1. Etapas de la preparación del presupuesto
1.1. Preiniciación
1.1.1. En esta etapa es importante que el personal a cargo de la preparación del presupuesto considere la realización de un estudio del ambiente en el que se desempeña la empresa, se debe analizar los presupuestos de años anteriores, con el objetivo de no cometer errores del pasado y potenciar las cosas que ya se hicieron bien.
1.2. Elaboración
1.2.1. En esta etapa se elaboran los presupuestos por áreas o departamentos que luego se unirán para conformar el presupuesto maestro de la entidad.Los principales presupuestos que se preparan son:
1.2.1.1. Presupuesto de ventas.
1.2.1.2. Presupuesto de cobro a clientes.
1.2.1.3. Compras.
1.2.1.4. Pagos a proveedores.
1.2.1.5. Gastos de operación (Administración y Ventas).
1.2.1.6. Gastos financieros.
1.2.1.7. Estado de resultados proyectado.
1.2.1.8. Estado de situación financiera proyectado.
1.2.1.9. Flujo de efectivo proyectado.
1.3. Ejecución
1.3.1. En esta etapa es donde realmente se pone en práctica todo lo planificado en las etapas anteriores, es aquí donde cada miembro y recurso de la empresa debe encaminar sus esfuerzos para que los procesos se desarrollen de acuerdo a los planes y por ende los objetivos propuestos sean alcanzados o superados
1.4. Control
1.4.1. En la etapa del control es donde la empresa compara los resultados obtenidos en el ciclo normal de operaciones de la empresa con lo establecido en el presupuesto.
1.5. Evaluación
1.5.1. La evaluación presupuestal consiste básicamente en la preparación de informes de los hallazgos de la etapa de control, en el que se incluyen todas las variaciones encontradas y las posibles causas de las mismas.
2. Áreas del conocimiento empleadas al presupuestar
2.1. La economía, estadística, administración, contabilidad y finanzas, cada una de ellas juega un papel fundamental en todo el ciclo de operaciones de la entidad y por ende en la presupuestación.
2.1.1. Economía
2.1.1.1. La relación de la economía con la presupuestación se da en cuanto al estudio de las variables que inciden en el entorno de la empresa, como la inflación, las tasas de interés, la devaluación monetaria, entre otros.
2.1.2. Estadística
2.1.2.1. La aplicación de la estadística resulta importante en la pronosticación de los ingresos y egresos, costos, así como también los análisis de tendencias
2.1.3. Administración
2.1.3.1. La administración se relaciona en el sentido de aplicación de las fases del proceso administrativo al proceso de presupuestación, desde la previsión hasta el control, proporciona a través de sus diferentes departamentos la información necesaria para que el presupuesto sea planeado y ejecutado de la mejor manera.
2.1.4. Contabilidad
2.1.4.1. La contabilidad constituye la principal fuente de información para la elaboración del presupuesto, representa el insumo principal en la elaboración.
2.1.5. Finanzas
2.1.5.1. El análisis financiero es un elemento fundamental en la toma de decisiones empresariales, está inmerso en todas las etapas del presupuesto, aporta información necesaria sobre las mejores fuentes de financiamiento, análisis de las diferentes partidas monetarias a través de las razones financieras.
3. Ventajas y desventajas de los presupuestos
3.1. Ventajas de los presupuestos
3.1.1. De acuerdo con los recursos con los que la empresa cuenta, se puede crear la línea a seguir para el logro de los objetivos.
3.1.2. La entidad puede prever de alguna manera los resultados que se obtendrán al final del ciclo de operaciones.
3.1.3. En base a las cifras presupuestadas se pueden hacer ajustes.
3.1.4. Dependiendo del porcentaje de logro de los objetivos que se vaya cumpliendo, se pueden replantear las metas, las estrategias, etc.
3.1.5. En la presupuestación se puede establecer los límites inferiores y superiores permitidos para los niveles de inventarios, financiamientos, unidades a producir, etc.
3.1.6. Se puede realizar un análisis especial a las fuentes de financiamiento.
3.1.7. En el presupuesto se puede establecer las formas de control que se aplicarán.
3.1.8. A través de los presupuestos se logra que las áreas o departamentos de la empresa se apoyen de la mejor manera para el logro de los objetivos.
3.1.9. Se logra mayor colaboración entre los empleados sin importar los niveles de autoridad.
3.1.10. Al tener bien definidas las funciones, cada miembro de la empresa logra mejores resultados en su gestión.
3.1.11. El rendimiento generalmente es mayor que en las empresas que no presupuestan.
3.1.12. Se puede tener pleno conocimiento de todas las áreas de la empresa, identificando debilidades y fortalezas.
3.1.13. La conservación de la información se vuelve más ordenada.
3.1.14. En la etapa de la evaluación se verifica la gestión de cada empleado.
3.1.15. Los procesos se vuelven más ordenados.
3.2. Desventajas de los presupuestos
3.2.1. No es obligatoria su aplicación.
3.2.2. Los costos de su implementación no están al alcance de la mayoría de pequeñas entidades.
3.2.3. Si los miembros de la entidad no están en sintonía con el logro de los objetivos de la empresa, los resultados no serán los esperados.
3.2.4. La percepción que tienen los elaboradores, sobre el ambiente en el que se desempeña la empresa, hacen que sean subjetivos.
3.2.5. Debe existir unidades encargadas del presupuesto que resultan en la utilización de recursos humanos o financieros que no están al alcance de cualquier empresa.
4. Objetivos y clasificación de los presupuestos
4.1. Objetivos de los presupuestos
4.1.1. Los objetivos son el conjunto de fines, metas que se pretende alcanzar, en términos empresariales, el objetivo principal es la obtención de ganancias, en términos generales y sin importar el tipo de entidad. Los objetivos principales de los presupuestos son los siguientes:
4.1.1.1. Planificar las actividades de la empresa
4.1.1.2. Obtener información del ambiente de la empresa para que la preparación del presupuesto sea acorde a la realidad interna y externa de esta.
4.1.1.3. Asignar tareas a los diferentes departamentos de la empresa con el propósito de lograr los objetivos propuesto en cooperación de los diferentes elementos de la entidad.
4.1.1.4. Controlar y evaluar los resultados obtenidos con los presupuestados para la toma de decisiones.
4.2. Clasificaión de presupuestos
4.2.1. Flexibilidad
4.2.1.1. Rigidos Flexibles
4.2.2. Plazo
4.2.2.1. Corto plazo, Largo plazo
4.2.3. Unidades
4.2.3.1. Monetarias, Unidades
4.2.4. Sector
4.2.4.1. Público, Privado
4.2.5. Limite
4.2.5.1. Máximo, Mínimos, Mixtos
4.2.6. Importancia
4.2.6.1. Principales, Secunadarias
4.2.7. Aplicación
4.2.7.1. Operación. Financiera
5. Principios de los presupuestos
5.1. Los principios de los presupuestos son líneas que se recomienda seguir, pero que no constituyen una obligación, estas premisas tienen una estrecha relación con la administración de la empresa y según (Montilla, 2007) se resumen en la siguiente manera:
5.1.1. Previción y planeación
5.1.1.1. Estudio anticipado y logro de metas. Proceso necesario para el logro de objetivos presupuestos.
5.1.2. Organiazación
5.1.2.1. Destaca la importancia de las actividades humanas para conseguir metas.
5.1.3. Dirección
5.1.3.1. Muestra como conducir al individuo para lograr objetivos propuestos.
5.1.4. Control
5.1.4.1. Detecta variaciones entre los datos reales y las metas propuestas.
6. Evaluación del entorno
6.1. Análisis de las variables internas y externas
6.1.1. variables básicas a analizar a la hora de realizar el presupuesto maestro de cualquier entidad.
6.1.1.1. Internas(controlables)
6.1.1.1.1. Objetivos, metas, estrategias, políticas de competencia, políticas de gestión, proyección de expanción, precio y calidad del producto, estrategias de marketing, sistemas productivos.
6.1.1.2. Externas (no controlables)
6.1.1.2.1. Intención de gastos del cliente, sistema tributario, variables económicas, políticas del sistema financiero, sistema político, poder adquisitivo de los clientes, la competencia, la demografia.