken (Teilnehmersteuerung, Bild, Ton, Screen-Sharing,...)
5. Übersicht
5.1. Diese Inhalte stehen unter einer Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 Germany Lizenz
5.1.1. HTML-Code für Verweise
5.2. Siehe auch
5.2.1. Checklisten von Lore Reß