réorganisation des comités internes : enjeux et problématiques repérées

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réorganisation des comités internes : enjeux et problématiques repérées par Mind Map: réorganisation des comités internes : enjeux et problématiques repérées

1. redondance des informations entre certains comités

1.1. entre comité édito pro et grand public : beaucoup d'informations sont partagées

1.1.1. 1 comité d'informations : 1 partie veille et priorisation des informations et 1 partie choix de traitement sur chacun des sites

1.1.1.1. nécessité de construire une trame partagée qui permette de traiter tous les points précédemment évoquées dans les 3 comités, nécessité d'une préparation en amont par les participants de chacune des parties de la réunion, composition à réenvisager

1.1.1.1.1. - : risque d'un comité très long si insuffisamment structuré et insufisamment préparé

1.1.1.1.2. + : 1 seul comité, l'idée du pot commun des informations sans préjuger du traitement a priori sur les 2 sites , peut favoriser la contribution sur les 2 sites. Attention "ce pot commun" ne veut pas dire toute l'information collectée, il faut trouver une organisation de ce qui va être mis à ce pot commun --> Gloria

1.1.2. fusion des comités édito pro et grand public

1.1.2.1. les + : gains de temps, mêmes référents, articulation facilitée

1.1.2.1.1. Si l'échange et la priorisation des contenus se fait dans le comité de veille, cette articulation se retrouvera dans les outils de VC

1.1.2.2. les - : manque l'articulation avec le comité de veille pour lequel la partie éditoriale pourrait être également partagée

2. contribution des participants

2.1. besoin que les participants portent les propositions, demandes, questions du service qu'ils représentent

2.2. pour le site grand public: besoin d'une plus grande contribution en interne (proposition et rédaction de contenus)

2.2.1. référents rubriques?

2.2.2. Formation drupal

2.2.3. Ligne éditoriale partagée

2.2.4. fusion des comités

2.3. plus de lisibilité sur les rôles de chacun dans la rédaction des contenus : expert du contenu, animateur éditorial, relectures...

3. diffusion et appropriation des informations

3.1. diffusion hétérogène des compte-rendus

3.1.1. diffusion du CR à la totalité de l'équipe

3.1.2. diffusion systématique du CR aux participants pour amendements avant diffusion définitive

3.1.3. qui lit les CR ?

3.1.3.1. question volontairement provocatrice (quoi que..) mais il est nécessaire comme nous le disions en formation gestion de projet, d'alléger l'information diffusée aux collègues. une autre forme d'information aux collègues est peut être à imaginer

3.2. faible consultation de documents partagés (Google doc du comité édito grand public) (à approfondir avec Jérôme)

3.2.1. Effectivement (d'autant plus que l'info est présente dans le compte rendu...) mais il ne me semble pas nécessaire de mobiliser un outil de suivi sur les contenus à rédiger non plus

4. coordination entre les comités

4.1. coordination nécessaire entre comité profesionnalisation et comité edito pro pour la valorisation des actions du plan

4.1.1. diffusion du compte-rendu comité pro à Virginie + ONGLET Google doc du comité edito à compléter par Camille

4.2. coordination nécessaire entre cellule veille et comités éditos pour anticiper les actualités, échanger avant la ,publication des informations

4.2.1. résolue si solution comité d'informations adoptée

4.2.2. il est nécessaire de revenir sur cette articulation qui existait auparavant, les comités édito sont une suite logique de la veille

4.3. coordination entre comité édito grand public et comité de pilotage du site grand public

4.3.1. question autour des représentants CREFOP: bon niveau d'interlocuteurs?

4.3.1.1. l'objectif du comité édito interne, du comité édito du crefop et du comité de pilotage ont des objectifs différents et donc des besoins de représentation différents

4.3.2. Le chef de projet étant l'animateur édito, l'articulation se fait, non ?

5. Composition des comités

5.1. pas de représentant du service "information et data" sur le comité pro

5.1.1. nécessité d'une participation de chaque service

5.2. la participation de plusieurs personnes du même service au sein d'un comité peut se justifier au regard de la sensibilité, de l'appétence, des activités de ces personnes (il faut rationaliser la participation de scollègues aux comités mais ne pas tomber dans un extrême inverse)

5.3. place de la communication dans les comités?

5.4. composition historique de certains comités à réinterroger. Ex: comité pro (référent VAE, référent SPRO, référent Auvergnat, ...)

5.4.1. remettre à plat la composition des comités en fonction des contributions, du volontariat

5.4.1.1. composition aussi en fonction des activités de la personne aussi

5.4.1.2. permettre aussi une modularité de ces comités

6. animation des comités

6.1. volonté de plus d'interactivité, plus de contributions des participants

6.1.1. rappel des rôles des contributeurs

6.1.2. tour de table des retours par service

6.1.3. consacrer un temps systématiquement en réunion de service sur le retour et l'alimentation des comités

6.1.4. Spécialiser les collègues sur une ligne éditoriale leur permettra de mieux anticiper et de mieux participer aux comités

6.1.5. Partager/se former sur des techniques d'animations

7. comité des publications : quelle plus-value aujourd'hui en tant que tel ? Moins de publications mais implication de la communication dans tous les projets de structure

7.1. proposition 1 : 1 comité "com" qui aille au delà des publications, qui permette à Julie d'anticiper , planifier son activité.

7.2. Proposition 2 : Un point dédié à la communication une fois par mois en réunion équipe de direction à partir d'un planning partagé des évènements, publications sur la base des retours dans les services....

7.3. participation ponctuelle de Julie en fonction des sujets traités au comité d'information, être destinataire des CR et ODJ

7.4. le développement de notre fonctionnement en mode projet doit permettre d'associer la "com" à chaque projet

8. périmètre des comités

8.1. gestion des questions urgentes

8.1.1. se fait en direct avec le chargé de mission référent

8.2. comité interne n'est pas un COPIL d'un projet

8.2.1. repartager le périmètre des comités et des décisions qui y sont prises

8.3. comité de veille : enjeu de conserver un travail spécifique autour de la veille pour des problématiques spécifiques à la veille

8.3.1. ensemble des points traités dans comité actuel seraient repris dans comité d'informations