การดำเนินดารก่อนแขกเข้าพัก

1. 2.การกำหนดหมายเลขห้องพัก Room Assignment

1.1. กำหนดหมายเลขล่วงหน้าสำหรับบุคคลสำคัญ

1.2. .แจ้งหมายเลขห้องให้แม่บ้านเตรียมห้องพักล่วงหน้า

1.3. แขกหมู่คณะต้อง Block ห้อง รายงานไปแผนกแม่บ้านและอาหาร (แสดงให้เห็นใน Expected Arrival List)

2. 3.การลงทะเบียนเข้าพัก Registration

2.1. เขียนใย รร.4

2.2. ปฎิเสธการลงทะเบียนเข้าพักได้

2.3. กระบวนการลงทะเบียน Registration Process

2.3.1. 1.แขกอิสระ

2.3.1.1. GSA : Guest Service Agent เป็นผู้รับลงทะเบียน

2.3.1.1.1. แขกที่สำรองห้องพักมาล่วงหน้า Reservation Guest

2.3.1.1.2. แขกที่ไม่ได้สำรองห้องพักล่วงหน้า Walk-in Guest

2.3.2. 2.แขกบุคคลสำคัญ

2.3.2.1. GRO : Guest Relation Officer เป็นคนดูแล

2.3.2.1.1. จัดชั้นพิเศษ Executive Floor

2.3.2.1.2. จัดเตรียมการบริการประสานกับแผนกที่เกี่ยวข้อง

2.3.2.1.3. นำแขกไปยัง Executive Floor

2.3.2.1.4. ขอหนังสือเดินทาง หรือหลักฐานการชำระเงิน

2.3.2.1.5. ตรวจสอบทะเบียนผู้เข้าพัก

2.3.2.1.6. ตรวจสอบห้องว่าพร้อมให้บริการ และ ส่งมอบกุญแจ

2.3.2.1.7. อธิบายสิ่งอำนวยความสะดวกภายในโรงแรม

2.3.3. 3.แขกกลุมทัวร์และแขกประชุมสัมนา

2.3.3.1. Tour Coordinator เป็นผู้ดูแล

2.3.3.1.1. จัดเตรียมเอกสารและอุปกรณ์ต่างๆ

2.3.3.1.2. ประสานกับแผนกแม่บ้านก่อนแขกเข้าพัก

2.3.3.1.3. จัดเตรียมสถานที่

2.3.3.1.4. ลงทะเบียนแขกหมู่คณะ Rooming List

2.3.3.1.5. ส่งสำเนารายชื่อแขกให้ ฺBell Boy ติด Tax กระเป๋าและนำไปส่งที่ห้องพัก

2.3.3.1.6. มอบเอกสารและบัตรเปิดประตูให้แขก

2.3.3.1.7. ส่งแขกไปยังห้องพัก

2.3.3.1.8. Tour Coordinator บันทึกข้อมูลเพื่อรายงานสถานะห้องพัก

3. 4. การส่งแขกขึ้นห้องพัก

3.1. พนักงานขนสัมภารพนำทางแขกไปยังห้องพัก

3.2. กดลิฟต์และให้แขกเดินเข้าไปก่อน

3.3. อธิบายเส้นทางหนีไฟ

3.4. ถึงหน้าห้องแล้วเคาะประตูก่อน 3-5 Sec

3.5. เปิดประตูห้องด้วยความสุภาพ

3.6. วางกระเป๋า เปิดผ้าม้านอธิบายสิ่งอำนวยความสะดวก และอภินันทนาการในห้องพัก

3.7. กล่าวคำอวยพร Have a nice day

4. ส่วนต้อนรับ Reception

4.1. ให้บริการแก่ผู้เข้าพักเมื่อมาถึง

4.2. พนักงานต้อนรับ / Recrptionist / Frontcashier Agent

4.2.1. ให้บริการที่ Lobby หรือ Front Office Counter

4.3. เก็บรักษาข้อมูลผู้เข้าพัก

4.4. การลงทะเบียน Registration หรือ เขี็คอิน Check-In

4.5. การเตรียการก่อนแขกเข้าพัก Pre-registration Activities เพื่อใช้ในการเตรียมการลงทะเบียนการเข้าพักของแขก

4.5.1. เตรียมเอกสาร Expected Ariival List

4.5.2. เตรียมเอกสาร Exprcted Departure List

5. 1. การเตรียมการล่วงหน้า Preparation Guest Of Arrival

5.1. การเตรียม Registration Card

5.1.1. เก็บไว่้เป็นหลักฐานการเข้าพัก

5.1.2. ใบ รร.3

5.2. การเตียมคูปองอาหาร Meal Coupon

5.2.1. ตรวจสอบรหัสคูปอง

5.2.2. ตรวจนับจำนวนคูปอง

5.2.3. แจ้งจำนวนคนสำหรับอาหารแต่ละมื้อ

5.3. การเตรียมกุญแจห้องพัก Room key

5.3.1. จัดกุญแจห้องพัก

5.3.2. ให้ตรวจกุญแจ

5.4. การเตรียมสั้งของพิเศษ Compilimentary Order

5.4.1. FOC Free Of Charge

5.4.2. สรุปรายละเอียดของ และประสานงานสั่ง

5.4.3. เตรียมของที่ใช้ต้อนรับ พวงมาลัย เครื่องดื่ม

6. วิธีการปฎิบัติหลังจากส่งแขกไปยังห้องพัก

6.1. บันทึกข้อมูลจาก ใบ รร.4 เข้าระบบ

6.2. นำสลิป หรือ Voucher แบบกับ รร.3

6.3. จัดทำรายงานผู้เข้าพักประจำวัน รร.4 เอาข้อมูลจาก รร.3

7. การให้บริการระหว่างการเข้าพัก (Occupancy)

7.1. แขกมีโอกาสสัมผัสบริการมากที่สุด

8. รูปแบบการบริการระหว่างการเข้าพักและขั้นตอนการส่งมอบ

8.1. แผนกบริการส่วนหน้สส่งมอบบริการโดยตรง

8.1.1. แนะนำสถานที่ท่องเที่ยวว

8.1.1.1. รู้ข้อมูลเบื้องต้น

8.1.1.2. รู้ความต้องการแขก

8.1.1.3. ถ้าโรงแรมมีบริการให้แนะนำบริการโรงแรม

8.1.2. แนะนำบริการตู้นิรภัย

8.1.2.1. ในห้องและนอกห้อง (หลัง Front Cashier)

8.1.2.2. เสนอแบบฟอร์มรับฝากของ

8.1.2.3. ตรวจสอบ พนง. พาไปฝากและล้อคตู้ต่อหน้าแขก

8.1.3. การขอกุญแจห้องพักสำรอง

8.1.3.1. เซ็นชื่อใบเบิกรับกุญแจสำรอง

8.1.3.2. ลายมือต้องตรงกันกับใบ รร.3 และใบขอกุญแจสำรอง

8.1.3.3. บันทึกข้อมูลลงระบบว่าแขกมาขอกุญแจ

8.1.4. กรณีกุญแจสูญหาย

8.1.4.1. แขกเซ็นชื่อเบิกกุญแจสำรอง

8.1.4.2. พนง.แจ้งค่าเสียหาย

8.1.4.3. แจ้งให้ผจก.ประจำันทราบเพื่อเปี่ยนกุญแจ และเพื่อความปลอดภัย

8.1.4.4. แจ้งข้อมูลให้แม่บ้านทราบ

8.1.5. การแจ้งข้อมูลของโรงแรม

8.1.5.1. ให้ข้อมูลเฉพาะสิ่งอำนวยความสะวกที่ให้บริการได้

8.1.5.2. ห้ามให้ข้อมูลส่วนตัวหรือเอกสารของแขกกับบุคคลอื่น

8.1.5.3. ถ้าามีบุคคลภายนอกมาถามข้อมูลที่เป็นความลับให้รายฃาน ผจก.

8.1.6. การพาแขกเข้าชมโรงแรม

8.1.6.1. ให้พนักงานบริการในเครื่องแบบพาเข้าชม Bell Man หรือ FOM

8.1.6.2. ไม่พาแขกเข้าชมบริเวณสำนักงาน

8.1.7. การรับฝาก-ส่งข้อมูลหรือสิ่งของสำคัญให้กับแขก

8.1.7.1. บันทึกข้อมูลลงในระบบจัดส่งของและส่งขึ้นห้องพัก

8.1.7.2. รับฝากสิ่งของสำคัญชิ้นเล็กเก็บไว้ที่ตู้นิรภัย

8.1.7.3. รับฝากของสำคัญชิ้นใหญ่เก็บไว้ี่ห้องผจก.front

8.1.8. การตรวจสอบเที่ยวบินและสำรองที่นังโดยสารเครื่องบิน

8.1.8.1. สอบถามรายละเอียดการเดินทางและความต้องการ

8.1.8.2. ติดต่อสายการบินเพื่อยืนยันและบันทึกวันเวลาที่แขกจะเดินทาง

8.1.8.3. แจ้งข้อมูลให้แขกติดต่อกับสายการบิน

8.1.9. การรับฝากสัมภาระของแขก

8.1.9.1. ใบรับฝากของ Liggage Room Receipt

8.1.9.2. นำกระเป๋าเก็บใส่ห้องทีมิดชิด มีประตูล้อค

8.1.9.3. Temporary Deposit รับฝากของชั่วคราวแขกจะได้ไม่ต้องถือไป

8.1.10. บริการไปรษณีย์

8.1.10.1. ประทับวันที่และเวลาที่ได้รับ

8.1.10.2. แยกหมวดหมู่อันไหนของแขก อันไหนของโรงแรม

8.1.10.3. ของที่ส่งถึงแขกให้เช็คด้วยว่าอันไหนพักอยู่ กำลังจะเข้าพัก หรือกำลังจะออก

8.2. แผนกบริการส่วนหน้าเป็นผู้ประสาน

8.2.1. การปฎิบัติเมื่อแขกแจ้งขอย้ายห้องพัก

8.2.1.1. สอบถามสาเหตุ

8.2.1.2. หากเปลี่ยนประเภทห้องราคาจะเปลี่ยนต้องแจ้งแขก

8.2.1.3. พนง.ส่วนหน้าแจ้งแม่บ้านเพื่อเตรียมห้องและbell boy มาขนย้ายสัมภาระ

8.2.2. บริการส่งหนังสือพิมพ์

8.2.2.1. Concierge ดูแล

8.2.2.2. เสนอรายการหนังสือพิมพ์

8.2.2.3. แขกนำใบสั่งมาส่งให้พนง.ส่วนหน้า18.00 ของวันนั้น

8.2.2.4. พนักงานบริการส่วนหน้ารวบรวมส่งต่อไปยังแผนกจัดซื้อ

8.2.2.5. Bell Attendant ตรวจเช็คจำนวนและจัดส่งให้แขกที่ห้องพัก

8.2.2.6. ชำระค่าหนังสือพิมพ์ที่ Front Cashierตอน Check-Out

8.2.3. การทำรายงานกรณีบัตรจอดรถสูญหาย

8.2.3.1. แสดงหลักฐานการเป็นเจ้าของรถ

8.2.3.2. แจ้งความบัตรจอดรถหาย

8.2.3.3. หลักฐานกับใบแจ้งความำสำเนาเพื่อเเป็นหลักฐาน

8.2.3.4. แจ้ง ผจก. แผนกส่วนหน้าเพื่อตรวจสอบความถูกต้อง

8.2.3.5. แขกแสดงเอกสารกับเจ้าหน้าที่ประจำอาคารจอดรถ

8.2.4. เมื่อพบบุคคลต้องสงสัย

8.2.4.1. จดจำลักษณะ

8.2.4.2. ประสานกับแผนกรักษาความปลอดภัย

8.2.5. รับแจ้งขอสูญหาย

8.2.5.1. ติดต่อ Lost & Found

8.2.6. แขกลืมของไว้ในโรงแรม

8.2.6.1. ติดต่อ Lost & Found

8.2.6.2. ดูว่าเป็นของห้องไหน ทำจดหมายแจ้งแขกให้มารับคืน

8.2.6.3. ขอเบอร์โทรศัพท์โทรไปบอกให้แขกทราบโดยด่วน

8.2.7. การเรียกรถแท๊กซี่ภายนอกให้แขก

8.2.7.1. สอบถามจุดหมายปลายทาง

8.2.7.2. ติดต่อสูญแท๊กซี่

8.2.7.3. แจ้งจุดหมายกับคนขับแท๊กซี่

8.2.8. การให้บริการศูนย์ธุรกิจ

8.2.8.1. สอบถามความต้องการ และแจ้งค่าบริการต่างๆ

8.2.8.2. ประสานกับส่วนต่างๆและส่งมอบ ชำระเงินตอน Check-Out ออก