Was haben wir aus den Praxis-Projekten 2011 gelernt (Lessons Learned)?

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1. elektronische Kommunikationselemente

1.1. Handy (SMS/Anrufe)

1.2. email (ical Einladungen)

1.3. skype Gruppe

1.4. LMS

1.5. Telefonkonferez

1.6. Outlook-Terminvereinbarungen

1.7. Mindmeister (Wissenspool)

2. Projektmanagmenttools

2.1. Merlin

2.2. Open Project

2.3. Gantt Project

3. Teamregeln

3.1. allgemeine Teamregeln sollten besprochen und erarbeitet werden

3.1.1. Einhaltung dieser ist wichtig, da dann Probleme/Missverständnisse vermieden werden könne.

3.2. eigene Teamregeln aufstellen

3.2.1. z.B. Pünktlichkeit bei jeder Art von Meetings

3.2.2. z.B. Emails werden täglich gelesen

3.2.3. z.B. Keine ablenkenden Tätigkeiten (Youtube, Facebook, Browserspiele etc.)

3.3. Sanktionen beim Versoß gegen Teamregeln

3.3.1. z.B. Kochen bei der nächsten Meilensteinfeier

3.3.2. z.B. Getränke und oder Essen fürs nächste Teammeeting mitbringen

3.3.3. Reines Ansprechen von "Fehltritten" hilft schon vielmals, um Wiederholungen zu vermeiden. Direkte Sanktionen sind nicht immer notwendig.

3.4. homogene Teams benötigen nicht zwingend Teamregeln

3.5. Sollten kontinuierlich verbessert und eingehalten werden

3.6. Arbeits- und Kommunikationsregeln

3.6.1. einheitliches Layout

3.6.1.1. Schrift

3.6.1.2. Schriftgröße

3.6.2. Termineinhaltung

4. Teamarbeit

4.1. regelmäßiges Feedback

4.1.1. über Teamleitung

4.1.2. über Teammitglieder

4.1.3. Arbeitsaufteilung

4.1.4. über die aktuelle Teamsituation

4.2. Einzelgespräche

4.2.1. Teamleiter mit jedem Teammitglied

4.2.2. Notwendig, um Teammitglieder nicht vor anderen bloszustellen

4.2.3. Bei gröberen Überschreitungen notwendig, ansonsten ist es nicht schlecht, wenn Missverständnisse im Team geklärt werden.

4.3. Kommunikation im Team

4.3.1. Einzelergebnisse sollten im Team kommuniziert werden, um ein gemeinsames Verständnis über das Projekt und dessen Stand zu schaffen

4.3.2. Arbeitsteilung ist bei vielen Aufgabenstellungen deutlich produktiver als im Kollektiv zu arbeiten

4.3.2.1. routinierten Arbeitsweise

4.3.2.2. Aufgabenverteilung (wöchentlich zu erledigen)

4.3.2.3. Begabungsgerechte Aufteilung der Arbeitsaufgaben (nach Stärken und Schwächen der Teammitglieder)

4.3.3. Eine laufende Dokumentation und Ausarbeitung

4.3.4. Regelmäßige und kürzere Treffen sind besser als unregelmäßige und lange

4.3.5. Nachsicht und Geduld mit Teammitglieder

4.3.5.1. offen und unvoreingenommen

4.3.5.2. manche Teammitglieder benötigen für Aufgaben die man selbst machen würde länger, hier sollte Rücksicht genommen werden

4.3.5.3. Dennoch sollte bei etwaigen Nachlässigkeiten sofort eingeschritten werden, damit Konflikte und Missverständnisse vermieden werden können

4.4. kleine Teambuildingmaßnahmen erleichtern die Zusammenarbeit im Team und erhöhen die Motivation

4.5. Harmonische Zusammenarbeit durch offene Kommunikation und Aussprache von Problemen. Wenn alle an einem Strang ziehen ist es am angenehmsten.

5. Literatur Projektmanagment

5.1. Sabine Peipe= Crashkurs Projektmanagement

5.2. Patzak/ Rattay = Projektmanagemtent

5.3. PM Baseline Version 3.0

5.4. Cooper, Stage-Gate-Modell

5.5. PMA Leitfaden 2008

5.6. PMBok

5.7. Gareis

6. erstes Meeting mit Projektauftraggeber/in

6.1. Beteiligte

6.1.1. alle Teammitglieder

6.1.2. ! Projektbetreuer FHV !

6.1.3. kompetente Auftraggeber

6.1.4. Ein gemeinsames Kennenlernen ist essentiell, damit auch das Projektteam mit dem Auftraggeber und der Betreuung seitens FHV und Unternehmen vertraut wird. Klare Absprache der Ansprechpersonen.

7. Meetings

7.1. Vorbereitung

7.1.1. Agenda

7.1.2. Termineinladung

7.1.2.1. + kurzfristige Erinnerung, damit alle Beteiligten am vereinbarten Zeitpunkt anwesend sind.

7.1.3. Joure-fixe vereinbaren

7.1.4. Es müssen nicht alle Teammitglieder anwesend sein

7.1.4.1. Gewisse Teile können gut aufgeteilt werden und von einzelnen Teammitgliedern alleine oder in Kleingruppen erarbeitet werden.

7.2. während des Meetings

7.2.1. Mitschriften/Protokolle

7.2.2. Alle Fragen müssen auch vollständig geklärt sein

7.2.3. Verbot von Facebook und anderen sozialen Onlinenetzwerken

7.2.4. Auf Teamharmonie soll geachtet werden. Respektvoller Umgang!

7.3. Nachbereitung

7.3.1. Nachbesprechung

7.3.2. Überarbeitung der Protokolle

7.3.3. Fortschrittsberichte

8. Projektauftrag

8.1. genaue Formulierung

8.1.1. Ziele / Nicht-Ziele

8.1.2. Arbeitspakete definieren

8.1.3. Aufgabenverteilung

8.2. Abstimmung mit

8.2.1. AuftraggeberIn

8.2.2. FHV ProjektbetreuerIn

8.2.3. TeamleiterIn und Teammitgliedern

8.2.4. Lenkungsausschuss

8.3. iterative Projektauftragskontrolle

8.3.1. frühe zeitliche Planung

8.3.2. kritische Reflektion und gezieltes Hinterfragen von Aufgaben vom Betreuer und Auftraggeber

8.3.3. Risikobewertung

8.3.4. Klare Definition der Arbeitspakete, um Missverständnisse und schwammige Ergebnisse zu vermeiden.

9. sonstige Erfahrungen

9.1. Auslosungsverfahren der Studierenden in die jeweiligen Gruppen wurde als positiv empfunden, da sich die Gruppe und die einzelnen Mitglieder erst kennen lernen mussten (Hoher Erfahrungsaustausch durch Kennenlernen)

9.2. Theorie und Praxis unterscheiden sich gewaltig

9.3. Lessons Learned waren sinnvoll, lehrreich, amüsant und ermöglichten es das Projekt nochmals zu überdenken und daraus für künftige Projekte zu lernen

9.4. Eine angemessene Arbeitsentschädigung würde es erleichtern, die Motivation über die Projektdauer nicht zu verlieren (Angemessene Entlohnung bzw. Anzahl an ECTS)

9.5. Erfahrungszuwachs, da von den Stärken anderer Personen gelernt werden kann

9.6. Gewinnung tiefer Einblicke in BPL/SCM-Inhalte

9.7. Es ist eine gute Erfahrung die gelernten theoretischen Grundlagen umsetzen zu können und neue Dinge bzw. Unterschiede zwischen Theorie und Praxis zu lernen

9.8. gegenseitig Motivation ist wichtig - gerade wenn sich der Auftraggeber aus dem Projekt zurückzieht

9.9. wer sich zu sehr auf den Auftraggeber verlässt, kann sehr schnell verlassen sein

9.10. eine große geografische Entfernung erschwert die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen um ein Vielfaches

9.11. Teamarbeit bekommt eine neue Bedeutung. Durch die Zusammenstellung der Teams per Los sowie eines größeren Leistungsdruck entstanden bisher noch nicht bekannte Situationen

9.12. Teamarbeit wird aus einer neuen Sicht gesehen und kann somit neu bewertet werden. Man weiß nun, auf was man sich einlässt und, dass es beispielsweise nicht immer so reibungslos verlaufen muss, wie man sich das oftmals gerne wünschen würde.

10. Informationsgewinnung

10.1. , dass auf Kleinigkeiten geachtet werden muss, ansonsten bekommt man ddie INfos die man braucht nie!

10.2. Kommunikation mit UN oft schwer

10.2.1. Sehr unterschiedlich, da manche Unternehmen sehr engagiert sind, manche weniger.

10.3. viele verschiedene Ansprechnpartner erschweren Kommunikation

10.3.1. Dies kann durch eine klare Abstimmung beim ersten Meeting vermieden werden und somit die Informationsgewinnung vereinfachen.

10.4. wenn alles, das benötigt wird schriftlich ausgedruckt, dann besser

10.5. bei der IST-Analyse haben wir uns zu sehr auf Sekundäraussagen durch MA-Interviews konzentriert und dadurch die eigene Sicht/Meinung aus den Augen verloren

10.6. Informationen wurden uns im UN vorenthalten (trotz mehrmaligem Nachfragen)

10.7. Einblick in die Schwierigkeiten des Informationsflusses innerhalb des Unternehmens, aber auch von Unternehmen zum Team

10.8. Jede/r MitarbeiterIn, der/die betroffen ist, sollte zuerst über das Projekt informiert sein

10.9. ewiges Warten auf versprochene Daten kann ein Projekt schnell in Verzug bringen - besser mit dem arbeiten, was vorliegt

10.9.1. gegebenenfalls zuvor eine Deadline setzen - was dann nicht da ist, wird auch keine Berücksichtigung mehr finden

10.10. Strukturierte Umgang mit Informationen erleichtert die gesamte Projektarbeit, vor allem auch wenn es um die Verfassung von Berichten und ähnlichem geht

10.11. Klare Abstimmungen mit dem Projektauftraggeber ermöglichen einfache Handhabung der Informationsgewinnung (beruht auf Gegenseitigkeit).

10.12. Interviews mit betroffenen Mitarbeitern im Unternehmen sind sehr hilfreich, um ein ganzheitliches Bild zu gewinnen.

11. Bericht

11.1. open source tool hätte erleichtert alle am Bericht arbeiten zu lassen --> viele Überlappungen im Bericht, wenn alle dran arbeiten.

11.2. oft ist es schwer, wenn viele an einem Bericht arbeiten den Überblick zu behalten

11.3. Seitenzahlen sprechen nicht für Qualität (Weniger kann auch mehr sein)

11.4. kontinuierliches Korrekturlesen erhöht die Qualität und den logischen Zusammenhang der Berichtsteile

11.4.1. verhindert auch, dass zu viel Arbeit gegen Ende des Projektes übrig bleibt

11.5. Bei einer guten Aufteilung von Aufgaben ist die Erstellung des Berichts einfach zu Handhaben und gut zu bewältigen.

12. New node