Verfahrensverzeichnis

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1. Unternehmen

1.1. Heilmann Software Gesellschaft für Informationstechnologie mbH Königstraße 31 70173 Stuttgart

2. Rechtsgrundlagen gemäß BDSG

2.1. § 4e Inhalt der Meldepflicht

2.2. § 4g Aufgaben des Beauftragten für den Datenschutz

2.3. § 9 Technische und organisatorische Maßnahmen

2.4. Anlage zu § 9 Satz 1

3. Hauptblatt

3.1. Verantwortliche Stelle

3.1.1. Heilmann Software Gesellschaft für Informationstechnologie mbH Königstraße 31 70173 Stuttgart Tel.: 0711 21393-500 Fax.: 0711 21393-599 E-Mail: [email protected]

3.2. Gesetzliche Vertretung / Leitung der verantwortlichen Stelle

3.2.1. Andreas Heilmann E-Mail: [email protected]

3.3. Leitung der Datenverarbeitung der verantwortlichen Stelle

3.3.1. Slobodan Paunovic E-Mail: [email protected]

3.4. Angaben zur Person des externen Datenschutzbeauftragten

3.4.1. Armin Reichelt R2 GmbH Stockholmer Platz 1 70173 Stuttgart Tel.: 0711 78119220 E-Mail: [email protected]

4. Verfahren die in diesem Verzeichnis nicht aufgeführt werden

4.1. keine

5. Verfahren digibase

5.1. Version des Verfahrens

5.1.1. 1.0

5.2. Zweckbestimmung, Verfahrensbeschreibung, Rechtsgrundlage

5.2.1. Beschreibung des Verfahrens

5.2.1.1. Digitalisierung von Kunden- und Geschäftsbeziehungen, insbesondere die digitale Abwicklung von Geschäftspost (www.digibase.com)

5.2.2. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder –nutzung

5.2.2.1. Zuordnung von Nachrichten und Teilnehmern bei der digitalen Postabwicklung

5.2.3. Rechtsgrundlage

5.2.3.1. Einwilligung der Nutzer

5.3. Betroffene Personengruppen und Daten oder Datenkategorien

5.3.1. Personengruppe

5.3.1.1. Post-Sender und Post-Empfänger

5.3.2. Daten oder Datenkategorien

5.3.2.1. Namen, Adressen, Kontaktinformationen, Dokumente

5.4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden

5.4.1. Empfänger oder Empfängerkategorien

5.4.1.1. Heilmann Software (digibase) übermittelt keine Daten an Dritte

5.4.2. Daten oder Datenkategorien

5.4.2.1. keine

5.5. Regelfristen für die Löschung der Daten, Zeitraum

5.5.1. Löschfrist

5.5.1.1. keine Regellöschfristen

5.5.1.2. Accounts werden nach Kündigung anlassbezogen gelöscht

5.5.2. Daten oder Datenkategorien

5.5.2.1. Namen, Adressen, Kontaktinformationen, Dokumente

5.6. Datenübermittlung in Drittstaaten

5.6.1. Name des Drittstaates

5.6.1.1. keiner

5.6.2. Empfänger oder Empfängerkategorien

5.6.2.1. Heilmann Software (digibase) übermittelt keine Daten an Dritte

5.6.3. Daten oder Datenkategorien

5.6.3.1. keine

5.7. Interner Teil der Verfahrensbeschreibung: Beschreibung der technisch-organisatorischen Maßnahmen gemäß §9

5.7.1. Zutrittskontrolle

5.7.1.1. in separatem Dokument sind TOM beschrieben

5.7.2. Zugangskontrolle

5.7.2.1. in separatem Dokument sind TOM beschrieben

5.7.3. Zugriffskontrolle

5.7.3.1. in separatem Dokument sind TOM beschrieben

5.7.4. Weitergabekontrolle

5.7.4.1. in separatem Dokument sind TOM beschrieben

5.7.5. Eingabekontrolle

5.7.5.1. in separatem Dokument sind TOM beschrieben

5.7.6. Auftragskontrolle

5.7.6.1. in separatem Dokument sind TOM beschrieben

5.7.7. Verfügbarkeitskontrolle

5.7.7.1. in separatem Dokument sind TOM beschrieben

5.7.8. Trennungskontrolle

5.7.8.1. in separatem Dokument sind TOM beschrieben

6. Verfahren Personalverwaltung

6.1. Version des Verfahrens

6.1.1. 1.0

6.2. Zweckbestimmung, Verfahrensbeschreibung, Rechtsgrundlage

6.2.1. Beschreibung des Verfahrens

6.2.1.1. Personalverwaltung

6.2.2. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder –nutzung

6.2.2.1. Anbahnung, Durchführung und Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen

6.2.3. Rechtsgrundlage

6.2.3.1. Einwilligung der Mitarbeiter / § 32 BDSG

6.3. Betroffene Personengruppen und Daten oder Datenkategorien

6.3.1. Personengruppe

6.3.1.1. Bewerber, MItarbeiter, Praktikanten, ehem. Mitarbeiter

6.3.2. Daten oder Datenkategorien

6.3.2.1. Kontaktdaten, Gehaltsdaten, Versicherungsdaten, Vertragsdaten

6.4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden

6.4.1. Empfänger oder Empfängerkategorien

6.4.1.1. Steuerberatung / Lohnbuchhaltung

6.4.2. Daten oder Datenkategorien

6.4.2.1. Daten zur Abwicklung zur Lohnbuchhaltung

6.5. Regelfristen für die Löschung der Daten, Zeitraum

6.5.1. Löschfrist

6.5.1.1. nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, AGG, HGB, AO

6.5.2. Daten oder Datenkategorien

6.5.2.1. Kontaktdaten, Gehaltsdaten, Versicherungsdaten, Vertragsdaten

6.6. Datenübermittlung in Drittstaaten

6.6.1. Name des Drittstaates

6.6.1.1. keiner

6.6.2. Empfänger oder Empfängerkategorien

6.6.2.1. Heilmann Software übermittelt keine Mitarbeiterdaten an Drittstaaten

6.6.3. Daten oder Datenkategorien

6.6.3.1. keine

6.7. Interner Teil der Verfahrensbeschreibung: Beschreibung der technisch-organisatorischen Maßnahmen gemäß §9

6.7.1. Zutrittskontrolle

6.7.1.1. in separatem Dokument sind TOM beschrieben

6.7.2. Zugangskontrolle

6.7.2.1. in separatem Dokument sind TOM beschrieben

6.7.3. Zugriffskontrolle

6.7.3.1. in separatem Dokument sind TOM beschrieben

6.7.4. Weitergabekontrolle

6.7.4.1. in separatem Dokument sind TOM beschrieben

6.7.5. Eingabekontrolle

6.7.5.1. in separatem Dokument sind TOM beschrieben

6.7.6. Auftragskontrolle

6.7.6.1. in separatem Dokument sind TOM beschrieben

6.7.7. Verfügbarkeitskontrolle

6.7.7.1. in separatem Dokument sind TOM beschrieben

6.7.8. Trennungskontrolle

6.7.8.1. in separatem Dokument sind TOM beschrieben