NORMAS BÁSICAS DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO

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NORMAS BÁSICAS DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO por Mind Map: NORMAS BÁSICAS DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO

1. RECOMENDACIONES BÁSICAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE OFICINA

2. documento administrativo: son los producidos y/o recibidos por una unidad administrativa en el ejercicio de una función y como desarrollo de una actividad.

2.1. Series Documentales:El archivo de oficina está formado por los documentos producidos o recibidos

2.2. Expediente administrativo:Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos generados o producidos por una oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto

2.3. Correspondencia:materializa las relaciones que la unidad administrativa mantiene con otros órganos o con personas físicas o jurídicas, públicas o privadas en el ámbito de sus actividades.

2.4. subseries: Constituye el segundo nivel de agrupación de los documentos de gestión

3. INSTALACIÓN Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS:son importantes para la preservación y conservación de los mismos y para que se mantenga una organización adecuada

4. documento administrativo digital.

4.1. correo electrónico:como medio de comunicación y como parte del sistema de información de la organización

4.2. Los esquemas de metadatos son el elemento clave de los sistemas de gestión de los documentos electrónicos.

4.3. Metadatos técnicos: Agregan información sobre formatos, estructuras y vínculos de los documentos conservados. Son necesarios para comprender y procesar los documentos, y facilitar la recuperación de la información

4.4. Metadatos descriptivos: Aportan información contextual sobre los procesos de trabajo, las relaciones entre los documentos,

4.5. Metadatos de preservación: Se añaden para facilitar la gestión de los documentos, el control intelectual y físico tras su Creación. Necesarios para identificar y recuperar la información

5. El archivo de oficina está formado por los documentos producidos o recibidos en el desarrollo de las funciones

6. EXPURGOS EN LOS ARCHIVOS DE OFICINA O GESTIÓN:La decisión sobre el destino de los documentos administrativos debe tomarse tras el correspondiente proceso de valoración documental que tiene lugar en el Archivo

7. TRANSFERENCIAS DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN AL ARCHIVO UNIVERSITARIO:Es el procedimiento habitual y normalizado mediante el cual los documentos pasan de un archivo a otro del sistema

8. Solicitud de espacio

8.1. Preparación de los documentos

8.2. Preparación de las cajas

8.3. Cumplimentación de la Relación de Entrega

8.4. Formalización de la transferencia

9. PROCEDIMIENTO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS A LAS OFICINAS PRODUCTORAS: El préstamo es la acción que implica la salida temporal de documentos de un archivo con fines administrativos o de difusión cultural

10. normas básicas de organización

10.1. Para llevar un mejor control del expediente y de su formación se aconseja indicar en la

10.2. carpetilla:

10.3. o Unidad administrativa que lo produce

10.4. o Nº de expediente

10.5. o Serie documental a la que pertenece

10.6. o Título del expediente

10.7. o Fechas extremas

10.8. o Índice de los documentos que se le van agregando

11. Original: documento definitivo, genuino, que se remonta a su autor y que ha sido validado por éste. El documento original sería eficaz por sí mismo, sin referencia a otro documento anterior.

12. Borrador: en el entorno electrónico se interpretaría como las diferentes versiones previas a la versión definitiva validada.

13. YENIFER BELLO UTINICO

14. Documentos de apoyo informativo:son los documentos recopilados para la resolución del expediente pero que no forman parte del mismo,Tienen carácter seriado

15. Cada unidad administrativa debe mantener su archivo correctamente organizado mediante la formación de expediente y series documentales

16. El primer paso a seguir en la organización del archivo de oficina será identificar y separar los documentos de apoyo informativo de los que si son considerados documentos de archivo

17. nombre de la serie documental, Expediente (asunto), Fecha de inicio/ fecha final del expediente, Resumen del asunto, Dígitos del Cuadro de Clasificación (si se conoce).,Relación de documentos con fecha y número de orden en el expediente.

18. documento digital:los emitidos por medios electrónicos, informáticos y telemáticos, y gozan de la validez y eficacia de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación, y en su caso, la recepción del interesado”.

19. Copia: nuevo documento, reproducción del original, y con diferentes grados de perfección, en relación con su finalidad y con su aproximación al original.