1. Por su parte el SGDE (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos). Consiste en convertir toda la documentación física o en papel a manera electrónica, con la ayuda de un Software de gestión documental.
2. Este software, es una herramienta fundamental para lograr un buen acceso y uso de estos documentos.
3. CCD es el cuadro de clasificación documental, donde se encuentran consignadas todas las series, subseries y tipos documentales con su respectivo código, que se producen en la entidad.
4. Lo que se busca con esta estrategia es que una vez capturado e ingresado el expediente en el SGDEA, no se conseguirán alterar los elementos de la información, su estructura, los metadatos ni el catálogo electrónico.
5. El SGDEA es un sistema de información o un conjunto de sistemas de información propuestos a gestionar documentos electrónicos para ser archivados y también documentos de archivo habituales (algunos en soportes de papel y otros análogos).
6. Para que los documentos obtengan valor probatorio, se requieren herramientas para conservarlos y hacer que estén disponibles para su consulta.
7. La organización de esta información en papel consiste en crear y aplicar los instrumentos archivísticos, como las tablas de retención documental TRD, tabla de valoración documental TVD, programa de gestión documental PGD, sistema integrado de conservación SIC entre otros.
8. Es importante tener en cuenta que Las empresas tienen que vigilar el acceso a los documentos de archivo, limitándolo en función al usuario
9. en temas de conservación y preservación se deben prever estrategias que permitan recuperar la información en caso de pérdida del soporte.
